Presque tout le monde aime une fête. Le rassemblement des amis et de la famille pour célébrer un événement peut être une expérience joyeuse pour les invités. Cependant, cela peut être un peu stressant pour la personne qui planifie l’événement. Qu’il s’agisse d’une fête pour ceux qui vous sont chers ou que vous soyez un organisateur de fête professionnel, votre outil le plus utile est une liste de contrôle de planification de fête. La création d’une liste de contrôle de planification de fête vous aidera à rester organisé et à suivre toute l’étape de planification afin de ne rien manquer. Cela peut vraiment aider au bon déroulement d’une fête et vous permettre, en tant qu’organisateur, de profiter également de l’événement.
Qu’est-ce qu’une liste de contrôle de planification de fête ?
Une liste de contrôle pour la planification d’une fête est un document qui décrit la fête chronologie des événements. Il décompose les tâches en sections plus petites faciles à gérer. Il comprendra généralement des éléments clés, notamment la date de la fête, le lieu, le type de fête que vous organisez, le but de la fête (pour célébrer une remise de diplôme, par exemple), et votre budget.
Que devrait être sur une liste de contrôle de planification de fête ?
Prenons une fête d’anniversaire comme exemple pour notre liste de contrôle de planification de fête. Commencez par les éléments dont vous aurez besoin pour la fête :
- Invitations
- Un gateau
- Bougies
- Plus léger
- Décorations, comme des banderoles et des ballons
- Nourriture, comme les collations
- Boissons
- De la glace et une glacière
- Fournitures, y compris assiettes, tasses, couverts
- Tables et chaises
- Une tente, s’il s’agit d’un événement extérieur
- Cotillons/sacs cadeaux
- Divertissements, tels que châteaux gonflables, karaoké, films
- Des panneaux ou des bannières pour indiquer où se déroule la fête
Les articles que vous choisirez d’acheter et de louer dépendront du type de fête, de l’âge des invités et s’il s’agit d’un événement intérieur ou extérieur.
La liste de contrôle ultime pour la planification d’une fête
Vous devriez commencer la planification de votre fête au moins un mois avant la date de l’événement. Une fois que vous avez choisi une date, assurez-vous d’avoir une ou deux autres dates au cas où les choses ne se dérouleraient pas comme prévu. Par exemple, si vous utilisez un lieu et qu’il n’est pas disponible pour la date initiale, vous pouvez choisir une date de secours dont vous savez qu’elle fonctionnera pour les invités les plus importants. Un mois avant l’événement :
- Choisissez vos dates
- Choisissez le thème de la fête
- Préparez votre liste d’invités. Gardez à l’esprit que c’est généralement entre 70% et 80% des personnes inscrites sur la liste des invités qui seront présentes.
- Déterminez quel sera votre budget
- Choisissez le lieu si vous n’organisez pas la fête chez vous – cela sera déterminé par le nombre d’invités présents et si vous avez besoin d’aide pour organiser des activités. Vous pouvez engager un hôte qui se chargera de ces petits détails afin que vous puissiez également profiter de la fête.
- Décidez quel type de divertissement vous voulez avoir à la fête et réservez-le
- Engagez un traiteur ou organisez la cuisine à la maison pour la fête. Vous devrez vous assurer que vous tenez compte des besoins de chacun, tels que les exigences alimentaires, les allergies, etc. Un menu simple mais diversifié fonctionne bien. Décidez également si la nourriture sera une collation de fête ou un repas complet. Demandez-vous si vous voulez à la fois des boissons alcoolisées et non alcoolisées.
- Remplissez et envoyez vos invitations. Assurez-vous d’informer les invités de la date, de l’heure, du thème et de tout autre détail pertinent. Vous pouvez également envoyer des invitations via les réseaux sociaux.
- Contactez les autres pour demander de l’aide
Trois à deux semaines avant la fête
À ce stade, vous planifiez les détails de la fête. Cela signifie faire des recherches pour trouver des idées de décoration pour votre thème. Vous voudrez également créer un aperçu des activités de la fête afin de pouvoir déterminer comment l’événement devrait se dérouler.
- Il est maintenant temps de commencer à passer des commandes pour les choses les plus importantes, telles que le gâteau, les cadeaux, les décorations et le plan de repas/menu.
- Si nécessaire, créez un plan de salle. Vous pouvez avoir un espace séparé pour les enfants et un espace pour les adultes, par exemple.
- Si vous faites des décorations de bricolage, c’est le meilleur moment pour vous y mettre. Assurez-vous d’avoir un plan de secours au cas où les décorations ne se dérouleraient pas comme prévu.
La semaine précédant la fête
C’est la semaine pour vos détails de dernière minute et la révision de votre liste pour vous assurer que tout est comme il se doit.
- Faites un suivi auprès de vos invités qui n’ont pas encore répondu
- Terminez n’importe quelle décoration de bricolage
- Créer une liste de lecture pour la fête
- Assurez-vous de confirmer qu’il n’y a aucun problème avec les livraisons et les ramassages
- Si vous avez votre fête à la maison, assurez-vous d’en informer les voisins afin que vous puissiez répondre à toute préoccupation ou demande qu’ils pourraient avoir.
La veille de la fête
Le grand jour est bientôt là :
- Procurez-vous des fleurs et des locations si vous en avez faites, comme des locations de tables et de chaises si elles ne sont pas déposées.
- Achetez tous les articles de dernière minute
- Assurez-vous que vos caméras sont chargées
- Passez en revue votre liste de contrôle de fête et votre programme d’activités une fois de plus, et assurez-vous de régler tous les détails.
Le grand jour
Quelques heures avant le début de la fête :
- Contactez les invités sur les réseaux sociaux pour toucher la base et susciter l’enthousiasme pour l’événement prévu.
