Une question non conventionnelle est la seule chose qui peut ruiner la présentation à laquelle vous vous préparez. Imaginez ceci, vous êtes au milieu d’une conversation et quelqu’un du public lance une requête comme une balle perdue. Maintenant, vous cherchez des réponses et votre crédibilité est au maximum.
Les questions jouent un rôle important dans l’amélioration de l’efficacité globale d’une présentation car elles vous permettent d’évaluer la compréhension du public du contenu que vous avez présenté et de vous engager avec lui à un niveau plus profond. Vous ne voulez pas esquiver les requêtes. Il est essentiel d’inclure une session de questions-réponses bien structurée dans votre présentation.
Cet article explore comment modérer efficacement les sessions de questions et réponses et comment vous pouvez vous y préparer.
Pourquoi la séance de questions-réponses est-elle importante ?
Alors, pourquoi est-il important d’inclure une session de questions-réponses dans une présentation ?
Dale Carnegie résume l’importance des questions dans divers aspects de la vie dans son livre, Comment gagner des amis et influencer les gens. « Les questions sont la clé qui ouvre les portes des opportunités et exclut le doute et l’incertitude », a-t-il déclaré.
Examinons la citation ci-dessus à travers l’objectif d’un présentateur et décomposons les avantages qui peuvent découler d’une session de questions-réponses stressante.
Il apporte des éclaircissements. Au cours d’une session de questions-réponses, les participants peuvent demander des éclaircissements sur des points obscurs ou des malentendus. Cela permet aux présentateurs de répondre à toute idée fausse en fournissant des informations ou un contexte supplémentaires.
Il vous permet de surmonter les objections. Votre auditoire peut avoir des inquiétudes ou des doutes au sujet de vos arguments. Utilisez la session de questions-réponses pour écouter les préoccupations de votre public et y répondre directement. Vous pouvez établir la confiance et gagner certains publics.
Cela démontre votre savoir-faire. Une session de questions-réponses bien gérée peut mettre en valeur votre expertise et vos connaissances sur le sujet. En fournissant des réponses précises et réfléchies aux questions, vous pouvez vous établir comme un expert dans votre domaine, renforçant ainsi votre crédibilité et votre autorité.
Il vous offre une perspective différente. Grâce aux questions posées lors d’une session de questions-réponses, vous pouvez mieux comprendre les perspectives de votre public. Cela vous aidera à comprendre les besoins du public et à planifier les futures présentations ou stratégies commerciales.
Scénarios réels pour les sessions de questions-réponses
Présentations commerciales. Les sessions de questions-réponses sont couramment utilisées dans les présentations commerciales, telles que les argumentaires de vente et les réunions d’investisseurs. Cela vous permet de répondre aux préoccupations ou aux objections des prospects non convaincus et de les aider à prendre une décision d’achat.
Formation ou Ateliers. Les sessions de questions-réponses sont souvent incluses dans les sessions de formation ou les ateliers, où les participants peuvent avoir des questions sur le matériel enseigné ou avoir besoin d’explications supplémentaires. Les séances de questions-réponses peuvent favoriser une participation active, encourager l’apprentissage et offrir aux participants des occasions de demander des éclaircissements sur des concepts ou des applications pratiques.
Missions de prise de parole en public. Les sessions de questions-réponses sont souvent incluses dans les allocutions publiques, telles que les conférences, les séminaires et les webinaires. Dans ces scénarios, la session de questions-réponses permet à l’orateur d’interagir avec le public, de répondre à ses préoccupations et de fournir des informations supplémentaires.
Réunions de la mairie. Les sessions de questions-réponses sont souvent incluses dans les réunions publiques ou les forums ouverts, où les employés ou les parties prenantes peuvent poser des questions à la direction ou à la direction. Cela permet la transparence, la communication et l’engagement avec le public, en répondant à leurs préoccupations ou à leurs commentaires.
Une session de questions et réponses (Q&R) peut être utile dans divers scénarios commerciaux, mais elle n’est pas obligatoire pour chaque présentation. Tenez compte de la nature de votre présentation (est-elle complexe ?) ainsi que des besoins et des contraintes de temps de votre auditoire.
