6 types de compétences administratives à ajouter à votre CV – Freesumes

6 types de compétences administratives à ajouter à votre CV – Freesumes

Toute industrie à laquelle vous pouvez penser a un composant « admin » – gestion des documents, planification des communications, tenue des dossiers et administration des processus, entre autres. Il s’ensuit donc que les personnes ayant de solides compétences administratives sont toujours en demande.

Mais quelles sont exactement ces compétences et comment les transmettre à un employeur potentiel ? Ce guide propose un aperçu.

Quelles sont les compétences administratives ?

Les compétences administratives sont des traits personnels et des qualités d’expert qui vous aident à gérer les opérations commerciales. Essentiellement, un bon administrateur s’assure que chaque membre de l’entreprise et le lieu de travail dans son ensemble fonctionnent à des niveaux élevés de rapidité, d’efficacité et d’efficience. Ils doivent être agiles dans leurs actions et stratégiques dans leur réflexion.

Les professionnels de l’administration ont diverses responsabilités opérationnelles et liées aux affaires, telles que :

  • Archivage et gestion des documents
  • Planification de projets, d’événements et de voyages
  • Gestion de l’espace de travail
  • Communication interne et externe
  • Gestion des achats et des installations
  • Relation client/client
  • Gestion des parties prenantes
  • Optimisation des processus d’affaires et plus encore !

L’étendue des fonctions d’assistant administratif diffère beaucoup selon :

  • Niveau d’ancienneté — assistante de direction vs chef de bureau
  • Industrieéducation, santé, services financiers, technologie, gouvernement, etc.
  • Rôle — certains rôles d’adjoint administratif sont davantage axés sur les relations avec les clients, alors que d’autres peuvent être de nature plus technique.

Ce qui reste le même dans chaque cas, c’est que vous devez démontrer une gamme de produits commercialisables hard et soft skills pour décrocher un excellent travail.

6 groupes de compétences administratives à mettre sur un CV

La nature du travail évolue rapidement et cela met en danger certains professionnels de l’administration.

Selon « Rapport sur l’avenir de l’emploi» par le Forum économique mondial, la demande de « secrétaires exécutifs » et « d’assistants administratifs exécutifs » n’a cessé de diminuer au cours des dix dernières années.

Si vous consultez une offre d’emploi récente pour un poste d’assistant administratif, vous remarquerez rapidement que les employeurs recherchent des personnes qui ne sont pas seulement douées pour décrocher le téléphone et effectuer des tâches de bureau, mais qui peuvent également effectuer des tâches complémentaires telles que :

  • Gérer les tâches comptables de base
  • Gérez les réunions et les événements, à travers plusieurs programmes et interfaces
  • Faciliter la communication avec plusieurs parties prenantes (sur tous les sites)

Ton continuer doit clairement communiquer que vous êtes capable d’exceller dans un large éventail de tâches de prestation de services en milieu de travail.

La meilleure façon de communiquer cela est de faire apparaître les exemples de compétences administratives suivants dans votre candidature.

1. Compétences organisationnelles

Compétences organisationnelles indiquez votre capacité à créer une structure efficace pour votre travail personnel et votre capacité à faire travailler les autres efficacement.

En d’autres termes, vous savez comment utiliser au mieux votre temps, votre énergie et vos capacités pour atteindre les résultats fixés aussi efficacement que possible.

compétences organisationnelles

Maintenant, comment transmettez-vous ces qualités dans votre CV ? Essayez d’ajouter le suivant mots puissants et décrit :

  • Gestion du temps
  • Gestion des tâches
  • Mises à jour de statut et rapports
  • La gestion des contrats
  • Propriété du processus
  • Comptabilité personnelle
  • Planification
  • Priorisation
  • Coordination de bureau
  • Gestion de l’espace bureau
  • Prise de rendez-vous et gestion
  • Planification des réunions et circulation des notes
  • Gestion du calendrier
  • Tenue de registres
  • Saisie des données

2. Compétences numériques

Estimations McKinsey plus de 25 % des travailleurs, utilisant principalement des compétences cognitives et manuelles de base dans leur travail, devront développer de nouvelles compétences en littératie numérique pour rester employables à l’avenir.

