Lettres d’autorisation de recevoir des documents – Word | PDF | Google Docs

Lettres d’autorisation de recevoir des documents – Word |  PDF |  Google Docs

Avez-vous besoin de quelqu’un pour collecter des informations privées ou Documents importants d’un tiers en votre nom ? Peut-être avez-vous besoin de la banque pour débloquer des fonds à une autre personne. Vous devrez peut-être préparer une lettre d’autorisation pour obtenir des documents en votre nom. Les lettres d’autorisation sont utilisées dans une variété de formats dans de nombreuses industries pour organiser la divulgation de documents privés à des tiers.

Cet article passe en revue ce qui est requis pour une lettre d’autorisation et comment les rédiger. Nous fournissons également plusieurs échantillons pour votre considération.

Qu’est-ce qu’une lettre d’autorisation pour obtenir des documents ?

Une lettre d’autorisation pour obtenir des documents en votre nom est un lettre commerciale officielle prêt à déléguer le pouvoir à un de vos agents de collecter des documents spécifiés en votre nom. Correctement préparé et exécuté, il constitue la preuve du consentement que vous autorisez le Personne désignée pour collecter ces documents pour vous. La lettre est considérée comme un document légal et autorise le tiers à remettre les documents à l’agent sans crainte de futures complications juridiques.

La lettre d’autorisation d’obtenir des documents est une lettre officielle et doit suivre les directives commerciales et juridiques standard. Les lignes directrices suivantes doivent être prises en compte :

  • Il s’agit d’une lettre officielle et doit être axée sur le message
  • La lettre doit être brève, courte et directe
  • Identifiez la personne que vous souhaitez récupérer les documents ou effectuer des tâches en votre nom.
  • Indiquez votre relation avec votre agent
  • Fournir une raison pour fournir l’autorisation
  • Indiquer la date et la date de fin de l’autorisation
  • Indiquer la portée de l’autorisation

Pourquoi des lettres d’autorisation pour obtenir des documents sont-elles nécessaires ?

Bien que de nombreux consommateurs et hommes d’affaires estiment que les lettres d’autorisation ne sont pas nécessaires dans l’environnement des médias électroniques d’aujourd’hui, elles restent des documents juridiques importants qui appuient des actions qui pourraient être contestées devant les tribunaux à une date ultérieure.

Certaines des raisons pour lesquelles ces lettres sont nécessaires incluent :

  • Divulgation d’informations privées, sensibles, personnelles, confidentielles ou sécurisées.
  • Les lettres d’autorisation précisent ce qui doit être libéré, quand il doit être libéré et à qui il doit être libéré. Le principe conserve un certain contrôle sur l’information et limite l’autorité de l’agent.
  • La lettre d’autorisation est utilisée pour soutenir et protéger vos intentions concernant les documents à divulguer. C’est une preuve qui clarifie s’il y a des différends ou des malentendus à l’avenir.
  • Une lettre d’autorisation bien rédigée permet d’organiser et de contrôler la diffusion des documents. Toutes les parties sont identifiées, la date de publication est incluse et les documents spécifiés sont également identifiés.

Comment écrire

La préparation d’une lettre d’autorisation efficace pour obtenir des documents doit suivre les directives mentionnées dans la section précédente et contenir tous les détails pertinents associés à la demande spécifique.

La lettre d’autorisation doit inclure les détails sur la personne à qui vous transférez l’autorisation, les détails sur les documents que vous lui demandez de collecter en votre nom, la durée pendant laquelle la lettre sera considérée comme effective ou les dates de début et de fin de la lettre.

Inclure la mention de toutes les pièces jointes qui devraient être incluses dans la lettre d’autorisation. Par exemple, mentionnez les pièces jointes, les annexes, les photos et autres documents qui devraient être inclus avec le document principal à collecter.

Inclure toutes les informations de contact pour vous et votre agent. Le destinataire de la lettre conservera une copie pour ses dossiers. Ils peuvent également faire un suivi auprès de l’auteur de la lettre si des questions de clarification doivent être traitées.

Gardez la lettre concise, pas plus d’une page. N’incluez que les détails nécessaires pour que la transaction soit complétée.

La lettre d’autorisation doit être originale et signée par la personne accordant l’autorisation et l’agent. L’agent doit être prêt à fournir une pièce d’identité telle qu’un passeport ou un permis de conduire. Toutes les informations de contact sur la lettre identifiant l’agent doivent être les mêmes que celles indiquées sur la pièce d’identité à l’appui.

