Le suivi des visiteurs dans un lieu est devenu important en raison de problèmes de sécurité. Fini le temps où les institutions sensibles surveillaient les visiteurs. De nos jours, toutes les entreprises, petites ou grandes, essaient de s’assurer que les visiteurs sont surveillés, et cela pour diverses raisons.
Qu’est-ce qu’un registre d’entrée des visiteurs ?
Pour déterminer combien de personnes visitent une zone particulière, un registre est utilisé, communément appelé registre d’entrée des visiteurs. Ce registre est une sorte de feuille de calcul dans laquelle sont insérées les données concernant les visiteurs.
Comment utiliser le registre d’entrée des visiteurs ?
Il est très facile et simple d’utiliser un registre pour conserver des informations sur les visiteurs. Vous pouvez entrer les informations sur chaque visiteur dès qu’il pénètre dans les locaux d’une entreprise et révèle le but de sa venue. Le registre peut être sous forme dure ou souple. Si vous souhaitez utiliser la copie papier, vous pouvez la conserver à l’entrée. Toutefois, si vous souhaitez conserver un enregistrement de chaque visiteur dans votre système informatique, vous devrez saisir les détails de chaque visiteur.
A quoi sert la fiche d’enregistrement des visiteurs ?
De nos jours, comme nous pouvons le constater, la sécurité est devenue un sujet de préoccupation majeur. Les organisations essaient de protéger toutes les personnes, y compris les employés et les visiteurs. À cette fin, il est très important de s’assurer que seules les personnes autorisées à entrer dans l’organisation ont reçu l’autorisation. Cette autorisation est également basée sur le but de la visite.
Lorsqu’une feuille d’enregistrement est utilisée, on peut également voir combien de personnes ont visité l’entreprise et dans quel but. Sur la base de ces informations, de nombreuses décisions importantes peuvent être prises.
Quelles informations sont incluses dans la feuille d’enregistrement des visiteurs?
Les informations de base que cet enregistrement de registre d’enregistrement comprend :
Date et heure de visite :
La première colonne du registre enregistre les informations telles que la date à laquelle un visiteur spécifique a visité l’entreprise. Il précise également l’heure de la visite. Avec l’aide de ces informations, une entreprise peut déterminer les heures de pointe des visiteurs.
Détails du visiteur :
Le secteur suivant du registre capture un autre détail important qui est l’information sur le visiteur. Il comprend le nom et les coordonnées des personnes qui se présentent au bureau.
But de la visite:
Dans la section suivante, les informations concernant le but de la visite sont saisies. Le but doit être authentique et pertinent car si ce n’est pas le cas, le visiteur ne sera pas autorisé à effectuer une visite
Utilisation du modèle :
Un registre ou une feuille de travail pour enregistrer les détails des visiteurs est un outil très pratique. Cependant, de nombreuses organisations ne veulent pas le créer à partir de zéro. Le modèle a été conçu pour aider les gens à obtenir une feuille d’enregistrement sous la forme d’un registre sans effort supplémentaire.
En quoi l’utilisation du modèle est-elle bénéfique ?
Il est prêt à l’emploi :
Le modèle fournit un registre prêt à l’emploi. Il n’est pas utile pour l’utilisateur de faire des efforts supplémentaires dans le modèle après l’avoir téléchargé. Il peut simplement le télécharger et commencer à l’utiliser car il est prêt à l’emploi. Il y a quelques détails qui doivent être remplis, puis l’utilisateur peut imprimer le registre et afficher les données qui y sont entrées.
La forme est simple :
Ce modèle a été conçu de manière à ce que l’utilisateur peu ou pas expérimenté puisse l’utiliser en raison du format si facile à suivre. Le format est conçu au format MS Excel qui est un format très couramment utilisé car la plupart des gens connaissent son interface et son utilisation.
Il est personnalisable :
Pouvoir adapter un modèle prêt à l’emploi à vos propres besoins est une bénédiction. Heureusement, ce modèle fournit également cette fonctionnalité. L’utilisateur peut ajouter la colonne de son choix et supprimer celle dont il n’a pas besoin. De plus, de nombreuses autres fonctionnalités de personnalisation peuvent être essayées. La personnalisation offre une grande flexibilité à l’utilisateur qu’il peut utiliser pour apporter l’objectif de son choix au modèle.
(Fichier modèle)
Fichier Excel (usage personnel) : 45 Ko