Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion et à quoi sert-il ?
Personne n’aime aller aux réunions sans savoir de quoi il s’agit, donc, nous le devons tous à la personne qui a eu l’idée d’un ordre du jour de réunion pour rendre notre vie de travail facile et bien un peu organisée. Même si nous détestons tous les réunions, aller à une réunion bien préparée aide toujours. Un ordre du jour de réunion est simplement un document qui décrit la liste des sujets, des objectifs ou des activités qui doivent être discutés lors d’une réunion.
Il est partagé avec les participants aux réunions pour s’assurer que personne n’est abasourdi et que tout le monde est prêt à discuter et à apporter sa contribution à la réunion. C’est un outil très utile utilisé par le monde des affaires pour aider à planifier et à préparer les réunions. Son but est de;
- Planifiez la réunion pour garder les choses sur la bonne voie
- Décrivez les objectifs de la réunion
- Décrire les rôles et les attentes, et suivre le succès
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#1 – Ordre du jour de la réunion du projet
#2 – Ordre du jour de la réunion d’affaires
#3
#4
#5
Quels sont ses types ?
En gros, il est de deux types, l’un est un simple ordre du jour de réunion et l’autre est formel.
- Le plus simple est informel, court et sous forme de puces – utilisé pour les petites réunions informelles et pour les réunions plus fréquemment organisées telles que les réunions hebdomadaires, les réunions du personnel, les réunions d’équipe, etc.
- Le formel est traditionnel, long et détaillé. Sa structure est stricte, c’est pourquoi il se produit de temps en temps. Il comprend une description des rapports financiers, de la croissance de l’entreprise, des annonces clés, des motions, etc. Il est utilisé pour les réunions formelles telles que les réunions du conseil d’administration, les réunions annuelles, les réunions de comité, etc.
Que mettre à l’ordre du jour d’une réunion ?
Les éléments à inclure dans l’ordre du jour d’une réunion varient selon le type de réunion que l’on organise. Cependant, certaines informations communes qui sont presque toujours incluses dans les ordres du jour des réunions sont les suivantes.
- Date de la réunion
- Heure de début et de fin
- Localisation – adresse complète
- Sujet ou thème
- Nom de l’hôte, du facilitateur ou de l’organisateur de la réunion
- Noms des participants
- Noms des présentateurs
- Objectifs de réunion
- Nom de la personne qui rédigera le procès-verbal de la réunion
- Liste du point de l’ordre du jour, son résultat souhaité, le délai pour y parvenir, comment y parvenir et qui sera responsable de la tâche
- Principaux points d’apprentissage ou points de discussion
- Prochaines étapes
- Ressources
- Questions et réponses
Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire d’un ordre du jour de réunion ?
À faire
- Gérer et suivre le temps
- Écrire le type de réunion
- Encourager la participation des autres membres de l’équipe
- Indiquez clairement les points de rendez-vous
- Assurez-vous de décrire tous les sujets qui doivent être discutés
- Prévoyez du temps pour discuter de chaque sujet
- Faites en sorte que le document soit court et précis, de préférence sous forme de puces
- Fournir des pièces justificatives telles que des liens ou des statistiques
- Inclure les éléments d’action
- Écrire un message clé à emporter
- Temps pour la session Q & A
A ne pas faire
- Ne pas détourner le sujet de l’ordre du jour
- Évitez d’écrire de longues discussions sur le sujet
- N’écrivez pas de vagues discussions sur le sujet
- Évitez d’ajouter trop de détails sur le sujet dans le document
Tutoriel vidéo utile
Regardez ce tutoriel vidéo ci-dessous pour voir Comment concevoir un modèle de rapport de dépenses d’entreprise court d’une page dans Microsoft Word
