Les adjoints administratifs jouent un rôle important dans toutes les grandes entreprises en effectuant le travail technique et administratif qui assure le fonctionnement quotidien de l’organisation.
Mais pour réussir dans ce rôle au rythme rapide, vous aurez besoin d’une variété de compétences techniques et générales spécifiques.
Vous trouverez ci-dessous une liste de plus de dix excellentes compétences techniques et générales d’assistant administratif que les responsables du recrutement s’attendront à voir dans leur programme d’études savoir que vous avez ce qu’il faut pour exceller au travail.
Table des matières
- Hard skills de l’assistant administratif
- Soft skills de l’assistant administratif
- Compétences d’assistant administratif dans un CV
Hard skills de l’assistant administratif
Les assistants administratifs doivent avoir plusieurs compétences difficiles pour bien faire leur travail.
Par exemple, maîtriser des programmes de traitement de texte tels que Google Docs et Microsoft Word pour éditer et corriger des documents, Microsoft Excel pour saisir des données et avoir de l’expérience avec des calendriers numériques pour planifier des réunions importantes sont des compétences techniques essentielles pour les assistants administratifs.
Les compétences en service à la clientèle sont également un élément important pour être un excellent assistant administratif. Avoir une bonne étiquette téléphonique et des compétences en négociation vous aide à interagir avec les fournisseurs pour acheter des fournitures de bureau aux meilleurs tarifs possibles.
Voici 11 compétences techniques supplémentaires à mettre en évidence dans votre CV d’assistant administratif :
Soft skills de l’assistant administratif
En raison du nombre de personnes avec lesquelles vous travaillerez quotidiennement et de votre emploi du temps quotidien (parfois chargé), les compétences sociales sont également essentielles pour soutenir votre personnel de bureau et exceller en tant qu’assistante administrative.
Voici sept compétences administratives non techniques supplémentaires qui auront fière allure sur votre CV :
Gestion du temps
La gestion du temps est essentielle pour un assistant administratif. Vous devrez hiérarchiser vos projets à la fois dans l’urgence et dans la durée pour mener à bien les dizaines de tâches qui vous sont confiées quotidiennement.
Vous devrez organiser votre emploi du temps pour accomplir vos tâches, mais également réserver du temps pour gérer les travaux imprévus qui pourraient survenir, tels que les appels téléphoniques supplémentaires, les e-mails et les livraisons au bureau.
Les assistants administratifs sont également souvent chargés de gérer le temps des autres en réservant des réunions, en planifiant des événements et en gérant des calendriers. Sans une bonne gestion du temps, vous risquez de vous sentir rapidement débordé au travail.
Compétences organisationnelles
Tout comme la gestion du temps, les compétences organisationnelles vont de pair avec le rôle d’assistante administrative. Sans une excellente organisation, il vous sera difficile de gérer votre temps et les éléments physiques et numériques nécessaires à la réalisation de votre travail.
Les adjoints administratifs seront en charge d’organiser les éléments physiques tels que :
- formalités administratives
- Fournitures de bureau
- électronique
Mais vous devez probablement également gérer des éléments numériques, tels que :
- e-mails
- documents
- Les données
Être organisé vous fera gagner du temps et aidera chacun dans l’entreprise à faire son travail efficacement.
résolution de problème
Les administrateurs veulent que les participants prennent des mesures éclairées et décisives lorsque des problèmes surviennent, pour lesquels ils auront besoin de grandes compétences en résolution de problèmes.
Les cadres ne veulent pas perdre de temps à répondre aux questions interminables des adjoints administratifs et apprécient ceux qui prennent l’initiative et peuvent agir et prendre des décisions de façon autonome.
Si vous développez de solides compétences en résolution de problèmes et apprenez à les gérer sans impliquer vos supérieurs ou cadres, vous démontrerez votre valeur au travail.
Attention au détail
En tant qu’adjoint administratif, une grande partie de votre travail consiste à prévenir certains problèmes avant qu’ils ne surviennent, et la meilleure façon d’y parvenir est de prêter une attention particulière aux détails.
Revérifier les documents, les factures, les reçus, les calendriers, les détails des événements, la correspondance, les adresses e-mail et d’autres informations importantes vous fera gagner du temps et des problèmes plus tard.
Porter une attention particulière aux détails aide également à montrer sa crédibilité. Si vous êtes minutieux, votre patron vous fera confiance pour gérer votre travail et vous n’aurez pas à le surveiller de près.
De même, les clients et les partenaires commerciaux apprécient l’attention portée aux détails, car elle se reflète bien dans l’ensemble de votre entreprise. Lorsque tous les petits processus sont gérés sans problème, votre entreprise aura l’air professionnelle, bien organisée et axée sur la fourniture du meilleur service possible.
Adaptabilité
Il est préférable d’organiser votre journée pour finir vos devoirs à temps. Mais, lorsque des problèmes surgissent inévitablement et que vous devez gérer des travaux imprévus, vous aurez besoin d’une grande capacité d’adaptation pour suivre et tout faire efficacement et en temps opportun.
Par exemple, si votre entreprise change de propriétaire ou remplace un administrateur, vous devrez peut-être vous adapter à de nouvelles SOP et à d’autres opérations. Différentes personnes ont des préférences différentes en matière d’organisation.
Les assistants administratifs utilisent également la technologie au quotidien et, en raison de sa tendance à changer rapidement, vous aurez besoin d’une grande capacité d’adaptation lorsque vous apprendrez à utiliser de nouveaux logiciels, programmes et appareils.
Communication
Les compétences en communication sont très importantes pour les assistants administratifs. Chaque jour, il effectuera des tonnes de travaux qui nécessitent une excellente communication écrite et orale.
Les adjoints administratifs passent une partie considérable de leur journée à écrire des courriels, des lettres, des notes de service, des rapports et à parler à des collègues ou à des clients.
Pour naviguer correctement dans cet ouvrage, vous aurez besoin d’excellentes compétences rédactionnelles pour faire très peu d’erreurs grammaticales, voire aucune. Il doit aussi savoir s’exprimer clairement, être direct et convaincant tout en restant courtois et professionnel.
Compétences personnelles
Les assistants administratifs sont souvent l’interface entre les cadres supérieurs (personnel de la suite C ou directeurs exécutifs) et les personnes qu’une organisation dessert, telles que les clients, les clients ou les patients.
Cela signifie que vous interagirez chaque jour avec un large éventail de personnes, ce qui nécessite que vous ayez d’excellentes compétences interpersonnelles. En général, vous devez démontrer que vous avez les compétences interpersonnelles nécessaires pour comprendre et travailler avec une variété de collègues occupant différents postes.
Vous pouvez donner des exemples de vos compétences interpersonnelles dans la section compétences de votre CV. Expliquez-les en profondeur lors de la rédaction de votre lettre de motivation et soyez prêt à en discuter avec un responsable du recrutement lors de votre entretien.
Compétences d’assistant administratif dans un CV
Enfin, voici un exemple de ce à quoi vos compétences devraient ressembler dans votre CV d’assistant administratif :
