Nous utilisons nos cartes de crédit pour pratiquement tous les achats, y compris les courses, paiements d’assurance, paiements de voitureet mensualités pour les services publics et les abonnements. Les autorisations de carte de crédit sont utilisées pour bon nombre de ces achats, tandis que les achats plus importants et les frais d’abonnement ou mensuels peuvent nécessiter un formulaire d’autorisation de carte de crédit à remplir avant que l’achat puisse être effectué.
Les consommateurs doivent remplir le formulaire d’autorisation de carte de crédit, en fournissant des informations personnelles normalement non requises pour les petits achats uniques. Dans cet article, nous examinerons plus en détail à quoi sert le formulaire, quelles informations sont nécessaires et comment il est utilisé. Il existe des alternatives pour fournir ces détails et suivre le processus, qui seront examinés. Les sociétés de cartes de crédit traitent des milliards de dollars chaque année, et ces formulaires font partie d’un processus standard utilisé par toutes les sociétés de cartes de crédit.
Qu’est-ce qu’un formulaire d’autorisation de carte de crédit ?
Chaque achat impliquant une carte de crédit doit être autorisé avant que l’achat puisse être effectué. Essentiellement, le consommateur accepte l’achat et autorise le commerçant à débiter sa carte de crédit pour le biens ou services acheté. L’autorisation de la carte de crédit confirme que la carte est valide et qu’il y a suffisamment de fonds ou de crédit disponible pour couvrir l’achat.
Le processus standard utilisé pour autoriser les débits sur les cartes de crédit comprend les étapes suivantes :
- Le vendeur saisit le Montant de la transaction dans le dispositif de paiement
- Le consommateur insère sa carte de crédit dans le terminal de paiement
- Le dispositif de paiement se connecte à un processeur de paiement
- Le dispositif de paiement demande le NIP du consommateur
- La transaction est approuvée ou refusée (Certains marchands peuvent exiger une signature)
- Taper votre carte sur l’appareil de paiement est populaire auprès de nombreux commerçants et consommateurs et est généralement limité à un montant maximum déterminé par le commerçant, environ 250 $ plus ou moins.
- Les transactions en ligne peuvent nécessiter plus d’informations, telles que le nom sur la carte, la date d’expiration et le numéro CVV, qui est un code de sécurité supplémentaire situé au dos de la carte.
Les formulaires d’autorisation de carte de crédit sont utilisés pour documenter une transaction et saisir Informations Complémentaires sur le consommateur avant que la transaction puisse être autorisée. Ce formulaire est utilisé pour saisir l’accord du consommateur sur les frais imputés à sa carte de crédit. Le formulaire est souvent utilisé pour les transactions importantes, les transactions à usage unique ou en cours telles que les frais de services publics ou les frais de streaming mensuels, ou les paiements de voiture. Ces informations sont également requises, que vous autorisiez les frais en personne ou en ligne. Les informations généralement requises sur le formulaire comprennent :
- Nom du titulaire de la carte
- Adresse de facturation (doit être la même que les informations sur le compte de carte de crédit)
- Adresse e-mail
- Coordonnées, par exemple, téléphone portable
- Numéro de carte de crédit ou numéro de carte de débit
- La date d’expiration de la carte de crédit
- CVV ou numéro de sécurité
- Numéro de compte, le cas échéant
- Montant facturé
- Signature du consommateur (doit correspondre à la signature sur la carte)
Formulaires d’autorisation de carte de crédit
Quand utiliser les formulaires d’autorisation de carte de crédit
Les formulaires d’autorisation de carte de crédit sont généralement utilisés pour les services facturés mensuellement. Ceux-ci pourraient inclure :
- Paiements par téléphone portable,
- Utilitaires
- Services de streaming,
- Abonnements aux nouvelles
Les hôtels utilisent également les processus d’autorisation de carte de crédit de plusieurs manières. Chaque fois que vous effectuez une réservation par téléphone ou en ligne, les consommateurs seront invités à fournir leurs informations de carte de crédit pour réserver la chambre. Vous autorisez l’hôtel à débiter votre carte et une retenue ou une autorisation sera placée sur votre carte.
De plus, lorsque le consommateur s’enregistrera, le commis de l’hôtel exécutera à nouveau la carte de crédit et placera une autre retenue ou combinera la retenue actuelle avec des fonds supplémentaires. Ces fonds supplémentaires servent à couvrir les frais accessoires et les dommages potentiels à la chambre pendant votre séjour. Votre signature sur le formulaire d’enregistrement constitue une autorisation de carte de crédit pour la chambre, les frais accessoires et les dommages potentiels. La retenue ou l’autorisation peut rester sur votre carte de crédit pendant plusieurs jours.
