Le processus de remboursement a souvent lieu dans l’entreprise chaque fois qu’un employé paie pour quelque chose que l’entreprise dans laquelle il travaille est censée payer.
Lorsque l’employé utilise le taxi pour se rendre quelque part pour le travail que l’entreprise lui a confié, il sait que l’entreprise doit le payer pour cela. C’est aussi la règle de presque toutes les organisations d’indemniser les travailleurs qui paient au nom de l’entreprise. L’employé doit s’assurer qu’il écrit aux RH dès qu’il paie le taxi et ne doit pas attendre plusieurs jours et passer.
Pourquoi écrire l’e-mail d’indemnisation ?
Aucun travailleur d’une entreprise n’est censé payer l’entreprise de sa poche. Les employés ont un salaire limité et ils ne devraient pas payer pour le travail qu’ils font parce qu’on leur a ordonné de le faire. Habituellement, l’entreprise s’engage à rembourser les frais de transport et demande à l’employé de fournir les détails de l’utilisation du service de transport afin que le montant exact puisse être remboursé.
Que doit contenir l’e-mail de remboursement de taxi ?
Contrairement à une lettre, l’e-mail n’a pas de format strict à suivre. L’employé n’a qu’à se concentrer sur le contenu de l’e-mail. Par conséquent, assurez-vous d’inclure les éléments suivants dans la lettre :
L’objet du mail :
L’objet est l’une des parties les plus importantes de l’e-mail envoyé aux RH. Avant de rédiger le courrier électronique, vous devez ajouter le sujet au courrier électronique. L’objet permet au lecteur de comprendre de quoi parle l’e-mail. Si le sujet a quelque chose de significatif, le destinataire de l’e-mail ne l’ignorera jamais. Lorsque vous faites une demande d’indemnisation pour frais de taxi, mentionnez-le dans l’objet.
Présentation du salarié :
La première information que les RH devraient pouvoir obtenir de cet e-mail est la présentation du travailleur. Bien que les RH reçoivent également l’adresse e-mail de la personne, il ne peut pas juger qui a envoyé l’e-mail. L’employé doit indiquer son nom, sa désignation dans l’entreprise, le service dans lequel il travaille et quelques autres détails pertinents dans l’e-mail.
Donnez une description des frais de taxi :
Il s’agit d’un message formel qui est censé être envoyé aux RH. Par conséquent, sans perdre de temps, l’employé doit en venir au point principal de la lettre. Mentionnez la date à laquelle vous avez loué le taxi, le site que vous avez visité via le taxi, le montant total qui vous a été facturé par le chauffeur, et bien plus encore. Tous ces détails permettront aux RH de déterminer que vous avez fourni des détails exacts.
Pour rendre les choses plus évidentes, n’oubliez pas d’inclure la copie du reçu reçu lors du paiement du trajet en taxi. Vous pouvez le joindre à l’e-mail et en informer le lecteur dans le corps de l’e-mail.
Lisez l’exemple ci-dessous et essayez de comprendre comment demander un remboursement.
Exemple d’e-mail de remboursement de taxi aux RH :
Pour:
Adresse e-mail du RH :
À partir de:
Adresse e-mail de l’employé :
Objet : demande de remboursement des frais de taxi
Date:
Respecter les RH :
Je m’appelle M. Johnson et je travaille en tant que directeur de succursale au sein du service des ventes de votre entreprise. On m’a demandé de visiter le (mentionner le site) sur l’ordre émis par la société. La visite de ce site a été effectuée le 14e Novembre 20XX. Pour atteindre le site, j’ai loué un taxi et payé 150$.
Selon la politique de l’entreprise, je devrais être remboursé pour les visites que j’effectue sur différents chantiers pour un travail professionnel. Par conséquent, je voudrais vous demander de bien vouloir me dédommager du montant de 150 $ pour le trajet en taxi que j’ai payé de ma propre poche. Je joins une copie du reçu et du billet que j’ai reçu du chauffeur de taxi. J’attends avec impatience une réponse aimable de votre part.
Salutations,
Nom de l’employé,
Désignation du salarié dans l’entreprise
Signatures de l’employé
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