Littératie numérique représente votre capacité à travailler avec différents logiciels et à découvrir progressivement de nouvelles façons de tirer parti des technologies émergentes.

Au niveau le plus élémentaire, la littératie numérique est représentée par la maîtrise générale d’Internet et de l’informatique. C’est votre capacité à travailler avec des applications professionnelles standard et des outils de communication en ligne.

Mais, comme Amanda Carpenter, directrice du département du développement de carrière et de l’engagement des anciens élèves à la California State University Channel Islands c’est noté:

« Les compétences en analyse de données sont des compétences techniques essentielles qui se démarquent des employeurs sur le marché actuel [for administrative assistants].

Cela est logique étant donné que de nombreuses tâches de bureau de base peuvent être automatisées avec un logiciel, laissant assistants administratifs avec une chance de se concentrer davantage sur le travail analytique et la gestion des personnes.

Donc, si vous voulez montrer que vous êtes une recrue compétitive, mentionnez les compétences numériques suivantes sur votre CV :

  • Logiciel de gestion de projet
  • Applications de planification et de gestion des tâches
  • Logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP)
  • Logiciel de gestion de la relation client (CRM)
  • Outils de réunion en ligne
  • Plateformes d’engagement des employés
  • Analyse commerciale en libre-service
  • Visualisation de données
  • Conception et livraison de la présentation
  • Outils de communication asynchrone
  • Systèmes de gestion de documents numériques
  • Systèmes de partage de fichiers d’entreprise
  • Outils de mobilité des employés
compétences en analyse de données numériques

3. Compétences interpersonnelles

Les emplois administratifs supposent de nombreuses liaisons entre différentes parties – employés, cadres supérieurs, fournisseurs, sous-traitants, clients, etc. Ainsi, la profession nécessite généralement des compétences interpersonnelles de premier ordre.

Compétences personnelles indiquez votre capacité à communiquer et à interagir efficacement avec différentes personnes.

Bien qu’ils soient principalement rencontrés lors de votre entretien, laisser plusieurs « marqueurs » de compétences de CV rapides dans cette catégorie peut vous aider à passer le cap ATS redouté. Voici quelques idées :

  • Communication écrite
  • Éloquence
  • Compétences de prise de parole en public
  • La capacité d’écoute
  • Intégrité
  • Honnêteté
  • Transparence
  • Négociation
  • Gestion des parties prenantes
  • La mise en réseau
  • Persuasion
  • Construction d’équipe
  • Renforcement de la confiance
  • Fiabilité
  • Discrétion
  • Tact
  • Collaboration
  • Ouverture d’esprit
  • La médiation
  • Amabilité
  • Introspection

4. Compétences en service à la clientèle

Certains postes d’adjoint administratif supposent des interactions directes avec les clients. C’est souvent le cas dans les industries de services, où les clients se rendent régulièrement au bureau.

De même, les postes administratifs dans les départements du marketing, des ventes ou de la réussite client peuvent également impliquer beaucoup de temps en face à face avec les clients. Si tel est le cas, montrez que vous pouvez agir comme une représentation fiable, utile et agréable de la marque employeur.

Vous devez également avoir un haut niveau de intelligence émotionnelle. C’est votre capacité à gérer et à reconnaître les émotions personnelles, ainsi qu’à anticiper et à gérer de manière proactive les réactions émotionnelles des autres. UNE étude récente ont constaté que 74 % des dirigeants pensent que l’intelligence émotionnelle est une compétence que les employés à tous les niveaux doivent posséder.

Voici quelques bons exemples de compétences en service à la clientèle qu’un adjoint administratif doit mettre en valeur sur un CV :

  • Empathie
  • Adaptabilité
  • Résilience mentale
  • Centré sur le client
  • Courtoisie et politesse
  • Diligence
  • