Une lettre d’autorisation de réclamation peut être utilisée pour plusieurs différents objectifs. De nombreux consommateurs ignorent qu’ils peuvent avoir besoin d’autoriser quelqu’un à réclamer ou à collecter des documents, de l’argent ou même des passeports en leur nom. Les entreprises et les agences gouvernementales ne divulgueront pas d’informations, d’argent et de rapports privés et sensibles à moins qu’elles ne les divulguent au mandant ou à un agent du mandant avec les pièces justificatives appropriées. Les emplois, les voyages, les handicaps et le fait de ne pas être dans la même ville ne sont que quelques-unes des situations où ils ont besoin de quelqu’un pour collecter quelque chose en leur nom.
Dans cet article, nous discuterons de ce qu’est une lettre d’autorisation de réclamation, comment en rédiger une et fournirons quelques exemples qui peuvent être utilisés dans situations différentes. Vérifiez toujours avec qui vous traitez pour vous assurer que vous fournissez toutes les informations nécessaires à votre agent pour réclamer vos articles.
Qu’est-ce qu’une lettre d’autorisation de réclamation ?
Une lettre d’autorisation de réclamation permet à une autre partie de percevoir ou de réclamer un élément spécifié en votre nom. C’est un document légal lorsqu’il est correctement rempli et signé. Dans certaines situations, la lettre peut nécessiter des témoins pour témoigner de votre signature et de celle de la personne ou de l’agent à qui vous transférez le droit de récupérer votre article. Certains peuvent exiger que la lettre soit notariée avant d’accepter la lettre d’autorisation pour la revendiquer comme étant légitime.
Voici quelques exemples de situations dans lesquelles des lettres d’autorisation de réclamation peuvent être utilisées :
- Information médicale
- Réclamations d’argent
- Chèques de salaire
- Paquets
- Collecte des passeports
- Etc.
Comment écrire
Trois parties sont généralement impliquées :
- Une entreprise ou un particulier donnant l’autorisation
- Une entreprise ou un particulier qui agira comme votre agent
- Une entreprise ou un individu qui examinera la lettre d’autorisation et libérera l’article
Certaines situations exigent que la lettre soit notariée, ce qui fait intervenir une quatrième partie au processus, le notaire. Un notaire vérifie l’identification des deux parties, témoigne de leurs signatures sur la lettre d’autorisation de réclamer des documents, appose un cachet de notaire sur la lettre et signe la lettre. Cette étape ajoute une authenticité supplémentaire à la lettre confirmant qu’il s’agit d’un document légal.
Rassemblez toutes les informations dont vous aurez besoin et confirmez auprès de la personne que vous souhaitez agir en tant qu’agent qu’elle est disposée à répondre à vos besoins et qu’elle est disponible pour collecter les documents dont vous avez besoin quel que soit le jour où ils deviennent disponibles. Une fois que vous avez toutes vos informations, préparez votre lettre en utilisant un modèle ou l’un des exemples ci-dessous.
Chaque lettre d’autorisation se compose de la même structure. Elles sont:
- Noms et adresses des parties
- Date et titre
- Transfert des droits du titulaire initial
- Identification de la société ou de la personne avec laquelle le titulaire initial fait affaire
- Identification de l’agent et des droits qui lui sont transférés
- Clôture et signature
- Signatures des témoins et notarisation si nécessaire.
Les exemples suivants illustreront plus en détail comment toutes ces parties sont réunies dans une brève lettre d’une page qui est professionnelle et suit un format commercial.
Exemple de lettre d’autorisation pour réclamer des documents
[Original holder full name]
[Street address]
[City, State, Zip Code]
[Date]
[Firm or individual name]
[Street address and floor number]
[city, state, and zip code]
À qui cela peut concerner
JE, [Original holder’s full name]autorise par la présente [Agent full name] recevoir et obtenir de [Firm or individual] ce qui suit [Documents]. Je ne peux pas y assister en personne en raison d’arrangements de voyage d’affaires antérieurs.
Je vous autorise [Agent full name] d’effectuer en mon nom toutes les transactions nécessaires pour percevoir les [Specify the documents]. [Agents full name] présenteront leur carte d’identité ou leur passeport pour confirmer leur identité.
Autorisé par: [Original holder full name]
Signature [affix your signature]
[your phone number]
Agent autorisé: [Your agent’s full name – print]
Signature: [Your agents signature]
[Your agent’s phone number]
Cordialement,
[Original holder full name – printed]
[Original holders signature]
Exemple de lettre d’autorisation pour réclamer de l’argent
[Original holder full name]
[Street address]
[City, State, Zip Code]
[Date]
[Firm or individual name]
[Street address and floor number]
[city, state, and zip code]
À qui cela peut concerner
JE, [Original holder’s full name]autorise par la présente [Agent full name] recevoir et obtenir de [Firm or individual] [$XXXX.XX]. Je ne peux pas y assister en personne en raison d’arrangements de voyage d’affaires antérieurs.
Je vous autorise [Agent full name] d’effectuer en mon nom toutes les transactions nécessaires pour percevoir les [Specify the amount of money]. Les fonds seront transférés à mon agent en [cash, money order, check]. [Agents full name] présenteront leur carte d’identité ou leur passeport pour confirmer leur identité.
[Agents full name] fournira ou signera un reçu une fois les fonds transférés.
Autorisé par: [Original holder full name]
Signature [affix your signature]
[your phone number]
Agent autorisé: [Your agent’s full name – print]
Signature: [Your agents signature]
[Your agent’s phone number]
Cordialement,
[Original holder full name – printed]
[Original holders signature]
Les lettres d’autorisation pour réclamer des documents sont très utiles pour de nombreuses personnes qui ne sont pas disponibles pour récupérer leurs documents, leur argent et leurs dossiers médicaux, etc. Les emplois occupés, les voyages, les handicaps ou l’hospitalisation sont quelques exemples d’utilisation d’une lettre d’autorisation. Un mandataire désigné par le donneur d’ordre peut collecter les documents en son nom ; cependant, ils doivent présenter la lettre d’autorisation avec une pièce d’identité à l’appui.
La lettre d’autorisation peut spécifier un ensemble spécifique de documents, d’actions et de dates que l’agent doit respecter. Par exemple, les droits donnés dans la lettre d’autorisation pourraient être actifs sur une journée, une semaine ou plus ou seulement une activité spécifiée.
De nombreuses entreprises et agences exigent que la lettre soit notariée par un notaire pour donner plus d’authenticité et éviter les activités frauduleuses. Le notaire facturera des frais pour ce service.
La préparation et l’exécution d’une lettre d’autorisation formelle de réclamation avec les devoirs spécifiques de l’agent identifié protège les trois parties si des malentendus se développent ou s’il y a des conséquences juridiques aux actions prises par l’agent. Conservez des copies pour vos dossiers.
Limitez la lettre d’autorisation de réclamation à un maximum d’une page, restez simple et suivez un format commercial. Laissez un espace pour que toutes les parties puissent signer la lettre, y compris le notaire, si nécessaire.