L’audit est un processus de vérification des états financiers de l’entreprise à la fin du mandat. Ce processus montre clairement à quel point les gens d’une organisation travaillaient honnêtement. Certaines entreprises effectuent l’audit à la fin de l’exercice financier tandis que d’autres divisent leur année en deux termes, puis effectuent un audit à la fin de chaque terme.
Il y a une personne qui a la responsabilité de vérifier les documents financiers et ensuite de vérifier s’ils sont conformes ou non aux pièces justificatives fournies à l’auditeur.
Le processus d’audit permet également de savoir si une organisation progresse ou non en fonction des objectifs fixés et définis. L’audit est donc un processus important. Lorsque vous réalisez l’audit, vous le sensibilisez aux personnes travaillant dans votre entreprise. A cet effet, vous écrivez une lettre d’annonce.
Qu’est-ce que la lettre d’annonce d’audit de fin de mandat ?
Comme toute lettre d’annonce, la lettre d’annonce de fin de mandat informe toutes les personnes travaillant dans l’entreprise du processus d’audit qui est sur le point d’avoir lieu. Un employeur ne peut pas informer tout le monde de l’audit individuellement. Ainsi, une lettre d’annonce est écrite et partagée avec chaque membre du personnel de l’entreprise.
Comment rédiger une lettre d’annonce d’audit de fin de mandat ?
Il est important de savoir comment rédiger une lettre d’annonce car elle partage des détails très cruciaux avec le personnel de l’entreprise. Voici quelques conseils à suivre pour rédiger une lettre d’annonce parfaite :
Écrivez uniquement aux personnes concernées :
Tout le monde dans l’entreprise n’a pas besoin de connaître le processus d’audit qui va avoir lieu. Il y a quelques personnes dans une entreprise qui sont touchées lorsqu’une équipe d’audit vient vérifier les documents. Vous devez savoir qui va être impacté et ensuite partager cette information uniquement avec eux.
Écrivez cette lettre au bon moment :
Votre lettre d’annonce ne doit être ni trop tardive ni trop tôt. Les gens devraient disposer de suffisamment de temps pour préparer leurs documents, mais leur dire trop tôt peut leur donner le temps de falsifier leurs documents pour masquer les divergences. Vous devez être assez sage pour écrire cette lettre au bon moment.
Discutez de l’importance de l’audit :
Avant de faire une annonce, informez tout le monde de l’importance de l’audit. Faites savoir aux gens que le mandat va se terminer et, par conséquent, vous souhaitez clôturer le mandat avec la vérification des documents pour voir à quelle vitesse ou à quelle vitesse une entreprise progresse.
Discutez des dates importantes :
Mentionnez la date à laquelle le mandat est sur le point de se terminer, puis discutez de la date à laquelle l’équipe d’audit viendra pour l’audit. Mentionnez l’heure et d’autres détails qui, selon vous, devraient être partagés.
Donnez des instructions spéciales :
Dans la plupart des cas, les lettres d’annonce sont écrites parce que vous voulez que les gens agissent d’une certaine manière. Donnez des instructions aux employés quant à ce qu’ils sont censés apporter ce jour-là. Donnez une liste de tous les documents dont vous, l’équipe d’audit, aurez besoin pour le contrôle et la vérification, puis demandez à chacun de venir avec ces documents.
Suivez le modèle :
Il est très pratique pour les gens d’envoyer une lettre d’annonce à plusieurs personnes à la fois lorsqu’ils mettent la main sur un modèle officiellement utilisable. Le modèle permet à l’utilisateur d’accéder à la lettre prête à l’emploi de l’annonce qui spécifie une manière particulière dont la lettre peut être écrite.
Ceux qui suivent le modèle n’ont pas besoin de se soucier du format ou de l’orthographe. Cependant, vous devrez toujours adapter la lettre à vos besoins et pour cela, vous devriez être capable de relire la lettre de manière efficace.
Après l’édition, imprimez la lettre éditée sur le papier à en-tête de votre entreprise afin que votre lettre d’annonce ressemble à une lettre officielle, car cela permettra aux gens de croire facilement aux informations partagées dans la lettre.
