Résumé exécutif : un guide pour la rédaction et la présentation – StagePFE

Résumé exécutif : un guide pour la rédaction et la présentation – StagePFE

Résumé exécutif : un guide pour la rédaction et la présentation

Les résumés exécutifs précèdent presque tous les types de documents commerciaux. Bien qu’ils soient la partie la plus courte, ils laissent souvent la plus grande impression sur le lecteur. Pourtant, de nombreux auteurs choisissent de traiter un résumé comme une réflexion après coup. (Et quelques présentateurs aussi !). Pourquoi? Parce que rédiger un résumé analytique est une tâche apparemment difficile. Mais notre mission est de prouver le contraire !

Qu’est-ce qu’un résumé exécutif ?

Un résumé analytique est une préface à un document commercial plus large tel qu’un rapport annuel, un plan d’affaires ou un livre blanc, résumant succinctement les principaux points de discussion. En effet, un résumé analytique offre un « aperçu » du contenu, afin que le lecteur puisse se forger une opinion de base sur le contenu avant de plonger dans une session de lecture approfondie.

Exemple de diapositive de résumé simple pour les présentations
Exemple de diapositive de résumé exécutif

L’Université de l’Arizona propose une définition de résumé analytique plus élaborée qui note également qu’un résumé analytique doit :

  • Rappeler l’objet du document de suivi
  • Soulignez les principaux points de discussion et les faits les plus notables
  • Transmettre tout résultat, conclusion ou recommandation notable

Bien qu’un résumé analytique ne soit qu’un avant-propos d’un rapport plus volumineux, il s’agit de l’un des éléments les plus exigeants en main-d’œuvre, car vous devez condenser de nombreuses informations dans un résumé de haut niveau. Souvent, un résumé exécutif obtient également une place importante dans la présentation de suivi, faite sur le rapport.

Exemples de résumé exécutif

Presque tous les types de documents commerciaux auront un résumé analytique. Certains sont mieux structurés et présentés que d’autres. Mais ce n’est pas seulement limité aux documents commerciaux. Les résumés exécutifs sont également utilisés dans les projets scientifiques, les articles et l’éducation. Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples de résumés exécutifs admirables que vous voudrez peut-être utiliser comme source d’inspiration pour la rédaction.

Accenture : Gaming : la prochaine super plateforme

Présentation de diapositives de synthèse dans un document d'entreprise
Source : présentation Accenture – Gaming The Next Super Platform (Cliquez ici)

Ce résumé d’un rapport de l’industrie s’ouvre sur de grandes affirmations quantifiables, communiquant clairement l’agenda principal – décrivant la taille et l’état du marché mondial du jeu. Les jeu vidéo l’industrie est un énorme marché. Les textes détachables de la barre latérale détaillent davantage la portée du document. De plus, précisez à qui ce rapport est destiné.

IBM : Rapport sur le coût d’une violation de données 2020

Rapport de synthèse Exemple de présentation PDF
Source : Capita – Rapport IBM sur le coût d’une violation de données 2021 (Cliquez ici)

IBM réalise un rapport annuel conjoint sur la cybersécurité avec le Ponemon Institute. Ils ouvrent le résumé avec un bref récapitulatif de leur mission et de leurs recherches antérieures. Ensuite, attardez-vous sur les conclusions et la méthodologie de cette année. Si vous écrivez un résumé pour une recherche originale tout aussi massive, cela vaut la peine de vous concentrer davantage sur vos techniques d’obtention de données et d’arriver aux conclusions comme l’a fait IBM.

Deloitte Digital : Explorer la valeur de l’engagement basé sur les émotions

Diapositive de conception du résumé exécutif Deloitte
Source : Deloitte Explorer la valeur de
engagement basé sur les émotions (Cliquez ici)

Deloitte a choisi un style plus narratif pour ce résumé analytique, mélangeant certains points de données et méthodologie clés avec le message principal du rapport. Ceci est un bon exemple de présentation de données structurées. D’une part, vous avez un flux de narration engageant. D’autre part, le résumé couvre tous les points de discussion importants.

Format du résumé exécutif

Comme l’illustrent les exemples de résumé analytique ci-dessus, il n’existe pas de format unique pour la rédaction d’une étude analytique. La meilleure approche dépend du type, de l’objectif et du contenu de votre rapport.

Cela étant dit, un résumé analytique doit remplir plusieurs critères mentionnés précédemment – offrir un aperçu, fournir des informations clés en un coup d’œil, présenter les résultats, les recommandations. C’est ce que la plupart des lecteurs s’attendent à voir sur la première page après tout.

