Une lettre de rapport d’incident est une lettre officielle dans laquelle vous rédigez un rapport sur l’incident qui s’est produit sur le lieu de travail et qui a entraîné la perte d’un objet. Cette lettre a pour but de faire savoir aux autorités supérieures qu’il manque un ou plusieurs objets au bureau. Ces objets peuvent être en la possession du salarié ou appartenir à l’entreprise. Dans les deux cas, l’objet perdu doit être signalé.
Pourquoi est-il important d’écrire une lettre de signalement lorsqu’un article a disparu ?
Il est très important de signaler l’incident de perte d’un objet car les autorités supérieures ne peuvent prendre les mesures nécessaires que lorsqu’elles ont connaissance des détails de l’incident. Par conséquent, ils demandent souvent à l’employé de rédiger un rapport.
Parfois, l’entreprise perd ses articles très coûteux tels que les ordinateurs portables ou d’autres machines. Le rapport peut les aider à relier les points et à atteindre le coupable.
Voici quelques conseils courants à suivre :
Expliquez l’incident :
Expliquez tout l’incident au lecteur que vous avez découvert que l’objet du lieu de travail s’était perdu. Mentionnez la date à laquelle l’objet a été perdu et où vous l’avez vu pour la dernière fois.
Ne blâmez personne :
Le but de ce rapport est de permettre aux autorités supérieures d’examiner facilement la question et de prendre les mesures nécessaires. Ne blâmez personne.
Demande d’action :
Demandez à votre patron de prendre les mesures nécessaires pour que l’objet perdu puisse être récupéré.
1-
J’écris cette lettre pour enregistrer un rapport concernant mon ordinateur portable qui a été perdu sur le lieu de travail hier. J’apporte mon ordinateur portable au travail car j’ai beaucoup de tâches de bureau que j’effectue à partir de mon ordinateur portable.
Hier, quand je suis sorti pour une réunion, mon ordinateur portable a disparu. Quand je suis revenu, il n’était pas là sur mon bureau. Je l’ai cherché et j’ai demandé à d’autres collègues de m’aider à le trouver. Cependant, tous les efforts sont partis en fumée.
Je suis tellement inquiet depuis que j’ai perdu mon ordinateur portable. Mon ordinateur portable est très cher car je l’ai importé d’Amérique. Il contient des données personnelles, y compris mes photos de famille, qui me préoccupent davantage. Je n’ai jamais pensé à perdre mon ordinateur portable. C’est une humble demande pour vous de mener une enquête et de voir quelles sont les raisons sous-jacentes de cet incident. Si vous prenez des mesures strictes cette fois-ci, vous réussirez à éviter que de telles choses ne se reproduisent à l’avenir.
J’espère que je vais récupérer mon ordinateur portable. Par conséquent, j’attends votre réponse avec impatience. Merci beaucoup pour votre anticipation.
2-
Il s’agit d’un rapport d’incident que je suis obligé de rédiger car j’ai constaté qu’il manque quelques dossiers de mon bureau. Ces fichiers étaient très importants car tous les enregistrements de l’inventaire de l’entreprise étaient enregistrés dans ces fichiers. Tout comme les autres affaires de bureau, je range mes dossiers sur l’étagère de mon bureau.
Cependant, lorsque j’ai essayé de vérifier l’un de ces fichiers aujourd’hui, j’ai été surpris d’apprendre que certains fichiers n’y étaient pas. J’ai interrogé quelques personnes qui visitent fréquemment le bureau au sujet des dossiers, mais elles ne savent rien. La dernière fois que j’ai vu ces fichiers, c’était le 15 juin 2030.
Je crains vraiment que ces fichiers ne soient perdus car il n’est pas facile de créer à nouveau tous les enregistrements. Je ne blâme personne, mais je veux que vous meniez une enquête et que vous vérifiiez les images de vidéosurveillance afin de voir s’ils ont disparu ou si quelqu’un les a volés. À mon avis, ces fichiers ne sont utiles à personne dans l’entreprise, sauf moi. J’espère que vous prendrez les mesures nécessaires.