Certaines agences gouvernementales suivent cette même approche. Par exemple, lorsque vous renouvelez des passeports, des plaques d’immatriculation, etc., ils placeront des retenues sur votre carte de crédit, qui est une autre forme d’autorisation de carte de crédit.
Éléments essentiels d’un formulaire d’autorisation de carte de crédit
Les formulaires d’autorisation de carte de crédit sont disponibles dans une variété de formats selon le commerçant ou l’agence gouvernementale et également lors d’achats en ligne. Ils autorisent tous formellement le commerçant à débiter votre carte de crédit pour des frais uniques ou récurrents. Les montants peuvent être variables ou fixes selon le service ou les produits fournis.
Quel que soit le format, tous les formulaires d’autorisation de carte de crédit contiendront généralement les informations suivantes :
- Date d’achat
- Numéro de facture
- Nom du commerçant
- Adresse du commerçant
- Numéro de téléphone du commerçant
- Numéro de contact du commerçant
- Numéro d’identification fiscale du marchand
- Nom du titulaire de la carte
- Adresse de facturation (doit être la même que les informations sur le compte de carte de crédit)
- Adresse e-mail
- Coordonnées, par exemple, téléphone portable
- Type de carte de crédit
- Numéro de carte de crédit ou numéro de carte de débit
- La date d’expiration de la carte de crédit
- Numéro de compte, le cas échéant
- Montant facturé
- Tous les termes et conditions
- Signature et date du consommateur (doit correspondre à la signature au dos de la carte)
- Une déclaration informant le client qu’il autorise les frais
Modèle de formulaire d’autorisation de carte de crédit
L’utilisation d’un modèle pour créer votre formulaire d’autorisation de carte de crédit peut vous faire gagner du temps et vous aider à prévenir les fraudes et les rétrofacturations. Ils peuvent être utilisés pour des paiements récurrents ou des paiements uniques, selon les produits et services fournis. Personnalisez le formulaire en fonction des besoins de votre entreprise.
Formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit
Nom du marchand :
Adresse des commerçants :
Numéro de téléphone du marchand : Courriel :
[Customer Name] autoriser [Merchant Name] pour débiter ma carte de crédit sur une base {une fois/récurrente} en paiement des services :
[Describe services provided]
Nom du client :
Adresse de facturation : Code postal :
Détails de la carte de crédit
Type de carte (Sélectionnez un) : MasterCard, Visa, Discover, American Express, Autre : [Indicate Name of Card]
Numéro de Carte de Crédit :
Date d’expiration :
Numéro CVV :
Je comprends que mes informations personnelles de carte de crédit seront enregistrées en toute sécurité dans un dossier pour les transactions futures et resteront en vigueur jusqu’à ce que je demande officiellement l’annulation des frais récurrents.
Signature du client : Date :
Comment sécuriser les formulaires d’autorisation de carte de crédit ?
Les normes de conformité PCI DSS (norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement) sont conçues pour aider les commerçants à éviter toute responsabilité en cas de violation des données des informations financières et personnelles d’un client. Le stockage et la gestion des formulaires d’autorisation de carte de crédit font partie des politiques PCI DSS. Les entreprises doivent adhérer à ces politiques pour rester conformes.
Les consignes de stockage des formulaires d’autorisation de carte de crédit incluent les éléments suivants :
- Le CVV (Customer Card Verification Value) figurant au dos de la carte de crédit ne peut être conservé par le commerçant ni stocké de quelque manière que ce soit après avoir reçu l’autorisation du client.
- Les formulaires d’autorisation remplis par les clients doivent être conservés dans une zone sécurisée à accès restreint, un coffre-fort ou un classeur dans une pièce sécurisée. Tous les fichiers doivent être sécurisés avec un cadenas.
- Les formulaires d’autorisation annulés ne doivent pas être conservés plus de trois mois
- Tous les dossiers ne doivent être accessibles qu’aux personnes autorisées et dont les descriptions de poste nécessitent l’accès à ces formulaires. Des registres physiques indiquant qui entre et sort de la zone de stockage sécurisée doivent être conservés
- Les e-mails et les PDF doivent être cryptés et protégés par un mot de passe avant d’être envoyés aux sociétés financières ou au client. Utilisez toujours un protocole d’application de transfert de fichiers sécurisé. Le stockage en ligne des fichiers PDF et des formulaires doit être protégé par un mot de passe et accessible uniquement aux employés ayant la responsabilité et l’autorisation d’accéder à ces informations
Alternatives d’un formulaire d’autorisation de carte de crédit
Bien qu’il y ait des avantages à payer des factures récurrentes avec une carte de crédit, il existe des méthodes qui peuvent être utilisées pour éviter un formulaire d’autorisation de carte de crédit. Selon le montant de la facture et si le commerçant est géographiquement proche de chez vous, voici les moyens possibles à envisager :
- Payer en liquide tous les mois
- Payer les services publics au magasin ou à votre banque
- Utiliser des mandats pour transférer de l’argent
- Prépayez votre compte et rechargez au besoin
- Établissez des paiements préautorisés directement à partir de votre compte courant ou d’épargne
FAQ
Voici quelques-unes des questions fréquemment posées par de nombreux lecteurs sur les formulaires d’autorisation de carte de crédit :
Bien que les formulaires d’autorisation de carte de crédit ne soient pas légalement requis, il est considéré comme la meilleure pratique commerciale de les utiliser pour prévenir et contrôler les rétrofacturations et les litiges avec vos clients et protéger les flux de trésorerie de votre entreprise.