- Décorer! Installez vos tables et vos chaises, obtenez l’éclairage comme vous le souhaitez, placez ces arrangements de table et accrochez les banderoles. Si vous utilisez des ballons, laissez-les jusqu’à 2 heures avant la fête.
- Préparez votre musique
- Préparez-vous si vous ne l’avez pas encore fait et préparez-vous à commencer à accueillir vos invités
Pendant la fête, assurez-vous d’aider les gens à se connecter les uns aux autres, à faire des présentations et à vous assurer que tout le monde s’amuse.
Après l’événement
Votre liste de contrôle de planification de fête ne se termine pas le jour de la fête ! Il y a généralement des choses dont vous devrez vous souvenir après la fête, telles que :
- Nettoyage – assurez-vous que tout l’équipement a été rendu, que les décorations ont été retirées et que vous laissez le lieu comme il se doit
- Envoyez des cartes de remerciement aux invités, aux aides et au lieu si vous en avez utilisé un
- Parcourez les photos que vous avez prises pendant la fête pour les partager avec les invités
Conseils pour planifier une fête sans stress
En plus de créer une liste de contrôle de planification de fête, il y a d’autres choses que vous pouvez faire pour vous assurer que votre planification de fête est aussi simple que possible :
- Gardez votre liste d’invités simple – invitez les personnes les plus proches ou celles avec lesquelles vous souhaitez renouer le contact. Plus vous invitez de personnes, plus cela peut devenir compliqué, et vous perdrez alors la possibilité de vous connecter avec tout le monde à votre fête.
- Assurez-vous de commencer à planifier tôt – la règle d’or est de commencer à planifier 4 à 6 semaines avant le grand jour s’il s’agit d’un événement plus formel. Pour les fêtes moins formelles, 2 à 3 semaines suffiront.
- Créez votre budget de fête et respectez-le – il peut être trop facile de commencer à faire des folies pour la fête, mais vous ne voulez pas finir par vous ruiner. Fixez des limites sur les divertissements, les boissons, la nourriture et les éléments essentiels de la fête.
- N’essayez pas de faire cavalier seul – que vous embauchiez quelqu’un pour nettoyer la maison ou que vous demandiez à votre famille et à vos amis de vous aider à décorer, la planification de la fête se déroule beaucoup plus facilement si vous faites appel à de l’aide.
- Gardez le menu simple – la dernière chose que vous voulez faire est de passer des heures à cuisiner pour la fête. Optez pour des plats que vous pouvez facilement préparer à l’avance, ainsi que des aliments que vous pouvez facilement réchauffer. Mieux encore, commandez des plats à emporter ou faites appel à un traiteur si cela ne dépasse pas le budget.
- Gardez les boissons simples – tout comme la nourriture, vous ne voulez pas passer la nuit à mélanger une variété de boissons. Essayez d’utiliser des boissons que vous pouvez préparer dans des pichets, comme de la limonade enrichie ou de la sangria. Ayez un bon stock de vin et de bière et beaucoup de glace.
- Achetez en ligne – au lieu de faire des achats en lambeaux dans les magasins, commandez ce dont vous avez besoin en ligne et faites-le livrer directement à votre porte.
- Essayez d’en faire le plus possible à l’avance.
Erreurs courantes de planification de fête et comment les éviter
Nous voulons tous que cet événement spécial se déroule sans accroc, alors voici quelques-unes des erreurs les plus courantes qui sont commises lors de la planification d’une fête :
- Ne pas planifier assez tôt / laisser les choses jusqu’à la dernière minute
- Attendre trop près de la fête pour louer le lieu – rien ne pourrait être pire que de dire à vos invités où se déroulera la fête et de découvrir ensuite que vous êtes trop tard pour obtenir le lieu à cette date précise.
- Laisser la configuration de la technologie jusqu’à la dernière minute – qu’il s’agisse de votre système d’enceintes ou d’une configuration de piste de danse, assurez-vous de vérifier que tout est en état de marche quelques jours avant la fête
- Manque de communication – assurez-vous de communiquer clairement avec vos invités avant la fête. Cela signifie leur donner à l’avance tous les détails pertinents sur la fête et s’assurer qu’ils peuvent facilement vous contacter s’ils ont des questions.
- Ne pas engager les 5 sens – dans quelle mesure votre fête stimulera-t-elle le son, le toucher, le goût, l’odorat et la vue ? Vous devez avoir un bon équilibre entre les cinq pour une fête réussie.
- Négliger la qualité des aliments – si vous utilisez un traiteur, assurez-vous de vous renseigner sur l’entreprise avant de l’embaucher. Vous voulez vous assurer que les ingrédients sont frais, bien préparés et servis en temps opportun.
- Ne pas avoir de plan B – ayez toujours un plan de secours. Pensez à toutes les façons dont les choses peuvent mal tourner. Par exemple, si vous organisez votre fête à l’extérieur, que ferez-vous si le temps se gâte ? Le plan B serait d’avoir une configuration de zone de tente ou une grande pièce où les invités peuvent entrer par mauvais temps.
Que la fête que vous planifiez soit un petit événement pour la famille et les amis, un événement formel, comme un mariage ou une fête d’affaires, il est essentiel d’avoir une liste de contrôle de planification de fête. Cela contribuera au bon déroulement des choses et réduira le risque que vous oubliiez certains éléments importants de la fête.
Planifiez bien, budgétisez et envisagez toujours des plans alternatifs en cas de problème. Commencez à planifier au moins un mois à l’avance pour vous donner le temps de trier des choses comme les lieux et le matériel de location. Une fête bien planifiée est quelque chose dont vos invités se souviendront avec émotion lorsqu’ils regarderont en arrière.