La façon la plus simple d’aborder la rédaction est de rédiger un résumé préliminaire comprenant les sous-sections suivantes :

  1. Introduction générale, expliquant les principaux problèmes abordés)
  2. Principal(s) énoncé(s) du problème
  3. Constatations ou recommandations sélectionnées
  4. L’importance des points discutés

Étant donné que vous travaillerez probablement également à présenter le résumé à d’autres parties prenantes, cela vous aide à garder ce qui précède structuré sous forme de puces dans un premier temps. Pour que vous puissiez facilement transférer les idées principales sur votre diapositive PowerPoint de synthèse.

Quelle devrait être la longueur d’un résumé analytique ?

En règle générale, un résumé analytique ne doit pas dépasser une page verticale. Cela équivaut à 300 à 500 mots, selon la police de caractères. Pour les rapports plus longs, deux pages (une séparation horizontale) peuvent être acceptables. Mais rappelez-vous, la brièveté est la clé. Vous travaillez sur une bande-annonce pour un film (le rapport complet).

Comment rédiger un résumé analytique : un cadre en 3 étapes

Vous pouvez commencer avec le format lâche susmentionné, puis l’adapter à votre type de document. N’oubliez pas que vous n’avez pas besoin de suivre toutes les recommandations pour un T. Au lieu de cela, mélangez quelques idées pour donner à votre résumé un son à la fois professionnel et engageant. Voici plusieurs astuces pour cela :

Comment rédiger un résumé pour une présentation
Comment rédiger un résumé pour une présentation

1. Commencez par un énoncé de problème

Pensez au premier paragraphe comme s’il s’agissait d’un diapositive d’ouverture d’une présentation: vous devez faire une grande déclaration convaincante qui communique immédiatement votre agenda. Plantez le décor pour le lecteur. Il existe plusieurs façons de procéder :

  • Répondez à la question « pourquoi maintenant » dans le paragraphe d’ouverture
  • Répondre à l’urgence de la question
  • Mettre en évidence l’importance de la question discutée

Alternativement, vous pouvez également opter pour un plus traditionnel ouvrir et expliquer le contexte de la recherche et la question discutée. Par exemple, si vous avez mené une stratégie de commercialisation évaluation pour l’équipe, vous pouvez commencer par dire que « Ce rapport a analysé les performances des marques de meubles en ligne sur 5 marchés cibles de la région EMEA en termes de part de marché, de rappel de la marque locale, de préférence de marque et d’estimation des volumes de ventes en ligne. » Ensuite, communiquez brièvement l’objectif principal du rapport.

2. Présentez les principaux points de discussion

Ensuite, précisez ce qui est inclus dans la portée de ce rapport pour bien gérer les attentes du lecteur. Vous pouvez utiliser les sous-titres de section du rapport comme points de discussion clés ou proposer des déclarations plus vives et plus descriptives.

Voici quelques bonnes pratiques rédactionnelles à suivre :

  • Utilisez des puces et des listes numérotées pour décomposer les blocs de texte.
  • Quantifiez les résultats les plus importants lorsque cela est possible. Stylez-les comme des « légendes ».
  • Mentionnez les limites de votre rapport et ce dont il ne tient pas compte.
  • Discutez des méthodes de recherche utilisées et des sources de données.

Enfin, résumez les résultats dans un paragraphe de conclusion si vous avez de la place. Ou stylisez-le comme une citation en vedette pour attirer l’attention du lecteur sur des informations cruciales.

3. Énumérez les recommandations ou les prochaines étapes

La partie inférieure de la page, environ 100 à 150 mots, doit être allouée pour souligner les résultats, les conclusions et les actions de suivi attendues du lecteur. Résumez ce que vous avez trouvé au cours de votre recherche. Mentionnez si vous avez identifié un type de solution spécifique ou un type d’action recommandée.

Une fois que vous avez terminé, envoyez une ébauche de résumé à un membre de l’équipe qui n’a pas vu le rapport complet. Demandez leur avis. Peuvent-ils dire quel est le contenu du rapport après avoir lu le résumé ? Le résumé les intrigue-t-il ? Est-ce suffisamment descriptif pour quelqu’un sans aucun autre contexte en la matière ? Utilisez la critique pour améliorer encore le document.

Illustration de réunion - Une femme et un homme présentant un résumé exécutif

Comment préparer une présentation de synthèse

Il y a de fortes chances que l’on vous demande également de rédiger la copie de la présentation du résumé exécutif, et peut-être même de la concevoir également. Alors, mettons-nous au courant de cet aspect également.

