Souvent, les employeurs doivent modifier l’horaire de travail pour s’assurer que tout se passe bien. Le changement d’horaire peut être dû à de nombreuses raisons telles qu’un changement d’horaires de travail, l’embauche de plus de travailleurs, etc. Lorsqu’une entreprise décide de modifier l’équipe ou l’horaire de travail d’un employé, elle lui écrit une lettre de notification afin de faites-le-lui savoir. Dans certains cas, cette décision de changement d’équipe est prise en réponse à la demande de l’employé. Même si tel est le cas, une lettre lui sera écrite pour l’en informer.
Si vous avez été chargé d’écrire cette lettre, gardez à l’esprit les points suivants :
Informez immédiatement l’employé du changement d’équipe :
Puisqu’il s’agit d’une lettre professionnelle, vous ne devez pas perdre le temps du lecteur en donnant des détails inutiles. Tenez-vous en aux informations de base que vous avez l’intention de partager et fermez la lettre.
Donnez la raison :
L’employé veut souvent savoir pourquoi cette décision a été prise. Donc, avant qu’il ne vous pose la question, vous pouvez en donner la raison à l’avance. Assurez-vous que la raison a du sens pour le lecteur. Si vous avez pris cette décision à la demande de l’employé, il n’est pas important d’en mentionner la raison.
Communiquez vos attentes :
Après avoir donné toutes les informations, communiquez ce que vous voulez que le lecteur fasse en réponse à cette lettre. Assurez-vous que vous pouvez communiquer ce que vous attendez de l’employé.
Échantillons :
1:
Matière: Changement d’équipe concernant [XYZ]
Cher Monsieur ABC,
Cette lettre vous est adressée pour vous informer que l’entreprise a procédé à un changement d’équipe. De ce fait, vous constaterez une modification des horaires de travail. Le changement des horaires de bureau a été fait en raison du changement de saison. Votre nouveau quart de travail sera de 7h00 à 14h00.
De nouveaux horaires seront mis en place à partir du 1er du mois prochain. Nous aimerions que vous respectiez les délais mentionnés ci-dessus, car votre manque de coopération peut entraîner de nombreux problèmes pour l’entreprise. De plus, nous ne l’attendons pas de vous.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le changement de quart de travail, vous pouvez me contacter au (mentionner votre numéro de téléphone). Nous nous réjouissons de vous voir travailler de manière productive lors de nouveaux quarts de travail. Merci beaucoup de votre coopération.
Salutations,
Nom de l’expéditeur
Désignation de l’expéditeur dans l’entreprise
2 :
Objet : Avis de changement d’équipe concernant [XYZ]
Cher Monsieur ABC,
Ceci est pour vous informer que votre quart de travail est modifié et sera effectif à partir du 1er octobre 2022. Comme vous le savez, nous avons agrandi notre entreprise et embauché de nouvelles personnes, et un nouvel horaire a été conçu pour chaque personne. Par conséquent, chaque employé vit un changement dans ses heures de travail.
Conformément aux politiques de l’entreprise, nous avons décidé d’apporter des changements afin de pouvoir accommoder tous nos employés de manière équilibrée. Nous croyons qu’un changement des heures de travail est très excitant pour les gens car cela apporte un changement dans leur routine et ils vivent un changement qui apporte de l’excitation dans leur vie.
Nous vous demandons d’être au travail à 8h30 précises afin que nous puissions mieux vous guider sur les changements d’horaire de travail.
Nous savons que vous pourriez avoir des problèmes avec le nouveau quart de travail. Cependant, nous attendons de vous que vous gériez la situation de manière professionnelle. Cependant, si vous rencontrez des problèmes pour vous adapter à la nouvelle routine, vous pouvez me contacter. Nous essaierons de régler les choses pour vous autant que possible. Nous essaierons de gérer la situation au mieux de nos capacités car la satisfaction de nos employés est notre priorité absolue.
Merci beaucoup de votre coopération. Nous sommes ravis de vous voir tous travailler avec bonheur et passion dans vos nouveaux quarts de travail.
Salutations.
