Formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel – Word | PDF | Google Docs

Formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel – Word |  PDF |  Google Docs

Que vous soyez là pour affaires ou en vacances, séjourner dans un hôtel peut faire grimper les factures. Les clients de l’hôtel qui souhaitent facturer ces factures à un carte de crédit d’un tiers dont ils ne sont pas en possession doivent obtenir l’approbation du titulaire de la carte. Ce document, appelé formulaire d’autorisation de carte de crédit de l’hôtel, confirme que le tiers autorise l’hôtel à facturer le frais d’invités à leur carte. Selon le titulaire de la carte, cela peut inclure la nourriture, le service d’étage, les soins au spa, etc. Pour tout ce qui n’est pas autorisé sur le formulaire, le client devra payer lui-même. Examinons ce formulaire.

Qu’est-ce qu’un formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel ?

Un formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel est un document formel qui permet à un client de séjourner dans un hôtel pour lequel un tiers paie. Le tiers peut être une personne connue de l’invité, comme un ami, un parent ou un conjoint, ou une organisation, comme l’employeur de l’invité. Habituellement, le formulaire est nécessaire lorsque le client n’a pas la carte de crédit en question dans son possession. Il protège l’établissement des factures impayées et le titulaire de la carte des frais non approuvés.

Comment obtenir un formulaire d’autorisation de carte de crédit

Parce que cela peut être un processus, il est préférable de se procurer un formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel à l’avance. Vous pouvez généralement trouver une copie téléchargeable sur le site Web de l’hôtel. Sinon, vous pouvez appeler l’hôtel pour en savoir plus. Ils vous enverront une copie ou vous autoriseront à utiliser un modèle générique.

Avant de vous embêter, cependant, renseignez-vous sur les cartes acceptées par l’hôtel. Si votre carte est valide, remplissez et envoyez le formulaire, puis appelez l’hôtel pour confirmer qu’il l’a bien reçu. L’hôtel vous indiquera également généralement comment vous devez envoyer le formulaire, c’est-à-dire par e-mail ou par fax.

Qu’est-ce qui est inclus dans un formulaire d’autorisation pour les hôtels ?

Essentiellement, le contenu d’un formulaire d’autorisation d’hôtel peut varier d’un hôtel à l’autre, mais le format reste en grande partie le même. Un formulaire efficace de ce type devrait contenir les éléments clés suivants :

  • Informations client: Cela inclut le nom, les coordonnées et l’adresse du client qui séjournera à l’hôtel. Il peut également inclure toutes les notes pertinentes sur leur séjour.
  • Détails de l’hôtel : Le formulaire d’autorisation doit identifier l’hôtel autorisé par son nom, son adresse et d’autres détails commerciaux. Cette section est conçue pour protéger l’hôtel des répercussions légales en montrant qu’il était autorisé à débiter la carte.
  • Détails liés aux dépenses : Le titulaire de carte utilise cette section pour définir les paramètres de l’autorisation, c’est-à-dire quel type de dépenses peuvent être imputées à sa carte et ce qu’elles ne couvriront pas. Cette partie devrait également déterminer le type d’autorisation, c’est-à-dire permanente ou ponctuelle.
  • Détails de la carte de crédit : Cette partie couvre tous les détails pertinents concernant la carte de crédit débitée, y compris le nom sur la carte, le numéro de carte de crédit, le code CVV, le type et la date d’expiration.
  • Détails de facturation: Le titulaire de la carte doit également fournir son adresse de facturation complète.
  • Signature: La dernière section contient un accusé de réception du titulaire de la carte, indiquant que toutes les informations fournies sont exactes et qu’il comprend que sa carte sera débitée des dépenses encourues par le client à l’hôtel. Il se termine par la signature du titulaire de la carte.

Comment écrire

Comme mentionné précédemment, vous pouvez généralement obtenir un formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel sur le site Web de l’hôtel. Si vous ne le faites pas, vous pouvez télécharger un modèle formel. Vous pouvez ensuite suivre les étapes suivantes pour remplir le formulaire de manière appropriée :

Étape 1 : Fournissez les détails préliminaires

Commencez par ajouter votre nom complet à côté de la section intitulée « Titulaire de la carte ». Il s’agit généralement de la première section du formulaire d’autorisation. En partie après le mot « Autoriser », indiquez le nom de l’hôtel. Vous pouvez ensuite saisir le nom complet de l’invité en partie après le mot « Invité ».