À quoi ressemble une diapositive de résumé exécutif dans PPT ?

Il n’y a pas de look ultime pour une diapositive de résumé car la plupart des présentateurs la personnalisent pour refléter au mieux le contenu qu’ils souhaitent présenter. Mais si vous voulez un exemple universel, voici notre modèle de diapositive de résumé exécutif:

Modèle de diapositive de résumé exécutif pour les présentations
Source: Modèle PowerPoint de résumé exécutif par StagePFE

Qu’est-ce qui fait une bonne diapositive de synthèse ?

Une bonne diapositive de résumé analytique communique visuellement toutes les informations importantes du rapport complet. En règle générale, il s’agit d’une version encore plus condensée du résumé exécutif écrit, préfacant le document. Ainsi, pour créer une bonne diapositive de résumé, préparez-vous à faire des modifications impitoyables.

Inclure une version condensée de :

  • Énoncé du problème principal ou ordre du jour du rapport
  • Principales conclusions. Privilégier les quantifiables
  • Recommandations et prochaines étapes.

De plus, vous aurez besoin de quelques Maîtrise de la conception PowerPoint pour vous assurer qu’un résumé dans votre présentation PowerPoint semble convaincant, mais pas encombré. Privilégiez les espaces blancs. C’est ici qu’un bon modèle de résumé exécutif peut vous faciliter la vie. Pour minimiser le nombre de textes, ajoutez des icônes et autres visualisations simples. Coupez les en-têtes et les sous-titres pour donner à la diapositive encore plus d’espace pour respirer.

Comment rédiger un résumé pour une présentation

Vous n’aurez probablement pas besoin d’écrire une nouvelle copie pour cette diapositive, mais plutôt d’adapter le texte à portée de main. Cela rend déjà votre travail beaucoup plus facile lorsque vous résumez une présentation dans une diapositive de synthèse. Pourtant, vous ne voulez rien gâcher. Alors restez avec le modèle de résumé exécutif vous avez choisi et comblez les lacunes grâce à nos conseils.

1. Gardez le ton cohérent

Utilisez le même ton de voix et les mêmes choix de mots dans votre diaporama que ceux que vous avez adoptés dans le rapport. Si le ton de votre discours de présentation diffère trop des termes utilisés sur la diapositive et dans la copie du rapport, certains membres de l’auditoire peuvent être confus, puis désengagés.

2. Concentrez-vous sur le fait de raconter une histoire

Les parties prenantes auront plus de temps pour lire le rapport « sec ». Au cours de la présentation, votre objectif principal est d’attirer leur attention sur le problème le plus important, de mettre en valeur la valeur contenue dans le rapport et de les inciter à en savoir plus en retournant la copie complète par la suite.

3. Découpez des phrases complètes en puces

Soyez accrocheur et présentez les informations sous forme de collation. Rappelez-vous, notre cerveau ne peut que garder 3-5 articles immédiatement dans la mémoire de travail. Vous ne devriez donc pas essayer de surcharger le public avec une longue liste de « points très importants » en une fois.

De plus, selon une récente enquête sur les présentations, parmi les 3 choses qui agacent le plus le public dans les présentations, il y a les diapositives contenant des phrases complètes de texte. Ainsi, lorsque vous travaillez sur votre résumé de la présentation diapositive, coupez ces longs textes et déplacez-vous sur certains des autres points pour séparer les diapositives.

4. Ne consommez pas de données en abondance

Inclure des chiffres et des visualisations de données est un excellent moyen de présenter votre résumé analytique. Cependant, surcharger vos diapositives de données avec des pépites de données rend votre présentation moins percutante.

En tant qu’experte en conception de présentation Nancy Duarte explique:

« Les diapositives de données ne concernent pas vraiment les données. Ils concernent la signification des données. C’est à vous de clarifier ce sens avant de cliquer. Sinon, le public ne traitera pas – et encore moins n’achètera pas – votre argument.

C’est une bonne idée de mettre en évidence 3 points de données principaux sur votre diapositive de résumé analytique. Utilisez ensuite quelques minutes supplémentaires pour expliquer pourquoi vous avez choisi de les présenter.

De conclure

Un résumé analytique est la première page et/ou diapositive qu’un lecteur verra. C’est pourquoi les enjeux sont élevés pour le faire paraître juste. Certes, cela ne devrait pas être un problème. Puisque vous savez maintenant comment écrire, concevoir et présenter un résumé convaincant aux autres !

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