Il s’agit d’un type de lettre spécial dans lequel vous signalez un problème concernant l’argent qui a disparu. Il est généralement écrit dans un cadre formel. Les personnes à qui l’on demande de gérer l’argent d’une organisation sont tenues de déclarer comment et où elles dépensent l’argent. Ainsi, il est également obligatoire pour eux de signaler aux autorités supérieures chaque fois qu’ils apprennent que l’argent qu’ils avaient en leur possession a disparu.
Comment écrire?
Lorsque vous écrivez cette lettre du rapport, assurez-vous de garder à l’esprit les points suivants :
Donnez une description complète :
Lorsque vous commencez la lettre, faites savoir au lecteur que vous avez perdu l’argent. Discutez de ce qui s’est passé et de l’endroit où vous avez gardé l’argent avant qu’il ne disparaisse. Précisez également qui était autorisé à accéder à l’argent en dehors de vous.
Donnez des détails utiles supplémentaires :
Après avoir mentionné les principaux détails, venez maintenant d’ajouter ces détails qui pourraient aider le lecteur à comprendre ce qui a dû se passer. Par exemple, si vous avez trouvé des rayures sur le casier, mentionnez-le dans la lettre. Le lecteur relie différents points pour atteindre le coupable ou la cause principale de la perte d’argent.
Donnez votre avis personnel :
Dans de telles situations, le lecteur accorde souvent de la valeur à votre opinion. Alors, donnez votre avis sur la façon dont vous pensez que l’argent a disparu et sur ce qui aurait pu se passer.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de lettres pour vous aider à comprendre comment déclarer une perte d’argent.
Échantillon 1 :
Je suis (mentionnez votre nom), travaillant à (mentionnez le nom du département). Mon identifiant d’employé est (mentionnez votre identifiant).
J’écris cette lettre pour enregistrer un rapport sur l’argent perdu qui se trouvait dans le tiroir verrouillé de mon bureau. Je suis d’avis que l’argent a été perdu ou volé pendant les heures de pause du bureau lorsque j’étais à la cafétéria. Mon tiroir-caisse est un endroit sûr pour l’argent et je garde toujours l’argent dans ce tiroir.
La semaine dernière, j’ai gardé mon argent dans le tiroir après avoir atteint le bureau selon l’horaire. Pendant les heures de pause, j’allais à la cafétéria avec mes clés sur moi. Je n’ai pas vérifié le tiroir pendant les heures suivantes. Quand j’ai eu besoin d’argent et que j’ai ouvert la cabine, j’ai appris qu’il manquait de l’argent. Il n’y avait pas d’étranger au bureau et je pense que seules les personnes travaillant dans l’entreprise savent où je garde mon argent.
Je suis tellement surpris parce que je ne pourrais jamais imaginer que cela puisse arriver dans mon bureau. Je crois que l’argent a été volé dans le tiroir.
Je vous demande humblement de vous pencher sur cette affaire afin que nous puissions trouver le véritable coupable. Je veux que vous preniez des mesures sérieuses pour que de tels incidents ne se reproduisent plus au bureau.
Je vous suis très reconnaissant de l’intérêt que vous portez à mon dossier. J’attends avec impatience une réponse aimable de votre part.
Échantillon 2 :
Le but de la rédaction de cette lettre est d’enregistrer un rapport concernant l’argent manquant dans le tiroir-caisse de l’entreprise. J’ai appris cela lorsque j’ai vu le rapport de trésorerie quotidien. Il y avait quelques divergences dans le rapport qui montrent clairement que l’argent manque.
Je crois que l’un des membres du personnel responsable de la gestion de la trésorerie ne prend pas son travail au sérieux. Soit ils ont mal géré l’argent, soit ils l’ont volé. Je voudrais vous demander de bien vouloir examiner cette question ou de mener une enquête afin que nous puissions connaître la raison sous-jacente des écarts de trésorerie. Un tel incident ne se reproduira pas si les responsables sont pris à partie.
Merci beaucoup de votre coopération.