Comment se préparer à une session de questions-réponses
Identifier les questions potentielles qui peuvent survenir
Le travail préparatoire que vous faites pour votre présentation, comme la recherche et la préparation du matériel PowerPoint, vous prépare à peu près aux questions potentielles qui pourraient survenir au cours du grand jour.
Dans la phase de planification de votre présentation, vous effectuez des recherches et rassemblez des informations pertinentes sur votre sujet. Cela comprend l’identification des points clés, des données, des statistiques et des références que vous présenterez. En supposant que vous ne sautez aucun des travaux de fond, vous êtes sur le point de répondre aux questions en toute confiance lors de la session de questions-réponses.
Bien sûr, vous devez également tenir compte du contexte de votre public. Quelles sont leurs données démographiques ou leur niveau de familiarité avec le sujet ? Cette compréhension vous aidera à anticiper leurs questions et à adapter les réponses qui correspondent à leur point de vue.
Établir des lignes directrices claires pour les questions
Il est important d’établir des règles de base sur la façon dont vous souhaitez aborder les questions afin d’assurer une présentation fluide. Au début de votre exposé, discutez du déroulement de votre présentation, y compris du moment où vous répondrez aux questions du public.
Si vous voulez qu’ils gardent leurs questions à la fin de la discussion, dites-le et prévoyez suffisamment de temps pour les questions et réponses. Vous devez également établir des directives claires sur la façon dont ils doivent poser leurs questions (par exemple, lever la main, soumettre par écrit).
Certains présentateurs préciseraient les sujets ou les domaines dont ils souhaitent discuter. Cependant, il est dangereux d’apparaître comme contrôlant ou restrictif et peut avoir un impact négatif sur la dynamique de la présentation.
Dans un argumentaire de vente, par exemple, l’objectif d’une séance de questions-réponses est d’établir un rapport et une confiance avec les prospects. Dicter les questions qu’ils peuvent poser peut ne pas s’aligner sur les principes de la vente centrée sur le client.
Encouragez les questions de pré-session
Encouragez les participants à soumettre leurs questions à l’avance par e-mail, sur une plateforme en ligne désignée ou en personne. Cela vous fournira des informations précieuses sur les besoins et les attentes spécifiques de votre public. Cela vous aidera également à répondre de manière proactive à leurs préoccupations lors de votre présentation sans attendre le segment de questions-réponses.
Recueillir des questions pendant la présentation
Les participants peuvent oublier leurs questions s’ils doivent les conserver jusqu’à la session de questions-réponses. Au lieu d’enregistrer toutes les questions pour la fin de la présentation, vous pouvez encourager activement le public à soumettre des questions pendant la présentation elle-même.
Il y a plusieurs façons de recueillir les questions tout au long de la présentation. Une approche courante consiste à utiliser une fonctionnalité de chat en direct ou de questions-réponses dans les plateformes de présentation virtuelles.
Une autre approche consiste à utiliser des systèmes de réponse du public ou des outils de sondage, tels que Mentimeter, Slido ou Poll Everywhere, permettant au public de soumettre ou de voter sur des questions existantes pendant la présentation.
Le présentateur ou le modérateur peut ensuite examiner périodiquement les questions entrantes et choisir les plus pertinentes à traiter dans les questions-réponses.
Meilleures pratiques de modération pendant les questions-réponses
Choisissez le bon moment pour ouvrir la parole aux questions
Si votre présentation est interactive et encourage la participation du public, vous pouvez faire une pause à certains moments et inviter le public à poser des questions. Cette approche peut aider à garder le public engagé et à apporter des clarifications ou des préoccupations immédiates.
D’autre part, si vous avez consacré du temps aux questions à la fin de la présentation, vous pouvez annoncer le début de la partie Q&A. UN Diapositive de questions-réponses en arrière-plan peut également aider à créer l’ambiance.
Écoutez toute la question
Lors de la modération d’un Q&A, il est important d’écouter activement toute la question. Si vous interrompez le participant avant qu’il n’ait terminé sa question, vous risquez de mal l’interpréter et de manquer des détails importants. Sauter aux conclusions ou aux hypothèses peut conduire à des réponses inexactes ou incomplètes et peut ne pas répondre entièrement à la préoccupation du participant.
