Les personnes travaillant dans n’importe quelle organisation sont tenues de travailler avec diligence et intérêt. Même s’ils ne travaillent pas avec diligence, ils devraient au moins essayer de s’acquitter de leurs responsabilités de base. Lorsqu’ils sont négligents et que leur performance n’est pas à la hauteur, on peut leur demander d’écrire une lettre d’explication.
Dans cette lettre, un employé donne la raison pour laquelle il a été négligent. Même s’il n’a pas été négligent, il devra donner l’explication que ce que l’entreprise a vu n’est pas vrai. La lettre d’explication est bonne pour le salarié car elle lui permet de clarifier sa position. Si l’employé est coupable, cette lettre lui permettra de s’excuser de tout cœur.
Les entreprises souhaitent également recevoir cette lettre souvent parce qu’elles découvrent la raison sous-jacente de la négligence. Parfois, lorsqu’ils envoient une lettre d’explication, ils donnent un message à leurs employés qu’ils remarquent leur performance et leur comportement. Il est de la responsabilité principale d’un employé d’écrire une lettre d’explication chaque fois qu’on le lui demande.
- Reportez-vous toujours à la lettre ou à la réunion dans laquelle on vous a demandé d’écrire la lettre d’explication.
- Rédaction de la lettre d’explication ne répond pas à votre besoin d’écrire une longue lettre pleine d’histoires. Soyez bref et assurez-vous qu’il dépasse la longueur d’une page.
- Utilisez un ton professionnel pour impressionner le lecteur.
Exemple de lettre d’explication :
Objet : Lettre d’explication pour négligence
Monsieur respecté,
Avec tout le respect que je vous dois, j’écris cette lettre pour vous expliquer pourquoi j’ai été négligent dans mes fonctions ces derniers jours. Je sais que je n’étais pas à la hauteur et cela vous a beaucoup déçu. Cependant, je voudrais vous faire savoir que j’étais tellement stressé ces derniers jours en raison de la santé de mon père.
Mon père a reçu un diagnostic de cancer et j’ai dû l’admettre à l’hôpital. Il n’y a personne pour s’occuper de lui et donc, je devais être avec lui tout le temps. Pour cette raison, j’étais souvent en retard au travail. Je ne terminais pas non plus le travail que je parlais à la maison pour l’achèvement. Comme je ne faisais attention à rien, j’ai vu que ma santé déclinait également. Je pense toujours à ma mère et cela a affecté ma vie professionnelle. Je travaille dur pour mettre ma vie sur les rails et commencer à me concentrer sur l’équilibre entre mon travail et ma vie personnelle.
Je vous assure que d’ici quelques jours, vous constaterez une amélioration de mes performances au travail. Veuillez m’excuser pour la négligence dont j’ai fait preuve. Je vous assure que je ne vous décevrai jamais une fois que je serai de retour sur la bonne voie.
Exemple de lettre 2 :
Objet : Lettre d’explication pour négligence
Monsieur respecté,
J’ai reçu une lettre d’avertissement de l’entreprise dans laquelle on m’a demandé d’expliquer pourquoi je suis resté négligent envers mes tâches de bureau. Par conséquent, j’écris cette lettre d’explication en réponse à cette lettre d’avertissement.
Je suis conscient de mes mauvaises performances sur le lieu de travail et je sais également que l’entreprise n’acceptera jamais de négligence dans les tâches professionnelles. Cependant, j’avais une vraie raison d’être hors piste.
Je traverse une période difficile dans ma vie personnelle et tout est foiré. Je sais que je dois équilibrer ma vie personnelle et professionnelle. J’essaie actuellement de traverser cette période difficile. En raison de la maladie de ma femme, ma routine de vie a changé et a été endommagée dans une certaine mesure. Maintenant, ma femme est sur le chemin de la guérison et je pense qu’elle ira mieux dans quelques jours.
Je vous assure que cela ne se reproduira plus. Veuillez m’excuser cette fois.
