Il existe différents types de Communications commerciales vous devrez peut-être envoyer tout au long de votre carrière, dont une note de service. Comme pour toute communication professionnelle, il faut savoir rédiger un mémo commercial pour garder son professionnalisme et faire passer clairement son message.
Ici, nous partageons le format de mémo correct, y compris des conseils sur la façon de commencer et de terminer un mémo.
Qu’est-ce qu’un mémo ?
Un mémo, abréviation de mémorandum, est une brève communication commerciale généralement utilisée pour communiquer des affaires officielles concernant les procédures, les politiques et les mises à jour internes de l’entreprise. Non conçues comme des communications individuelles, ce sont généralement des communications de masse qui s’adressent à tous les membres d’une équipe, d’un service ou d’une organisation.
Dans le passé, un mémo était généralement un morceau de papier physique remis au public cible. Aujourd’hui, cependant, la plupart des mémos sont envoyés sous forme de communication numérique sous la forme d’un e-mail. Les cadres, les chefs de service et les responsables utilisent souvent des mémos au lieu de communications formelles lorsqu’ils doivent transmettre un bref message à d’autres.
Bien que les mémos ne nécessitent généralement pas de réponse, dans certains cas, les mémos sont envoyés pour demander une entrée. Les mémos peuvent être utilisés pour différents types de communications, notamment :
- Faire une demande
- Rapports d’avancement
- Validation de l’accord
- Demander des commentaires pour une décision ou un problème
- comptes rendus des réunions
- Conclusion commerciale
- Directives d’équipe
- Rapports d’incidents
- Réponse à l’enquête
- Annonces organisationnelles
Quel est le bon format de mémo ?
Les formats de mémo sont généralement cohérents dans toutes les organisations et incluent les sections suivantes.
- Entête. L’en-tête doit indiquer que la communication est un mémorandum indiquant qui elle provient, les destinataires prévus, les personnes copiées, le sujet et la date.
- Introduction. L’introduction annonce le sujet principal du mémo avec des phrases déclaratives.
- Corps. Le cœur du mémo est le corps, qui développe le sujet du mémo.
- Conclusion. Votre conclusion résumera votre mémo et indiquera clairement les étapes nécessaires ou l’appel à l’action pour les destinataires.
- Fermeture. La façon de mettre fin à un mémo est similaire à la façon dont vous mettez fin à d’autres communications professionnelles : incluez votre nom et vos coordonnées au cas où quelqu’un aurait des questions ou aurait besoin de vous contacter au sujet de la communication.
- Pièces jointes. Si vous faites référence à des pièces jointes, telles que des amendements, des graphiques ou des images, incluez-les dans le mémorandum.
Conseils pour rédiger un mémo
Voici quelques conseils pour rédiger un mémo afin que vous puissiez faire passer votre message de la manière la plus claire et la plus professionnelle possible. Comme vous le verrez, les conseils en gras – à l’exception du numéro cinq – pourraient tout aussi bien être utilisés pour d’autres courtes correspondances commerciales, telles qu’un lettre de motivation:
- Restez concentré et bref. Les mémos sont censés être brefs, ne comprenant que les détails pertinents et l’appel à l’action nécessaire pour relayer le message et demander les contributions nécessaires, respectivement.
- Formatez-le pour faciliter la digestion. Lors de la rédaction d’un mémo, il est préférable d’utiliser des puces et de diviser les informations en courts paragraphes, ce qui les rend clairs et faciles à lire pour ceux qui pourraient choisir de numériser plutôt que de lire le mémo mot à mot.
- Gardez votre public à l’esprit. Toute communication doit être rédigée en pensant à l’auditoire. Les termes techniques et les acronymes doivent être épelés, par exemple, lorsque l’ensemble du public peut ne pas savoir ce qu’ils sont.
- Tenez compte de votre ton. Votre ton dépendra, en partie, de votre auditoire et de la nature de la communication. Si vous envoyez un message à propos de quelque chose d’amusant et d’excitant, votre ton doit toujours être professionnel, mais peut-être un peu plus optimiste, alors qu’un message concernant une violation de données sera atténué et plus concret.
- N’incluez pas de salutation. Les mémos n’incluent généralement pas de salutations, vous pouvez donc renoncer à en inclure une.
- Relisez et corrigez. Lorsque vous rédigez un mémo, assurez-vous de le corriger et de le modifier avant de l’envoyer afin de conserver son caractère professionnel. C’est toujours une bonne règle de base de demander à quelqu’un d’autre de vérifier toute communication commerciale afin que vous puissiez apporter les modifications nécessaires avant de l’envoyer.
Exemples de format de mémo professionnel
Format mémo – exemple 1
Mémorandum
À : Tous les employés de la société ABC
De : Timothy Smith, directeur du marketing
Date : 1er novembre 2021
Objet : Réorganisation du service marketing
Je vous écris pour partager que dans les trois prochains mois, il y aura une réorganisation du service marketing de la société ABC.
Nous fusionnerons nos départements de marketing par e-mail et de communication en un seul département. Le département fusionné s’appellera « Communications » et relèvera directement de moi. Nous ajouterons également un nouveau département appelé « Analyse marketing ».
Nous avons actuellement un superviseur du marketing par e-mail, Aaron Johns, et une responsable des communications, Mary Williams. À compter du 1er décembre 2021, Aaron relèvera directement de Mary, qui continuera de relever de moi. Aucun autre changement de personnel n’aura lieu pour le moment.
Pour le département Analyse Marketing, l’équipe Marketing travaille en étroite collaboration avec notre département RH dans le but d’avoir des postes définis d’ici la mi-décembre et pourvus d’ici la fin du 1T 2022.
Nous vous tiendrons au courant de nos progrès.
Merci de votre patience pendant que nous apportons ces changements au cours des prochains mois.
Timothée Smith
Tsmith5@companyabc.com
555-555-5555
Format mémo – exemple 2
Mémorandum
À : Tous les employés du service de la comptabilité et des finances
De : Janice Camper, directrice financière
Date : 1er décembre 2021
Objet : Finalisation de la fusion et de l’acquisition
Je vous écris pour vous féliciter pour vos efforts et réalisations louables dans la fourniture de la comptabilité et des finances pour soutenir la fusion de 123 Organization et XYZ Financials.
Avec votre aide, nous avons pu soumettre les chiffres nécessaires à notre organisation mère deux semaines à l’avance.
Merci pour votre dévouement et votre travail acharné. Vous recevrez chacun un chèque bonus dans les deux prochaines semaines en fonction de vos années de service et de votre contribution au projet.
Félicitations pour votre succès et votre réussite !
Janice Campeur
jcamper@123organization.com
555.555.5555
Modèle de format de note d’entreprise
Vous êtes maintenant prêt à rédiger une note de service pour une myriade de raisons dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. Utilisez les conseils ci-dessus pour naviguer facilement dans le formatage des mémos. Et au cas où vous le trouveriez utile, voici un modèle que vous pouvez copier, coller et remplir.
Mémorandum
À : Destinataires prévus
De : votre nom, titre
Date : Mois Jour, Année
Objet : Objet du mémo
Commencez par une ou deux phrases indiquant pourquoi vous envoyez la communication.
- Information importante #1.
- Information importante #2.
- Informations importantes #3.
Concluez votre mémo par un bref résumé d’une phrase à l’autre, avec un appel à l’action si nécessaire.
votre nom
Votre e-mail
Votre numéro de téléphone
Pièce jointe : inclure la pièce jointe, le cas échéant.