Il est courant pour une entreprise de recevoir des produits de fournisseurs. Chaque organisation a sa propre procédure pour traiter avec les fournisseurs et la qualité du produit qu’ils demandent varie également d’une entreprise à l’autre. Parfois, l’entreprise reçoit des produits qui ne sont pas à la hauteur des attentes de l’entreprise. Cela peut entraîner de nombreux problèmes et, par conséquent, l’entreprise informe immédiatement le fournisseur de la mauvaise qualité. Certaines entreprises informent le vendeur de la mauvaise qualité en écrivant une lettre de réclamation.
Qu’est-ce qu’une bonne lettre de réclamation de qualité insatisfaisante ?
Si les produits que vous avez reçus sont de qualité inférieure et que vous souhaitez vous opposer à cette qualité, vous pouvez écrire une lettre pour montrer votre grief. Les gens écrivent principalement des lettres de réclamation parce qu’ils veulent que les fournisseurs sachent que la mauvaise qualité a été identifiée et qu’elle n’est pas acceptable à tout prix.
Quel est le but?
Certains vendeurs essaient de jouer un tour à leurs clients et essaient de vendre des produits qui ne sont pas de bonne qualité. Lorsqu’ils reçoivent la lettre d’opposition, il devient clair que vous pouvez identifier et faire la distinction entre deux mêmes produits avec la différence de qualité. De plus, le vendeur apprend également que l’envoi de produits de mauvaise qualité ne fonctionnera jamais car il devra de toute façon les remplacer.
Quels composants doivent être inclus ?
Il est essentiel de rédiger une lettre de grief avec le bon type de contenu et de qualité. Lisez les points importants ci-dessous :
Discutez de la qualité :
Le mot « mauvaise qualité » est subjectif et vous ne pourrez peut-être pas expliquer ce que vous essayez d’impliquer lorsque vous faites référence à la mauvaise qualité de la marchandise que vous avez reçue. Indiquez clairement ce que vous n’avez pas aimé dans les produits et ce qui vous a fait décider que le véritable problème est la qualité.
Pour insister davantage sur votre point, dites au lecteur que la marchandise a été testée et inspectée par l’équipe d’assurance qualité. Cela ajoutera plus de poids à votre demande.
Dis moi ce que tu veux:
Mentionnez dans la lettre que vous souhaitez que les produits soient retournés afin que le lecteur puisse les remplacer par des articles nouveaux et meilleurs. Cela donnera un message clair au fournisseur qu’il devra remplacer les produits s’ils ne répondent pas aux normes de qualité.
Mentionnez les répercussions de la répétition :
Étant donné que vous ne souhaitez plus recevoir ce type de produits, dites au lecteur que vous avez pour politique stricte de ne plus recevoir de tels articles à l’avenir. Décrivez également ce que vous pouvez faire si la même chose se reproduit.
Exemple de lettre de réclamation :
Date:
Nom du fournisseur :
Nom de l’entreprise du fournisseur.
[Address]
Objet : Réclamation de marchandise insatisfaisante à propos [XYZ]
Cher Monsieur ABC,
Cette lettre vous est adressée pour vous plaindre de la mauvaise qualité des produits reçus par l’entreprise ces derniers temps. Les produits que vous avez livrés à l’entreprise la semaine dernière ont été minutieusement inspectés par le service d’assurance qualité. L’inspection a été effectuée par nos analystes seniors qui sont des experts et agréés.
Je voudrais mentionner ici avec regret que les produits que vous nous avez livrés n’ont pas répondu aux normes de qualité. Pour cette raison, nos agents d’assurance qualité ont rejeté les produits. Sur la base des résultats obtenus auprès du service d’assurance qualité, l’entreprise a décidé de vous retourner les produits.
De plus, nous vous demandons de nous envoyer des produits de haute qualité qui répondent facilement aux spécifications et aux exigences de notre entreprise. Nous espérons que vous remplacerez tous les articles de qualité inférieure par des articles de haute qualité, car ce sera une démonstration claire de l’honnêteté et de l’intégrité que tout le monde est censé faire preuve dans le monde des affaires.
J’espère que vous prendrez des mesures strictes contre ceux qui en sont responsables et que vous ferez honte au nom de votre entreprise. De plus, veuillez nous envoyer les produits requis comme indiqué dans une qualité souhaitable afin que nous n’ayons plus à faire face aux inconvénients. Nous attendons une réponse rapide de votre part.
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