Nous menons tous une vie bien remplie qui nous éloigne du bureau et de la maison. Vous avez peut-être commandé un nouveau passeport et le bureau des passeports vous a informé que votre nouveau passeport est prêt à être récupéré pendant que vous serez à l’extérieur de la ville, à l’hôpital ou autrement occupé. Le passeport est nécessaire pour un prochain voyage qui ne peut être retardée; cependant, pour le récupérer, il faut envoyer quelqu’un d’autre à votre place pour récupérer votre nouveau passeport en votre nom.
Le bureau des passeports a des exigences qui doivent être respectées chaque fois qu’un passeport est récupéré. Ils doivent s’assurer que la personne qui récupère le passeport est la titulaire du passeport ou représentant autorisé agissant en votre nom. Cet article explore plus de détails sur ce processus et sur la façon dont une lettre d’autorisation pour la collecte d’un passeport doit être préparée et présentée par votre représentant avant qu’il ne puisse légalement récupérer le passeport.
Qu’est-ce qu’une lettre d’autorisation pour un passeport ?
Une lettre d’autorisation pour un passeport contient tous les détails personnels de votre représentant et de vous-même. Il autorise votre représentant à retirer le passeport à votre place. Les signatures des deux parties indiquent que vous êtes tous les deux d’accord pour que votre représentant récupère votre passeport.
Il y a généralement quatre parties impliquées dans le processus de préparation et de réception de la lettre d’autorisation pour un passeport. Ils comprennent:
- La propriétaire officiel du passeport
- Votre représentant autorisé à retirer le passeport en votre nom
- Un notaire autorisé à témoigner de votre signature et de la signature de votre représentant après avoir vérifié les deux identités.
- Employés du gouvernement qui reçoivent et traitent les demandes de passeport
Comment rédiger une lettre d’autorisation pour un passeport ?
Votre lettre doit suivre un format commercial standard et être professionnelle, courte et directe. Le guide suivant peut aider les lecteurs à préparer une excellente lettre d’autorisation pour récupérer un passeport en votre nom :
- Données personnelles – incluez votre nom complet tel qu’il apparaît sur votre passeport, ainsi que l’adresse, la ville, l’état et le code postal. Ces informations doivent également correspondre à l’identification du gouvernement. par exemple, le permis de conduire.
- Date actuelle – ajouter la date à laquelle la lettre a été préparée
- Coordonnées du destinataire – ajoutez le nom complet, l’adresse postale, la ville, l’état et le code postal du destinataire. Notez que ces informations doivent correspondre à une pièce d’identité émise par le gouvernement. Par exemple, le permis de conduire et le passeport de la personne doivent refléter les mêmes détails que vous fournissez dans la lettre. Il leur sera demandé de justifier de leur identité et de leur adresse.
- Inclure les tâches autorisées en détail – fournir une déclaration claire autorisant votre représentant à récupérer votre passeport en votre nom. Vous voudrez peut-être vérifier auprès du bureau des passeports de votre état pour tous les détails spécifiques qui devraient être inclus dans la lettre concernant votre représentant.
- Inclure la date ou les dates d’autorisation – s’il y a un jour précis où le passeport doit être retiré, précisez cette date; sinon, indiquez une plage de dates pour offrir à votre représentant une certaine flexibilité quant au moment où il récupérera votre passeport.
- Fournir une raison pour l’autorisation – ce qui peut inclure un voyage hors de l’État, une hospitalisation ou l’incapacité de s’absenter du travail le jour et l’heure spécifiques proposés pour le ramassage au bureau des passeports.
- Faire notarier la lettre – avant de signer la lettre d’autorisation pour un passeport ; les consommateurs doivent savoir que le bureau des passeports exige que ces lettres soient notariées par un notaire de votre état. Il ou elle confirmera votre identité et celle de votre représentant, demandera la signature des deux parties sur la lettre, puis légalisera la lettre. Une fois notariée, cette lettre devient un document légal accepté par le bureau des passeports du gouvernement.
Voici quelques exemples de lettres d’autorisation :
Exemple de lettre d’autorisation pour la soumission d’un passeport
[Your full name]
[street address]
[City, State, Zip Code]
[Date]
[Passport office name]
[street address and floor number]
[city, state, and zip code]
À qui cela peut concerner
JE, [Your full name]tel qu’identifié sur mon permis de conduire [Drivers license number] et numéro de passeport [current passport number]autoriser [Your agent’s name]détenant une pièce d’identité [indicate ID and number of ID] récupérer mon passeport en mon nom.
J’ai joint des pièces d’identité avec photo de moi-même et de mon agent, ainsi que les deux signatures attestées ici.
Les détails de mon passeport sont :
[Your full name]
[Passport number]
Autorisé par: [Your name – print]
Signature [affix your signature]
[your phone number]
Agent autorisé: [Your agent’s full name – print]
Signature: [Your agents signature]
[Your agent’s phone number]
Cordialement,
[Your name – printed]
[Your signature]
Exemple de lettre d’autorisation pour la collecte de passeports
[Your full name]
[street address]
[City, State, Zip Code]
[Date]
[Recipients name]
[street address and floor number]
[city, state, and zip code]
Salutations,
Ceci est pour certifier et confirmer que je [Your full name]numéro de passeport – [passport number] autorise par la présente [Your agent’s full name]IDENTIFIANT [add ID name and reference number] pour récupérer mon passeport en mon nom sur [Date] de votre emplacement. Je ne peux pas récupérer mon passeport en raison des exigences de voyage d’affaires sur [Date].
