Il existe de nombreuses situations dans lesquelles une entreprise est tenue de confier plus de responsabilités à ses employés actuels. Dans cette situation, l’entreprise donne un ordre à l’employé.
Chaque organisation émettant ce mémorandum doit fournir les détails de manière responsable. Déléguer des responsabilités supplémentaires n’est peut-être pas une bonne nouvelle pour de nombreux employés. Par conséquent, informer les employés à ce sujet doit se faire avec un choix de mots très prudent.
Assurez-vous que l’ordre émis par le bureau n’est pas trop long. Décrivez simplement quelques détails importants, puis fermez la lettre en communiquant vos attentes au lecteur.
Il s’agit d’une lettre ou d’un mémorandum qui ordonne à l’employé de lui faire savoir que l’entreprise lui confie des responsabilités supplémentaires. Cette lettre décrit généralement la décision du bureau. D’autres détails liés à l’attribution de tâches supplémentaires sont également décrits dans cette lettre.
Voici les détails qui doivent être mentionnés dans l’ordre émis par le bureau:
- La description de l’ordonnance concernant l’attribution de responsabilités supplémentaires à l’employé
- La raison pour laquelle l’employé a des responsabilités supplémentaires.
- Description de la prime ou de l’incitatif que l’employé recevra après avoir rempli avec succès toutes les responsabilités.
- Détails de la durée pendant laquelle les tâches supplémentaires seront effectuées par l’employé.
Lisez deux exemples de lettres ci-dessous pour clarifier la façon d’écrire ces types de lettres :
Exemple de lettre 1 :
Objet : Lettre de responsabilité supplémentaire pour [XYZ]
Chère Mademoiselle Lisa,
Cette lettre est rédigée pour vous informer que l’entreprise a décidé d’apporter des changements à vos responsabilités professionnelles. Conformément à la décision, vous assumerez des responsabilités supplémentaires pendant une période de 2 mois. Cette décision sera effective à partir du 1er octobre 202X.
L’entreprise a pris cette décision après qu’il y ait eu une pénurie de main-d’œuvre dans l’entreprise. Le poste de gestionnaire est très crucial et nous ne pouvons pas nous permettre d’embaucher un nouveau candidat pour ce poste. Compte tenu de vos performances exceptionnelles au bureau, nous avons décidé de vous confier des responsabilités professionnelles supplémentaires. Vous devrez travailler 2 heures supplémentaires pour le bureau. De plus, votre salaire sera augmenté de 30 %.
Nous espérons que vous coopérerez avec nous. De plus, nous vous assurons que vous ne serez pas accablé car cette décision a été prise après avoir pris en compte de nombreux facteurs. Si vous avez des questions concernant cette commande, nous pouvons organiser une rencontre en face à face avec vous. Merci beaucoup pour ton soutien.
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Exemple de lettre 2 :
Objet : Responsabilité supplémentaire attribuée à [X] pour [ABC]
Chère Mademoiselle Lisa,
Veuillez trouver ce mémorandum comme une notification officielle du bureau avec un ordre officiel de vous attribuer des tâches supplémentaires. Comme vous travaillez déjà en tant que représentant client pour notre entreprise, vous gérerez désormais également nos trois canaux de médias sociaux afin de vous coordonner avec nos clients numériques. Cela aidera l’entreprise à se développer.
Notre entreprise étend ses services et sa taille et, par conséquent, nous avons décidé d’utiliser les médias sociaux à des fins de marketing. Après des recherches approfondies, nous avons appris que nos clients et clients veulent nous voir présents numériquement.
Nous avons décidé de vous demander d’assumer des responsabilités supplémentaires car vous êtes une personne très réactive et nous pensons que vous pouvez facilement gérer ces nouveaux rôles. De plus, vous avez également l’expérience de traiter avec des clients qui, nous pensons que vous êtes la personne la plus appropriée pour ce travail.
Nous allons vous accorder une augmentation de 10 % de votre salaire afin que vous puissiez mettre en valeur vos rôles professionnels changeants. Nous serions également ravis de vous apprécier par une augmentation de votre salaire.
Nous sommes très heureux de vous voir effectuer ces tâches qui s’ajoutent à vos responsabilités professionnelles. Merci beaucoup pour votre coordination.
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