C’est une lettre que les gens écrivent lorsqu’ils doivent expliquer leurs intentions. Lorsqu’un particulier ou une entreprise souhaite accepter la proposition qui lui a été soumise par un fournisseur de services, il peut rédiger une lettre d’intention pour accepter l’offre.
De quel type de lettre s’agit-il ?
Il s’agit d’une sorte de lettre formelle que les gens écrivent à ceux qui souhaitent travailler avec eux. Il existe un public spécifique pour ces lettres, et elles doivent être rédigées de manière à cibler efficacement le public visé.
Lorsqu’une entreprise reçoit une offre qui vaut la peine d’être acceptée, il est important de faire savoir au bon public que son offre a été prise en considération. Aucun accord ou processus commercial ne peut être initié à moins que vous n’écriviez la lettre pour montrer que vous avez accepté l’offre.
Cette lettre est un moyen efficace de montrer soi-même ses intentions d’initier une transaction commerciale. Après avoir lu cette lettre, le lecteur devrait pouvoir savoir que son offre a été acceptée afin qu’il commence également à se préparer à travailler sur le projet.
Quel est le contenu de la lettre pour exprimer l’intention?
Il s’agit d’une lettre officielle rédigée en plusieurs paragraphes. La lettre est subdivisée en différentes sections et chaque section donne un type d’information différent. Le premier paragraphe de cette lettre est une section introductive dans laquelle l’entreprise indique qu’elle a accepté l’offre du lecteur.
L’introduction ne doit être ni trop longue ni trop courte. Vous devriez être assez sage pour savoir combien de présentations vous devriez fournir qui devraient être suffisantes.
Dans la section suivante, vous devez confirmer que vous avez accepté la proposition. En d’autres termes, c’est le domaine où vous montrerez votre intention. Vous devez d’abord vous référer à la proposition pour indiquer clairement quelle proposition vous acceptez et la date à laquelle vous l’avez reçue.
La plupart des lettres d’acceptation invitent le lecteur à visiter l’entreprise et à discuter de quelques questions en détail avant d’être officiellement d’accord. Ainsi, fournir les coordonnées de l’entreprise est une étape importante.
Le dernier paragraphe de la lettre doit être basé sur la fermeture. Dans cette partie, le lecteur doit être apprécié pour avoir fait l’offre. En fin de compte, faites savoir au lecteur que vous êtes heureux d’avoir reçu une offre. Puisqu’il s’agit d’une lettre officielle, vous devez la fermer comme toute autre lettre officielle.
Pour faciliter votre compréhension, un exemple de lettre d’intention a été partagé ci-dessous.
Modèle de lettre
J’écris cette lettre avec la ferme intention d’accepter votre proposition qui nous est soumise le [DATE]. Veuillez vous référer à cette lettre pour enchérir [#]et proposition [#]. Veuillez trouver les copies du résumé ULX et AP jointes en annexe IV.
Sur [DATE]une proposition a été soumise au [COMPANY] par votre équipe de gestion de projet. Notre équipe d’examen a examiné la proposition de projet. La proposition est complète et parle précisément de tous les aspects du projet.
Notre équipe a exprimé sa ferme intention et sa satisfaction quant aux détails de la proposition. La proposition est saine et englobe tous les points importants mais il y a quelques réserves de notre chef de projet qui ont été démontrées dans les points suivants :
- La proposition montre qu’un budget de USD [$] est nécessaire à la réalisation du projet. La proposition a toutes les dépenses annexes ajoutées alors que nous avons soumis dans notre lettre plus tôt (veuillez vous référer à la lettre [#]) dans laquelle il a été confirmé que toutes les dépenses annexes seront supportées par notre société elle-même. L’ajout des dépenses secondaires dans le budget principal en fait USD [$]ainsi, notre équipe d’experts financiers souhaite qu’il reste le même que le montant en USD [$].
- Un autre point de désaccord est la dépense logistique. Dans le résumé de l’offre que nous avons envoyé, il était mentionné que les frais de logistique seront pris en charge par l’entreprise travaillant sur le projet, c’est-à-dire [NAME THE COMPANY] au cas où le projet serait finalisé. Nous nous assurons que nous fournirons toutes les données pertinentes évaluées et compilées jusqu’à [DATE] mais les frais de logistique devront être supportés par votre entreprise.
- Enfin, notre équipe émet des réserves sur les délais fixés pour le projet. Nous devons compiler et terminer le projet en [DATE] alors que nous accueillons une conférence de délégués étrangers à [MONTH]. Dans [MONTH]il deviendra très difficile et ardu pour notre équipe de poursuivre les tâches liées à ce projet.
S’il vous plaît, étudiez les points mentionnés et répondez-nous d’une manière sans ambiguïté qui illustrerait méticuleusement tous les points.
Nous vous remercions d’avoir rédigé la proposition et d’avoir accepté notre offre. Nous attendons un résultat fructueux de vos efforts laborieux et ardus pour le rendre possible. Nous nous excusons pour la gêne occasionnée par cette modification.
Nous acceptons provisoirement votre proposition, mais une lettre de confirmation d’acceptation totale sera envoyée après les modifications mentionnées. Si vous souhaitez discuter des points mentionnés, n’hésitez pas à contacter notre chef de projet au [EMAIL]. Merci.