Qu’est-ce qu’une lettre de remboursement de frais d’employé?
Il s’agit d’une lettre officielle qu’une personne travaillant dans une entreprise particulière écrit à son employé et demande le paiement de l’argent qu’il a payé de sa poche.
Quand écrire ?
Il existe certaines situations spécifiques dans lesquelles l’employé a le droit de recevoir le paiement en retour. Par exemple, chaque fois qu’un travailleur paie de l’argent pour atteindre certains objectifs liés à l’entreprise, il peut demander un remboursement. Les objectifs de l’entreprise qui sont atteints en effectuant des paiements doivent être significatifs.
Il est important de noter que le but pour lequel les dépenses ont été faites est très important. Si un employé ne parvient pas à prouver qu’il a une raison logique derrière ce paiement, il ne pourra pas recevoir le remboursement
La plupart du temps, les dépenses dont le remboursement est demandé sont liées aux déplacements. Cependant, ce n’est pas toujours le cas. Parfois, les gens doivent écrire cette lettre lorsqu’ils paient pour tout travail de bureau qui nécessite de l’argent à payer de toute urgence.
Ecrire la lettre :
Les personnes qui sont obligées d’écrire une lettre doivent garder à l’esprit de nombreux facteurs. Certains d’entre eux sont:
La politique de l’entreprise :
Chaque entreprise a une politique différente concernant le remboursement des frais engagés par l’employé. Certaines entreprises permettent à l’employé de payer d’abord, puis de demander une compensation. Alors que certains ne les autorisent pas et exigent que le travailleur fasse une demande formelle de paiement au lieu de payer de sa poche.
Suivez la bonne procédure :
Les entreprises qui souhaitent que les travailleurs demandent un remboursement après avoir engagé le coût demandent souvent à leurs employés de fournir un journal des détails. Dans ce journal, l’employé tient un registre de chaque dépense. Cela l’aidera à rester précis lorsque le moment de la demande d’indemnisation arrivera.
De cette façon, le responsable de la rémunération obtient également des preuves vérifiables pour s’assurer que tout ce que l’employé prétend est vrai
Tous les faits doivent être vérifiables :
Il a été dit plus tôt que l’employé doit prouver que tout ce qu’il prétend est vrai et basé sur des informations factuelles. Par conséquent, il ne devrait pas réclamer d’argent pour quelque chose qu’il ne pourra pas prouver par la suite.
Certains travailleurs mentent également lorsqu’il s’agit de réclamer de l’argent. Ils le font parce qu’ils veulent obtenir plus que ce qu’ils ont dépensé. Cela semble être très attrayant. Cependant, il n’est pas facile d’être malhonnête et de s’en tirer ensuite. L’employé trouve souvent des divergences dans les informations et ensuite, l’employé perd sa crédibilité. Même si l’employé dit la vérité mais qu’il ne peut pas le prouver, sa lettre n’aura aucune valeur.
L’employé doit décrire les dépenses :
Cette partie de la lettre indique au lecteur où l’employé a passé et si cette zone était sous lui. Par exemple, l’employé travaillant dans le service informatique ne peut pas réclamer l’argent qu’il a dépensé en voyage pour acheter des produits à l’entrepôt alors que ce n’était pas son travail en premier lieu.
Modèle de lettre :
Objet : Remboursement des frais de [X]
Monsieur respecté,
J’écris cette lettre pour vous signaler que je suis (mentionnez votre nom), travaillant dans le service informatique de l’entreprise.
Cette lettre vous est adressée contre le numéro de réclamation 1XY4 pour les dépenses d’achat d’accessoires informatiques pour régler tous les systèmes informatiques fonctionnant dans les bureaux. Le montant que l’entreprise est tenue de rembourser est de (mentionner le montant). La date à laquelle les dépenses ont été effectuées était le 14 mars 20XX.
Concernant les dépenses susmentionnées, je vous demande par la présente de rembourser le montant que je réclame. Je joins les reçus de toutes les dépenses. Je voudrais que vous créditiez toutes les procédures au compte dont les détails sont donnés ci-dessous :
Numéro de compte: __________________
Nom de banque: __________________
Titulaire de compte: __________________
Te remercie.
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