Nom tel qu’il apparaît sur le passeport : [name]
Numéro de passeport: [number]
Nom principal : [your name]
Signature: [your signature]
Nom de l’agent : [Your agent’s name]
Signature: [Your agents signature]
Sincèrement,
[Your Name-printed]
[Your signature]
[contact information]
Exemple de lettre d’autorisation pour le renouvellement du passeport
[Your full name – as shown on passport]
[street address]
[City, State, Zip Code]
[Date of signing]
[Passport office name]
[street address and floor number]
[city, state, and zip code]
Salutations,
Cette lettre est pour certifier et confirmer que je [Your full name]numéro de passeport – [passport number] autorise [Your agent’s full name]IDENTIFIANT [add ID name and reference number] pour récupérer mon renouvellement de passeport en mon nom, la semaine du [Date -Date] de votre bureau des passeports. Je ne peux pas récupérer mon passeport en raison d’une hospitalisation pour chirurgie.
Nom tel qu’il apparaît sur le passeport : [Your name]
Numéro de passeport: [number]
Nom principal : [your name – must agree with passport and other ID provided]
Signature: [your signature]
Nom de l’agent : [Your agent’s name – must agree with ID provided]
Adresse des agents : [Address]
Signature: [Your agents signature]
Sincèrement,
[Your Name-printed]
[Your signature]
[contact information]
Coordonnées du notaire : [Notary name, address]
FAQ
Voici quelques-unes des questions fréquemment posées sur la collecte des passeports et la préparation des lettres d’autorisation pour la collecte des passeports.
Un passeport peut être récupéré par quelqu’un d’autre; cependant, avant que le bureau des passeports ne délivre le passeport à votre ami, copain ou même à un membre de la famille, il devra avoir en sa possession la lettre d’autorisation de délivrance du passeport signée par les deux parties et notariée.
Si vous vous trouvez dans un pays étranger, renseignez-vous auprès de l’ambassade du pays ou appelez-la pour signaler le vol et prenez également des dispositions pour faire délivrer des documents de voyage d’urgence ou un passeport temporaire. Notez que la plupart des compagnies aériennes ne vous autoriseront pas à embarquer à moins d’avoir un passeport valide en main. Cela inclut les voyages des États-Unis vers un pays étranger.
Si quelqu’un d’autre a votre passeport, espérons-le, il le remettra; cependant, les voleurs peuvent utiliser le passeport pour des tentatives de vol d’identité, menant à des activités illégales et vous impliquant dans des crimes dont vous n’étiez pas partie. Signalez toujours immédiatement le passeport manquant et conservez soigneusement votre passeport pour éviter de le perdre, ce qui entraînerait une utilisation abusive.
Mis à part quelqu’un qui vole votre passeport, ou si le propriétaire du passeport égare le passeport, les bureaux des passeports ne remettront pas votre passeport à n’importe qui. Une personne doit être en mesure d’offrir une lettre d’autorisation notariée pour la libération du passeport. Les détails figurant sur la lettre doivent être les mêmes sur toutes les pièces d’identité utilisées, que le notaire examine et certifie la lettre. Par exemple, le nom complet indiqué sur le passeport doit être indiqué sur la lettre, et le même nom doit être indiqué sur le support d’identification, par exemple, le permis de conduire.
Votre demande vous sera retournée et un avis vous sera fourni indiquant que votre demande de passeport a été rejetée. Si vous pensez que des erreurs ont été commises dans la demande initiale, contactez votre bureau local des passeports pour déterminer les mesures appropriées que vous pouvez prendre pour résoudre le refus de votre demande de passeport.
Une demande de passeport peut être rejetée pour de nombreuses raisons. Non-paiement des frais de renouvellement, ou il y a eu des erreurs sur la demande, ou peut-être que les informations fournies ne correspondent pas aux informations fournies dans les pièces justificatives. Les noms, l’orthographe, etc. doivent être les mêmes. Il peut y avoir des raisons juridiques pour lesquelles votre passeport est également rejeté. Les mandats d’arrêt fédéraux, les ordonnances des tribunaux pénaux, les conditions de libération conditionnelle, les conditions de probation ou les demandes d’extradition ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles les demandes de passeport sont rejetées.
Une lettre d’autorisation pour la délivrance de votre passeport à votre agent permet au bureau des passeports de remettre votre passeport à votre agent désigné.
La lettre doit être courte, professionnelle et indiquer clairement toutes les informations requises. Il doit être notarié pour démontrer qu’il s’agit d’une lettre juridiquement exacte. Il doit être dactylographié et respecter le formatage professionnel standard.
En tant que demandeur, vous devez avoir une raison valable pour déléguer la collecte de votre passeport au bureau des passeports par votre agent. La lettre inclura la date à laquelle le passeport doit être récupéré ou spécifiera une période à laquelle votre agent doit récupérer votre passeport.
Votre passeport est un document important. S’il tombe entre de mauvaises mains, il peut être utilisé pour le vol d’identité et d’autres activités illégales. Assurez-vous toujours que votre passeport est protégé et ne l’autorisez qu’à être porté par une personne de confiance et fournissez une lettre d’autorisation lui permettant de récupérer ou de transporter votre passeport.