6 façons d’éviter d’écrire « J’espère que cet e-mail vous trouvera bien » – encore une fois

Combien de fois avez-vous ouvert un brouillon d’e-mail et commencé à taper sans réfléchir : « J’espère que cet e-mail vous trouvera bien » ? Dans les moments où j’ai du mal à penser à un ligne d’ouverture, je me retrouve parfois à saisir cette vieille réserve. Bien sûr, c’est cliché, mais ça fait le travail, non ?

Eh bien, est-ce que « faire le travail » est votre objectif avec chaque e-mail ? Probablement pas. Vous voulez probablement que vos e-mails se démarquent un peu. Et s’il s’agit d’un message particulièrement important, où tu demandes quelque chose ou essayer de faire une vente, par exemple, vous ne voulez certainement pas commencer avec une ligne d’ouverture qui ennuie au mieux votre lecteur.

Alors que pouvez-vous faire à la place ? Voici quelques stratégies pour commencer vos e-mails, ainsi que quelques exemples de langage, afin que vous ayez toujours une alternative à « J’espère que cet e-mail vous trouvera bien ».

Si vous envoyez un e-mail à quelqu’un qui ne vous connaît pas ou qui ne reconnaît pas immédiatement votre nom, la première chose à laquelle il pensera lorsqu’il cliquera dessus ne sera pas, « Mon Dieu, j’espère que cet étranger espère que je vais bien! » CA sera, « Attendez, qui est-ce ? » Alors répondez à cette question pour eux immédiatement. De cette façon, ils peuvent se concentrer sur le reste de votre message sans avoir à se demander si vous vous êtes rencontrés lors de cette fête de vacances avec le bar ouvert ou si vous faites partie des 20 personnes qui ont commencé dans l’entreprise la semaine dernière.

Soyez bref (généralement une phrase ou moins suffira) et tenez-vous-en à vous présenter car cela est pertinent pour le destinataire. Par exemple:

• Je suis Karthya, la nouvelle coordinatrice des réseaux sociaux travaillant sous Alyssa.
• Je suis responsable de compte chez Magik Inc, et je me demande si vous seriez intéressé à en savoir plus sur notre nouvelle gamme de boules de cristal.
• Je m’appelle Paolo et je suis ingénieur logiciel chez Tech Co.
• Nous nous sommes rencontrés à la conférence des éditeurs vidéo de Las Vegas le mois dernier.

L’un des problèmes avec « J’espère que cet e-mail vous trouvera bien » est à quel point il est générique. Donc, si vous vous souciez de la façon dont votre lecteur va, envisagez de le rendre plus personnel, ou du moins plus spécifique. Par exemple, vous savez peut-être que votre collègue a une grande présentation à venir. S’il s’agit de quelqu’un dont vous êtes proche et que vous savez qu’il a affaire à une situation familiale, vous pourriez poser des questions à ce sujet. Sinon, vous pouvez faire référence à une expérience partagée plus commune comme les vacances, l’été, le week-end, la fin du trimestre ou une pandémie mondiale.

Par exemple:

• J’espère que vous allez bien et que vous restez en bonne santé pendant la dernière vague de COVID.
• Comment ça va avec ta mère ? J’espère que vous allez bien tous les deux.
• J’espère que vous êtes aussi prêt pour le week-end que moi !
• J’espère que vous emballez les choses avant les vacances et que vous êtes excité pour votre pause !
• J’espère que votre présentation au nouveau client se déroule bien !

Tout le monde aime être reconnu pour quelque chose qu’il a bien fait. Donc, si vous avez aimé les créations de votre collègue pour la nouvelle campagne de marketing, si vous pensez que la nouvelle recrue a fait un excellent travail pour se mettre au courant ou si vous avez vu que l’entreprise de votre client a récemment lancé un nouveau produit impressionnant, dites-le-lui ! Cela commence votre e-mail sur une note positive et montre que vous êtes personnellement engagé avec eux.

Par exemple:

• Super boulot sur la présentation de la semaine dernière ! C’est la première fois que je comprends parfaitement quelqu’un qui parle d’analyse quantitative.
• J’ai été tellement impressionné par votre travail jusqu’à présent ! Lorsque nous aurons tous les deux le temps, j’aimerais en savoir plus sur la façon dont vous avez créé ces macros Excel.
• Félicitations pour avoir remporté le prix de la meilleure publicité de 2022 !
• J’ai vu que votre livre sort bientôt. Toutes nos félicitations! J’ai hâte de le lire.

Cette stratégie est la meilleure lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu’un avec qui vous avez déjà un rapport, ou au moins un intérêt commun connu. Demandez ou mentionnez rapidement quelque chose qui intéresse le lecteur.

Par exemple:

• Avez-vous vu le match hier soir ? Quand vont-ils déjà échanger Andrews ?
• Tout d’abord, faites-moi savoir quand vous serez prêt à parler de la finale de Le célibataire avec moi.
• Comment va M. Bones ? J’ai hâte qu’on puisse le présenter à Luna.
• Avez-vous vu le nouveau rapport sur la mise à jour de l’algorithme de Google ? Voici le lien.
• Avez-vous déjà entendu le nouvel album de Beyoncé ?

Vous avez un million de choses à faire en plus d’envoyer cet e-mail, et le lecteur a probablement autant de choses à faire en plus de le lire et d’y répondre. Alors facilitez-leur la tâche en leur disant immédiatement à quel point ce message est important et/ou à quelle vitesse vous avez besoin d’une réponse. Pour cette stratégie, il est particulièrement important de penser à qui vous envoyez des e-mails et au type de relation que vous entretenez avec eux. Réfléchissez bien à votre message avant de dire à votre patron, à un client ou à un cadre de votre entreprise que quelque chose doit être sa première priorité.

Par exemple:

• Pourriez-vous jeter un œil à ce qui suit au cours des prochains jours et me dire ce que vous en pensez d’ici jeudi ?
• S’il vous plaît jeter un oeil à cela par EOD.
• Rien d’urgent, je voulais juste débriefer sur la réunion d’hier quand vous serez disponible.
• Inutile de répondre, je voulais juste vous faire savoir que Slack ne fonctionne pas pour moi.
• J’ai besoin de votre avis sur ce dès que possible.
• On part pour l’happy hour dans cinq minutes ! Rejoignez-nous près de l’ascenseur si vous voulez faire un tour.

En d’autres termes, allez droit au but de votre e-mail. Rechercher montre que les e-mails entre 50 et 125 mots sont les plus susceptibles d’obtenir une réponse. Donc, si vous voulez gagner du temps pour vous et votre lecteur et réduire la probabilité qu’il soit submergé par la longueur de votre e-mail, évitez les plaisanteries. Tant que cela ne semble pas grossier, dites simplement ce que vous avez à dire et appuyez sur envoyer.