Chaque fois qu’un client indique que le débit sur sa carte de crédit n’est pas valide, la société émettrice de la carte de crédit doit contester le débit auprès de l’entreprise et déterminer s’il s’agit d’un débit frauduleux. Pendant que l’évaluation est en cours, les fonds sont retenus et ne sont pas mis à la disposition de l’entreprise. Le commerçant perd également du temps à défendre le débit frauduleux. Avec un formulaire d’autorisation de carte de crédit en main, le commerçant dispose de documents prouvant que la charge est légitime.
Chaque entreprise est différente et peut bénéficier ou non de l’utilisation d’un formulaire d’autorisation de carte de crédit. Vérifiez auprès de votre avocat ou de votre comptable si votre entreprise devrait demander à ses clients de remplir des formulaires d’autorisation de carte de crédit.
Les rétrofacturations se produisent lorsqu’une entreprise débite une carte de crédit et que le titulaire de la carte de crédit conteste le débit et demande à la banque de rembourser le montant facturé car il n’a pas été autorisé.
Avec un formulaire d’autorisation de carte de crédit dûment rempli et signé par le client, le commerçant peut fournir cette preuve pour réfuter la demande de rétrofacturation. Bien que le commerçant ait une probabilité plus élevée de gagner le procès, il perd toujours beaucoup de temps. Si un client sait qu’il a rempli et signé un formulaire d’autorisation de carte de crédit, il peut être moins enclin à demander une rétrofacturation.
Les commerçants avec trop de rétrofacturations mettent en péril leur réputation financière et risquent d’être retirés des services financiers d’une institution financière, y compris la capacité d’emprunter des fonds à l’avenir.
Les commerçants doivent conserver les autorisations de carte de crédit jusqu’à trois mois pour démontrer qu’ils ont suivi les procédures appropriées et éviter les rétrofacturations à leurs clients.
Une retenue sur votre carte de crédit ne dure généralement que quelques jours ; cependant, il peut rester sur votre compte jusqu’à 31 jours. Pendant que la retenue est en place, votre crédit disponible sur votre carte de crédit est réduit de ce montant jusqu’à ce qu’il soit libéré. Un voyageur fréquent séjournant dans un nouvel hôtel chaque nuit pourrait constater qu’il n’a pas de crédit disponible sur sa carte de crédit parce que chaque hôtel, voiture de location, etc., a placé des retenues sur sa carte, utilisant tout son crédit disponible.
Points clés
L’une des raisons pour lesquelles de nombreux commerçants utilisent des formulaires d’autorisation de carte de crédit est de s’assurer que la carte de crédit qui leur est présentée est de réduire la fraude et les rétrofacturations. Les clients qui demandent des remboursements à leur société de carte de crédit en affirmant qu’ils n’ont jamais autorisé de débit sont généralement refusés lorsqu’un formulaire d’autorisation de carte de crédit est enregistré. Néanmoins, il faut du temps aux commerçants pour gérer les rétrofacturations, et beaucoup essaient de les éviter.
Les formulaires d’autorisation de carte de crédit sont utilisés pour les paiements récurrents et également pour les paiements ponctuels où des frais seront engagés à l’avenir. Les services publics, les médias, les services en ligne, les paiements de voiture, etc., font partie des paiements récurrents typiques. Les hôtels utilisent régulièrement des formulaires d’autorisation de carte de crédit lors de l’enregistrement des clients.
Les commerçants doivent respecter les réglementations et les exigences de l’industrie en matière de stockage et de conservation sécurisés des formulaires d’autorisation de carte de crédit. Des pièces verrouillées, des classeurs verrouillés et seuls les employés autorisés accédant aux informations font partie des exigences.
Le numéro CVV au dos de la carte n’est pas censé être enregistré. Il est requis pour chaque transaction.