5+ modèles d’invitations de réunion GRATUITS au format MS Word

Une carte d’invitation à une réunion d’affaires est simplement un morceau de papier en papier cartonné dur qui est envoyé aux responsables de l’entreprise ou à des collègues pour les informer des détails de la réunion. Comme son nom l’indique, les cartes d’invitation sont utilisées pour inviter des personnes et celle-ci n’est pas différente, comme toute autre carte d’invitation, elle est utilisée pour inviter des personnes à une réunion. D’autre part, alors que la plupart des entreprises préfèrent envoyer ces cartes sous forme papier, elles peuvent également être envoyées numériquement par e-mail.

La plupart des entreprises distantes utilisent des cartes d’invitation numériques pour leurs réunions. L’envoi d’invitations peut aider les participants à se préparer pour la réunion et à réserver du temps pour la réunion en reprogrammant tout autre événement qu’ils pourraient avoir ce jour et cette heure particuliers. Cela les aide également à la préparation – toutes les questions qu’ils peuvent avoir, les préparatifs de voyage, les arrangements vestimentaires ou toute autre exigence de la réunion. Comme les cartes contiennent toutes les informations importantes sur la réunion.

Avant d’écrire des cartes d’invitation pour des réunions d’affaires, il faut considérer les 5W de tout événement qui sont qui, quoi, quand, où et pourquoi. Ces 5W sont importants car toutes les informations écrites sur les cartes d’invitation concernent la réponse à ces 5W. Il comprend généralement les détails suivants.

• Le nom de l’entreprise et le département ou la division de l’entreprise ou il peut aussi s’agir du responsable qui invite donc le nom du responsable
• L’ordre du jour de la réunion – de quoi s’agit-il, inclure le procès-verbal de la réunion et le calendrier approprié
• La date et l’heure de la réunion
• Le lieu de la réunion
• Le but de la réunion – comprend des détails sur les avantages et les expériences que les gens obtiendront en assistant à la réunion. Informations sur les conférenciers invités notables, les ateliers, les exercices d’évaluation et les rafraîchissements
• Incentives et offres spéciales
• Il contient également des informations sur le code vestimentaire
• Demande de RSVP
• Les noms des participants si nécessaire ou s’il s’agit d’une réunion soudée
• Signature et image de marque de l’entreprise – la carte doit se terminer par la signature officielle de l’hôte et le logo de l’entreprise

• Restez simple, clair et bref
• Gardez un ton invitant mais officiel
• Partager un conseil sur l’accès facile à la réunion
• Passez en revue vos invitations et assurez-vous qu’il ne manque pas d’informations importantes
• Fournir des informations exactes
• Assurez-vous d’envoyer les invitations bien avant l’heure afin que les participants aient suffisamment de temps pour confirmer leur présence.
• Suivi du RSVP
• N’oubliez pas l’image de marque de l’entreprise sur la carte
• Demandez aux participants d’être ponctuels pour éviter les pertes de temps
• Mentionnez l’heure exacte des pauses et des rafraîchissements

• L’équipe se réunit
• Rencontre 1 à 1
• Le suivi des clients se réunit
• Réunion de présentation
• Réunion du conseil d’administration
• Réunion annuelle
• Séminaires d’entreprise
• Déjeuners officiels
• Cérémonies de remise des prix
• Affaire de cravate noire