La meilleure pratique consiste à accorder toute votre attention au participant qui pose la question et à faire une pause pour trouver une réponse réfléchie. Cela vous permettra également de demander des éclaircissements à des questions complexes ou ambiguës.
Gardez les réponses succinctes et sur le sujet
Lorsque vous posez une question, restez concentrée et brève. Évitez les longues explications ou les détails excessifs qui dépassent le cadre de la requête.
La technique ici consiste à structurer votre réponse de manière logique et organisée. Par exemple, vous pouvez commencer par reformuler la question, suivie de vos points clés et de quelques exemples concrets.
Ensuite, revenez au questionnaire et demandez si vous pouvez répondre à leur préoccupation.
Rediriger les questions non pertinentes ou inappropriées
Ce n’est pas nouveau de rencontrer des questions du champ gauche pendant les questions-réponses. En tant que présentateur, vous pouvez refuser de répondre à des questions non pertinentes.
Cependant, si vous pensez que la personne qui pose la question est vraiment curieuse, vous pouvez demander des éclaircissements pour mieux comprendre son point de vue. Vous pouvez dire le long des lignes de, « C’est une question intéressante. Pourriez-vous, s’il vous plaît, fournir plus de contexte ou clarifier son rapport avec notre sujet actuel ? »
Si vous trouvez toujours la question non pertinente, vous pouvez poliment refuser d’y répondre. Vous pouvez dire : « Merci pour votre question, mais elle semble sans rapport avec le sujet de notre présentation ».
Quelle que soit la façon dont vous répondez, il est important de rester professionnel et d’éviter d’être dédaigneux ou agressif.
Faire face à des participants agressifs ou hostiles pendant les questions-réponses
Parfois, un membre du public lèvera la main de manière agressive pour critiquer et attaquer votre présentation. Et souvent, vous ne pouvez pas les rejeter. N’oubliez pas que vous devez contrôler cette situation tout en restant diplomate, même s’il est tentant de repousser agressivement.
UN bon conseil du professeur de psychologie Susan Fiske est de se concentrer sur ce qu’ils disent plutôt que sur la façon dont ils le disent. Évitez d’être sur la défensive ou de réagir émotionnellement à son ton, car cela pourrait aggraver la situation.
Lorsque vous répondez à leur préoccupation, commencez à établir un terrain d’entente – mentionnez où vous êtes d’accord. Par exemple, vous pourriez dire : « J’apprécie votre point de vue sur cette question, et je suis d’accord que… »
Utilisons cela dans un scénario de maquette.
Membre du public : « Je ne pense pas que votre stratégie marketing sera efficace ; c’est trop coûteux et ne correspond pas à notre public cible.
Merci d’avoir partagé votre point de vue. J’apprécie votre contribution sur cette question et je conviens que la rentabilité et l’alignement avec notre public cible sont des considérations essentielles dans notre stratégie de marketing. La stratégie proposée est basée sur les tendances du marché et les données sur le comportement des consommateurs et a le potentiel de produire des résultats positifs. Nous apprécions votre contribution pour nous aider à optimiser notre stratégie, et je serais heureux d’en discuter plus en détail.
En reconnaissant activement et en exprimant son accord, l’orateur a fait en sorte que le public non convaincu se sente entendu tout en le rassurant sur le fait que la stratégie marketing avait été soigneusement planifiée.
Conclusion
Comme vous pouvez le voir, une session de questions-réponses (Q&A) bien structurée et efficacement modérée peut grandement améliorer l’efficacité globale d’une présentation. En vous préparant aux questions potentielles, en établissant des directives claires, en encourageant les questions de pré-session et en recueillant les questions pendant la présentation, vous pouvez être mieux équipé pour répondre aux questions du public.
Utilisez les conseils de modération que nous avons fournis dans cet article, afin que vous puissiez naviguer en toute confiance dans les sessions de questions-réponses et maintenir votre crédibilité auprès de votre public.
