Les lettres d’autorisation d’entreprise sont couramment utilisées pour accorder la permission d’une personne à une autre pendant les absences du travail en raison de vacances, de voyages ou de maladie et dans les situations où le superviseur doit s’absenter pendant projets spéciaux. Des lettres d’autorisation sont également délivrées lorsqu’une personne ne peut pas assister à une réunion, rencontrer une banque, etc., et doit compter sur une autre partie pour mener une activité en son nom. Les exemples incluent la signature de documents immobiliers, la récupération de passeports ou d’actes de naissance et le pouvoir de remplissage de responsabilités de l’avocat.
Cet article décrira ce qu’est une lettre d’autorisation commerciale, comment elle est utilisée et fournira plusieurs modèles. Les modèles sont utilisés pour assurer la cohérence et l’exactitude dans un environnement commercial et s’assurer que tous les détails appropriés sont inclus pour éviter toute confusion.
Qu’est-ce qu’une lettre d’autorisation commerciale ?
Une lettre d’autorisation commerciale est préparée par une personne qui autorise une deuxième personne à entreprendre une action en son nom. Il peut être spécifique à un activité ponctuelle, couvrir une période de temps ou une série d’actions. Des limites au niveau d’autorisation peuvent être incluses, c’est-à-dire l’achat de biens ou de services dépassant un montant en dollars spécifié.
L’utilisation de modèles préétablis garantit que toutes les informations approuvées sont incluses, rendant la lettre officielle et acceptée par les personnes, les groupes et les organisations qui l’examinent.
Si la lettre d’autorisation commerciale est invalide en raison d’informations manquantes, la lettre doit être corrigée et signée à nouveau par la personne accordant l’autorisation avant de pouvoir être présentée comme un document officiel.
Objet d’une lettre d’autorisation commerciale
Il existe une variété de situations et de raisons pour lesquelles vous voudriez utiliser une lettre d’autorisation commerciale. Il existe des situations générales communes à de nombreuses entreprises et des situations uniques qui s’appliquent à un sous-ensemble d’entreprises. Voici des exemples typiques de cas où une lettre peut être requise :
- Les gestionnaires et les cadres qui sont absents du bureau, par exemple, en voyage d’affaires ou en vacances, ne sont pas disponibles pour signer et approuver divers documents associés aux activités commerciales. Ils délèguent souvent ces activités pendant leur absence et approuvent une lettre d’autorisation commerciale identifiant l’un de leurs subordonnés directs pour signer et approuver les documents en leur nom.
- Une lettre d’autorisation peut être fournie à la banque, autorisant un conjoint, un ami ou d’autres membres de la famille à signer des documents au nom d’une personne qui ne peut pas être présente à la banque pour diverses raisons.
- Les transactions commerciales dans différentes villes peuvent nécessiter l’attribution d’un pouvoir via une lettre d’autorisation commerciale pour donner le pouvoir à un avocat, par exemple, de signer au nom de son client.
- La délégation de pouvoir d’un superviseur à un employé pour effectuer une activité en son nom peut être gérée via une lettre d’autorisation commerciale. L’achat de marchandises, la réception de marchandises, la signature de chèques et de nombreuses autres situations similaires nécessitent ces lettres.
Note: Une lettre d’autorisation commerciale transfère l’autorité et la responsabilité à une autre partie. Il s’agit d’un document important et ne doit pas être utilisé à la légère par l’une ou l’autre des parties.
Comment rédiger une lettre d’autorisation commerciale ?
Il est important de rédiger correctement une lettre d’autorisation commerciale et d’inclure toutes les informations requises nécessaires par diverses organisations pour honorer l’autorisation. L’utilisation de modèles pour votre entreprise garantit que tout le monde suit un format similaire et inclut tous les détails nécessaires. Les entreprises peuvent avoir plusieurs modèles qui sont utilisés dans une variété de situations spécifiques à votre entreprise et à vos besoins.
Voici les étapes à suivre pour préparer une lettre ou un modèle d’autorisation commerciale :
- Utilisez toujours du papier à lettres préimprimé avec le nom, l’adresse et d’autres détails spécifiques à votre entreprise. Votre modèle doit toujours refléter le nom et l’adresse de votre entreprise en haut de la page si vous imprimez sur du papier vierge ou dans un fichier PDF pour un envoi électronique.
- Placez votre nom, titre et adresse en haut à gauche. Utilisez l’adresse de votre entreprise pour l’adresse qui indique l’emplacement de votre bureau. Ensuite, ajoutez la date de la lettre en utilisant le format standard des dates adopté par votre entreprise, par exemple jj/mm/aa.
- Ajoutez l’adresse du destinataire après la date avec son nom complet, son adresse et son code postal
- Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser « À qui de droit ».
- Ajoutez la salutation et suivez une approche commerciale formelle, par exemple, M., Mme, Mme, et leur nom s’il est connu
- Le corps de la lettre doit être court et concis. Évitez d’ajouter des détails que le lecteur pourrait trouver déroutants et capturez les détails suivants :
- un. Inclure des détails sur la personne agissant en votre nom, par exemple, nom complet, adresse et numéro de téléphone
- b. Inclure le numéro d’identification de l’entreprise si disponible
- c. Décrivez ce qu’ils sont autorisés à faire et/ou toute limitation. Être précis.