Étape 2 : Définir les paramètres d’autorisation

Une fois que vous avez identifié toutes les parties impliquées, vous devriez voir une section avec plusieurs cases à cocher à côté des différents types d’équipements offerts à l’hôtel. Cochez ceux que vous prévoyez de payer et fournissez une brève explication dans l’espace adjacent. À côté de la phrase « Montant total à facturer », ajoutez un montant en dollars correspondant au montant que vous prévoyez de couvrir pour le client.

Étape 3 : fournir les détails de la carte

Ensuite, placez une marque à côté du type de carte de crédit que vous utiliserez pour couvrir les dépenses. Dans les cases suivantes, entrez votre nom complet tel qu’il apparaît sur votre carte de crédit à côté de « Nom du titulaire de la carte » et votre numéro de carte de crédit à côté de « Numéro de carte de crédit ».

Étape 4 : Fournissez votre adresse de facturation

Le formulaire contiendra probablement des champs pour la date d’expiration de la carte de crédit, le code de sécurité et l’adresse de facturation. Entrez ces détails dans les zones appropriées. Si vous n’avez jamais rempli les informations de votre carte de crédit auparavant, le code de sécurité est le numéro à trois chiffres qui apparaît au dos de votre carte.

Étape 5 : Signez le formulaire

Lisez tous les détails que vous avez fournis. S’ils sont exacts, signez le formulaire à côté des mots « Signature du titulaire de carte ».

Étape 6 : Envoyer le formulaire

Enfin, envoyez par e-mail ou par fax le formulaire rempli à l’hôtel et appelez-le pour confirmer qu’il l’a bien reçu. Si l’hôtel demande des documents supplémentaires, joignez-les et envoyez-les également.

FAQ

1. Est-il sécuritaire de remplir un formulaire d’autorisation de carte de crédit ?

Tant que vous obtenez un formulaire d’autorisation de crédit officiel de l’hôtel en question et que vous utilisez les canaux de soumission recommandés, remplir ce document est parfaitement sûr.

2. Quels sont les éléments essentiels d’un formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel ?

Les composants d’un formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel diffèrent légèrement d’un hôtel à l’autre. Cependant, un document typique de ce type contient les éléments suivants :

Le nom, les coordonnées et l’adresse de facturation du titulaire de la carte.
Le nom et les coordonnées de la partie autorisée.
Les détails de la carte de crédit du titulaire de la carte, y compris le nom, le type de carte, le numéro de carte et le taux d’expiration de la carte.
Le nom de l’hôtel et les informations commerciales.
Langue permettant à l’hôtel de débiter la carte de crédit du titulaire de la carte.
Limitation des dépenses couvertes par l’autorisation.
La date d’autorisation.
La signature du titulaire de la carte.

3. Un hôtel peut-il débiter ma carte de crédit sans ma permission ?

Non. Les hôtels et autres entreprises ne peuvent pas débiter votre carte de crédit sans autorisation expresse. C’est pourquoi il existe des formulaires d’autorisation de carte de crédit d’hôtel – pour obtenir votre autorisation de débiter votre carte.

4. Pouvez-vous autoriser quelqu’un sur votre carte de crédit ?

Oui. Les utilisateurs autorisés n’ont pas besoin de se soumettre à une vérification de crédit, vous pouvez donc ajouter n’importe qui à votre carte de crédit, y compris votre partenaire, conjoint, enfant ou ami. C’est, bien sûr, tant qu’ils répondent aux exigences d’âge fixées par l’émetteur de la carte.

Lorsque vous remplissez un formulaire d’autorisation de carte de crédit d’hôtel, n’oubliez pas de communiquer à l’hôtel l’étendue de l’autorisation. Quel type de dépenses peuvent-ils facturer sur votre carte ? Qu’est-ce que vous ne paierez pas ? La définition de ces limites aidera à prévenir les frais imprévus sur votre carte et évitera à la partie autorisée d’avoir à payer certaines factures de sa poche.

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