Nous ressentons souvent le besoin d’écrire une lettre d’excuses pour notre indisponibilité, surtout lorsque nous savons que nous devrions être disponibles. Cette lettre est généralement rédigée dans un domaine professionnel où vous n’avez pas de franchise avec les gens et votre indisponibilité pourrait nuire à votre crédibilité ou à des affaires que vous avez signées avec d’autres personnes.
Que doit contenir une lettre de regret pour indisponibilité ?
Voici les détails inclus dans cette lettre :
Une grave déclaration de regret:
Juste après avoir commencé la lettre, montrez que vous regrettez d’être indisponible. Vous devriez avoir l’air naturel lorsque vous écrivez cette déclaration. N’insistez pas trop sur le fait que vous êtes tellement désolé car cela semble artificiel et pourrait ennuyer le lecteur.
Mentionnez la raison :
Parfois, le lecteur est intéressé à connaître la raison de votre indisponibilité. Même si le lecteur ne veut pas savoir, vous devez indiquer la raison car cela lui fait savoir que vous n’étiez pas indisponible délibérément et que vous aviez quelque chose d’urgent à exécuter.
Terminez sur une note positive :
Les lettres d’excuses doivent toujours se terminer de manière à ce que les dernières lignes indiquent au lecteur que vous êtes prêt à corriger la situation. Par exemple, si vous dirigez une entreprise, faites savoir à vos clients que vous êtes maintenant disponible et qu’ils devront à nouveau faire face à la même situation. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de lettres pour vous aider à mieux comprendre comment envoyer vos excuses lorsque vous souhaitez sauver votre relation commerciale.
1.
Veuillez accepter mes sincères excuses au nom de la société pour ne pas vous avoir envoyé les produits que vous avez commandés la semaine dernière. Nous avons le regret de vous informer que les produits que vous avez commandés sont épuisés. Je suis désolé de ne pas avoir pu vous en informer plus tôt. Le problème d’indisponibilité des produits a été découvert très tardivement. Le système automatisé ne nous l’a pas non plus dit car il n’a pas mis à jour le statut. Par conséquent, vous avez dû faire face aux inconvénients.
Nous vous garantissons que nous assurerons la livraison rapide de chaque produit que vous avez commandé si vous choisissez de passer la commande à nouveau. Nous aimerions également vous dédommager de ce désagrément en ajoutant une réduction de 10 % à votre facture totale. Pour l’instant, l’argent que vous avez payé pour la commande a été remboursé sur votre compte.
Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter à nos numéros de téléphone officiels ou à notre adresse e-mail. Nous souhaitons voir nos clients satisfaits et heureux. Nous ne voulons jamais que nos clients soient déçus. En cas de problème, nous serions ravis de vous aider. Merci beaucoup d’avoir été patient avec nous.
2.
Veuillez accepter mes excuses pour ne pas être venu à la réunion qui s’est tenue la semaine dernière samedi. Je sais que chaque employé devait assister à la réunion. Cependant, je traversais une situation très critique qui m’empêchait d’assister à la réunion.
Vous pouvez voir mes dossiers car je n’ai jamais manqué aucune réunion. Je suis très ponctuel et responsable pour assister à mes réunions. Ma mère était malade et à cause de cela, j’ai dû l’emmener à l’hôpital. Les choses étaient si complexes à cette époque que je ne pouvais informer personne de mon absence.
Je m’excuse encore une fois de ne pas être disponible et de vous avoir causé des désagréments. Je vous assure que cela ne se reproduira plus jamais. J’agirai de manière responsable autant que possible car mon travail est ma priorité absolue.
J’espère que vous comprendrez ma situation et accepterez mes excuses et vous êtes très célèbre pour être coopératif et compréhensif.
Si vous voulez en savoir plus, contactez-moi et organisez une rencontre avec moi. J’attends avec impatience une réponse aimable de votre part. De plus, je vous suis reconnaissant d’être resté si patient avec moi.