- ré. Inclure les dates de début et de fin de l’autorisation
- e. Le cas échéant, décrivez pourquoi vous prenez cette mesure de délégation de votre autorité à cette personne
- Inclure une déclaration de clôture, remercier le destinataire
- Ajoutez une conclusion formelle, par exemple, Sincèrement
- Ajoutez votre signature
- Ajoutez votre nom complet
Il existe de nombreux types de lettres d’autorisation. Quelques exemples incluent l’autorisation de :
- Agir au nom de – général
- Lettres bancaires
- Autorisation de la carte de crédit de l’hôtel
- Médical
- Collecte de salaire
- Dépôt direct
- Vérification des antécédents
- Rapport de crédit
- Libération des dossiers médicaux
- Lettres de réclamation
- Opération de compte bancaire
- Traitement de documents
- Transférer la propriété du véhicule
- Enfant voyageant seul
- Procuration
- Réclamer un acte de naissance
- Collection de chéquier
Modèle de lettre d’autorisation commerciale
Une lettre d’autorisation courante est celle dans laquelle un responsable autorise un subordonné à agir en son nom pendant que le responsable est en voyage d’affaires ou en vacances.
[Corporate Letter Head]
[Your name]
[Your corporate address including zip code]
[Your phone number & Email]
[Date]
[Recipients Name]
[Recipients corporate address and zip code]
[Recipients phone and email]
Lettre d’autorisation d’agir au nom de [Senders Name]
Cette lettre autorise [Recipients Name] agir en mon nom, [Senders Name], pour gérer tous les aspects de mes fonctions immobilières pendant mon absence. La portée de cette lettre d’autorisation comprend toutes les transactions commerciales normales concernant [describe business transactions – e.g., real estate transactions, documents, and client issues].
L’autorisation d’agir en mon nom prend effet le [dd/mm/yy] et se termine le [dd/mm/yy]. N’hésitez pas à me contacter pour toute question que vous pourriez avoir à [Your phone number].
Sincèrement,
[Senders Name]
[Printed Senders Name]
Exemple de lettre d’autorisation d’agir en son nom
Une lettre d’autorisation courante est celle dans laquelle un responsable autorise un subordonné à agir en son nom pendant que le responsable est en voyage d’affaires ou en vacances.
[Corporate Letter Head]
[Supervisors name]
[Supervisors corporate address including zip code]
[Supervisors phone number & Email]
[Date]
[Managers Name]
[Managers corporate address and zip code]
[Managers phone and email]
Lettre d’autorisation d’agir au nom de [Supervisors Name]
Cher [Recipients Name]cette lettre autorise [Managers Name] agir en mon nom, [Supervisors Name] gérer tous les aspects de mon département pendant que je suis absent du poste de [Department Name, title]. Le champ d’application de cette lettre d’autorisation comprend toutes les relations commerciales normales concernant le service.
L’autorisation d’agir en mon nom prend effet le [dd/mm/yy] et se termine le [dd/mm/yy] pendant que je suis absent [Vacation, Attending Meetings, Conferences, etc.]. N’hésitez pas à me contacter pour toute question que vous pourriez avoir à [Supervisor’s phone number].
Sincèrement,
[Supervisors Name]
[Printed Supervisors Name]
Exemple de lettre d’autorisation pour un permis d’entreprise
[Corporate Letter Head]
[Your name]
[Your corporate address including zip code]
[Your phone number & Email]
[Date]
[Recipients Name]
[Recipients corporate address and zip code]
[Recipients phone and email]
Lettre d’autorisation de délivrance d’une autorisation d’établissement au nom de [Senders Name]
Cher [Recipients Name]cette lettre autorise [Recipients Name] agir en mon nom, [Senders Name], de délivrer des autorisations d’établissement en mon nom pendant mon absence. Le champ d’application de cette lettre d’autorisation comprend tout permis d’exploitation normal en ce qui concerne [describe business permit transactions – e.g., real estate transactions, documents, and client issues].
L’autorisation d’agir en mon nom prend effet le [dd/mm/yy] et se termine le [dd/mm/yy]. N’hésitez pas à me contacter pour toute question que vous pourriez avoir à [Your phone number].
Sincèrement,
[Senders Name]
[Printed Senders Name]
Les lettres d’autorisation commerciales sont utilisées dans de nombreuses situations différentes pour transmettre ou déléguer l’autorité d’une personne à une autre. Ils sont souvent utilisés pour déléguer des responsabilités lorsqu’un superviseur est absent en vacances, pour assister à des réunions, à des projets spéciaux ou en congé de maladie.
L’autorisation peut être pour une activité spécifique ou couvrir une période de temps. Il est important d’identifier l’étendue des pouvoirs délégués et la période couverte.
Préciser clairement la portée de manière concise, ainsi que le nom de la personne qui reçoit l’autorité, évite les malentendus et les retards. La signature de documents immobiliers, par exemple, pourrait retarder la réalisation de la vente si la délégation d’autorisation commerciale est imprécise ou inexacte.
De nombreuses entreprises développeront plusieurs modèles couvrant différents types d’autorisation et de délégation. Ces modèles présentent un aspect professionnel et garantissent l’exactitude et la capture des détails pour éviter les erreurs, les malentendus et les retards.