La petite caisse est une petite somme d’argent donnée à l’employé pour effectuer des achats au nom de l’entreprise. Parfois, l’employé paie de sa poche en raison d’un manque de fonds nécessaires et il est remboursé afin que les fonds de petite caisse puissent être reconstitués et que l’employé puisse également être indemnisé.
Les entreprises veulent généralement que leurs employés fassent une demande chaque fois qu’ils effectuent le paiement d’une tâche liée au travail à partir de leur argent. Dans certains cas, les entreprises fournissent au salarié le formulaire à remplir pour demander le remboursement. Cependant, lorsque le formulaire n’est pas disponible, l’employé écrira une lettre de demande pour demander une indemnisation.
Vous écrivez cette lettre à votre employeur et par conséquent, vous devez toujours formuler une demande efficace. Voici quelques détails importants à ajouter :
Faire une demande:
Dites au lecteur que vous avez payé les dépenses de l’entreprise et que vous souhaitez maintenant être indemnisé. Votre ton doit être tel que le lecteur puisse comprendre que vous faites une demande.
Donne des détails:
Pour faciliter le remboursement par l’entreprise, détaillez l’indemnisation dont vous avez besoin. Par exemple, fournissez des détails comme le montant total à rembourser, les dates auxquelles vous avez effectué des paiements, et bien plus encore.
Lisez le modèle de lettre ci-dessous :
1.
Je m’appelle M. Adams et je travaille au service des ventes en tant que vendeur depuis 5 ans. Mon identifiant d’employé est HJ677.
J’écris cette lettre pour vous demander formellement d’approuver le remboursement des dépenses que j’ai payées au nom de l’entreprise. Selon la politique de l’entreprise, les employés ont le droit d’obtenir le remboursement de la petite caisse après avoir payé au nom de l’entreprise à partir de leurs fonds privés.
J’ai dû me rendre dans une autre ville pour acheter du matériel pour le travail de l’entreprise. J’ai informé le superviseur la semaine dernière du manque de fonds. Il m’a demandé de payer les frais de voyage et d’assumer d’autres dépenses avec mon argent. Il m’a promis que l’entreprise me dédommagerait plus tard.
Compte tenu de cela, veuillez accepter ma demande de remboursement en espèces d’une valeur de 1000$. La ventilation de toutes les dépenses est jointe à cette lettre de demande sous forme de reçus de paiements. Vous pouvez calculer vous-même toutes les dépenses.
Si vous souhaitez avoir un rendez-vous avec moi avant de m’indemniser, n’hésitez pas à m’appeler. J’attends avec impatience une réponse aimable de votre part. Merci beaucoup pour votre coopération et votre soutien.
2.
Cette lettre vous est adressée afin de faire une demande formelle d’acceptation de la demande d’indemnisation pour la petite caisse que j’ai payée avec mon argent au nom de l’entreprise.
Je suis M. James et je travaille au service des ventes. Conformément à la politique de l’entreprise, je peux demander l’indemnisation juste après avoir payé au nom de l’entreprise. Par conséquent, je vous demande de payer la somme de 1444$. Ce montant a été versé au vendeur pour l’achat de produits _____________. Pour preuve, je joins une copie du reçu à cette lettre.
Je vous demande humblement de bien vouloir rembourser ladite somme dans les plus brefs délais car je dois payer mes diverses dépenses. Je suppose que vous avez compris ma demande et agirez rapidement en approuvant ma demande.
Si vous souhaitez avoir une discussion plus détaillée concernant la compensation de la petite caisse, vous pouvez organiser une rencontre avec moi. Je vous donnerai plus d’informations à ce sujet. J’attends avec impatience une réponse positive de votre part. Merci beaucoup de votre coopération.