Exemple de lettre d’autorisation pour obtenir des documents

[Your name]

[full address – street, city, state, zip code]

Détails du contact – [phone number], [Email address]

[Date]

À : À qui cela peut concerner

[Company or government name]

[Department Name]

[full address – street, city, state, zip code]

Objet : Autorisation de collecte [Document Name]

Cher Monsieur / Madame

JE, [Your name]exigez les documents suivants [List documents] à des fins commerciales. Je ne peux pas récupérer les documents en personne en raison de [State Reason(s)].

J’autorise [Agents name]qui est [State relation to yourself – brother, sister, parent, business associate, etc.]pour recueillir des copies des [List Documents] actuellement détenu dans votre bureau.

[Agent] est prêt à signer tout registre de collecte que votre bureau pourrait exiger. Mon [Agent] recueillera les documents sur [Date] à votre bureau, sauf indication contraire.

Cordialement

[Your signature]

[Printed name]

Exemple de lettre d’autorisation pour collecter des documents au nom de l’entreprise

[Your name]

[Company Name]

[full address – street, city, state, zip code]

Détails du contact – [phone number], [Email address]

[Date]

À : À qui cela peut concerner

[Company or government name]

[Department Name]

[full address – street, city, state, zip code]

Objet : Autorisation de collecte [Document Name]

Cher Monsieur / Madame

JE, [Your name]exiger les documents suivants au nom de [Your Company] [List documents] à des fins commerciales. Je ne suis personnellement pas en mesure de récupérer les documents en raison de [State Reason(s)].

J’autorise [Agents name- include employee number if appropriate]qui est [State relation to yourself –business associate, etc.]pour recueillir des copies des [List Documents] actuellement détenu dans votre bureau.

[Agent] est prêt à signer tout enregistrement de collecte que votre bureau peut exiger et à fournir son identifiant d’entreprise à des fins d’identification. Mon [Agent] recueillera les documents sur [Date] à votre bureau, sauf indication contraire.

Cordialement

[Your signature]

[Title or position]

[Printed name]

Exemple de lettre d’autorisation pour collecter des documents auprès de l’ambassade

Les ambassades peuvent avoir des exigences spécifiques qui doivent être remplies avant d’accepter de remettre des documents à votre agent. Copies multiples de l’identification, notarisation de la lettre, jours spécifiques d’ouverture du bureau de l’ambassade, etc. Les lecteurs doivent vérifier auprès de l’ambassade avant de préparer leur lettre pour s’assurer que tous les détails et processus requis sont suivis.

[Your name]

[full address – street, city, state, zip code]

Détails du contact – [phone number], [Email address]

[Date]

À: [Name of the embassy]

[Department within the embassy]

[full address – street, city, state, zip code]

Objet : Autorisation de collecte [Document Name]

Cher Monsieur / Madame

JE, [Your name]exigez les documents suivants [List documents] pour [Provide Reasons documents are required]. Je ne peux pas récupérer les documents en personne en raison de [State Reason(s)].

J’autorise [Agents name]qui est [State relation to yourself – brother, sister, parent, business associate, etc.]pour recueillir des copies des [List Documents] actuellement détenu dans le bureau de votre ambassade.

[Agent] est prêt à signer tout registre de collecte que votre bureau pourrait exiger. Mon [Agent] recueillera les documents sur [Date] au bureau de votre ambassade, sauf indication contraire.

Cordialement

[Your signature]

[Printed name]

Une lettre d’autorisation pour obtenir des documents est une approche professionnelle pour organiser la communication de documents et d’informations privées à votre agent lorsque vous ne pouvez pas récupérer les documents vous-même. Il y a des avantages à utiliser cette approche. Par exemple, s’il y a un malentendu ou un différend concernant la collecte, ce qui a été collecté ou la manière dont ils ont été traités, la lettre d’autorisation est le document juridique qui aidera à clarifier tout malentendu.

La lettre d’autorisation doit être brève, suivre un format commercial et être professionnelle dans son apparence et son contenu. Allez droit au but et évitez d’encombrer la lettre de détails sans rapport avec la communication de vos documents à votre agent.

Votre agent doit être prêt à fournir une pièce d’identité qui correspond à la lettre pour satisfaire le bureau détenant vos documents afin de prouver qu’il s’agit bien de la personne désignée sur la lettre.

Votre courrier doit préciser quels documents doivent être collectés, les éventuelles annexes ou pièces justificatives, et quand ils seront collectés.

Les agences gouvernementales, y compris les ambassades, peuvent avoir des exigences spécifiques concernant les informations contenues dans les lettres d’autorisation. Ils peuvent exiger que votre lettre soit notariée par un notaire. Vérifiez auprès du bureau avant de préparer et de signer votre lettre pour vous assurer qu’elle est complète et signée correctement.

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