De nombreux problèmes surviennent sur un lieu de travail lorsque les personnes qui y travaillent ne savent pas comment utiliser l’équipement. Pour cette raison, la plupart des employeurs proposent des politiques pertinentes concernant l’utilisation de l’équipement afin que les mauvaises pratiques au bureau puissent être contrecarrées. Certains employeurs répondent à leurs préoccupations en écrivant une lettre dans laquelle ils communiquent les lignes directrices de base.
Qu’est-ce qu’une lettre d’instructions concernant l’utilisation des outils bureautiques ?
Il s’agit d’une lettre d’information officielle qu’un superviseur ou l’employeur adresse aux employés de l’entreprise qui doivent utiliser l’équipement de bureau. En général, l’équipement de bureau coûte cher et nécessite beaucoup d’argent pour être réparé. Cette lettre est considérée comme la meilleure façon de répondre aux préoccupations de l’employeur qui ne veut pas que l’équipement du bureau soit malmené.
Quelle est l’importance d’écrire la lettre d’instruction?
Les employeurs qui fournissent des machines de haute qualité à leurs travailleurs trouvent qu’il est essentiel de communiquer l’utilisation appropriée de l’équipement. Tout le monde dans l’entreprise n’est pas bien conscient de l’utilisation de l’équipement. Ceux qui savent ne savent souvent pas ce qu’ils doivent garder à l’esprit lorsqu’ils utilisent les effets personnels du bureau. Cette lettre informe non seulement les gens sur l’utilisation des effets personnels sur le lieu de travail, mais traite également des politiques de l’entreprise concernant l’utilisation.
Choses à retenir:
Si vous êtes dans le besoin d’écrire cette lettre, il serait essentiel de garder à l’esprit les points suivants :
Décrivez le but de la lettre :
Certains employés lisent la lettre en entier et ne peuvent pas comprendre de quoi il s’agit. Donc, dès que vous commencez la lettre, assurez-vous de mentionner le but de l’écriture de cette lettre. Après avoir lu le but que vous avez décrit, l’employé accordera plus d’attention à ces instructions.
Demandez à quelqu’un de l’écrire :
Il est tout à fait possible que l’employé ne sache pas comment un outil particulier est censé être utilisé parce qu’il n’a pas de connaissances techniques sur ces outils. Dans cette situation, vous pouvez, en tant que membre du personnel technique, écrire l’instruction pour faire savoir au personnel comment un équipement particulier doit être utilisé.
Décrivez les conséquences du non-respect des instructions :
Il est important que tout le monde prenne vos instructions au sérieux. Alors, décrivez ce qui pourrait arriver si les membres du personnel ne comprenaient pas et n’appliquaient pas les directives. Dites aux membres du personnel de vous contacter pour une meilleure compréhension des directives.
Modèle de lettre :
Objet : Consignes d’utilisation des outils bureautiques
Personnel respecté,
J’espère que cette lettre vous trouvera tous en meilleure santé. Cette lettre est rédigée pour informer tous les membres du personnel des politiques de l’entreprise concernant l’utilisation des équipements de bureau. Veuillez lire les instructions ci-dessous :
- Personne dans le bureau n’est autorisé à utiliser l’inventaire du bureau à des fins personnelles
- Certains employés ont été vus en train d’utiliser des ordinateurs de bureau pour jouer à des jeux et utiliser les médias sociaux. Dès que vous avez terminé votre travail au bureau, veuillez laisser l’ordinateur inactif
- Si vous devez emporter l’équipement de bureau avec vous à la maison ou ailleurs, veuillez le rapporter au bureau dès que vous avez fini de l’utiliser.
- En cas de problème avec l’équipement tel que l’imprimante ou le scanner, veuillez signaler le problème au service concerné au lieu d’essayer de le réparer vous-même.
- Si deux membres du personnel ont besoin du même équipement en même temps, la priorité sera donnée en fonction de la nature du travail
- L’employé n’utilisera aucun logiciel informatique apporté de chez lui sur l’ordinateur de bureau
Si vous ne parvenez pas à comprendre l’une des instructions mentionnées ci-dessus, vous pouvez en parler au responsable, M. ABC, et il vous expliquera plus en détail. De plus, ne pas pouvoir les suivre peut entraîner de graves conséquences.
Je m’attends à ce que ces directives soient strictement suivies et que l’entreprise ne soit pas obligée de les réitérer.
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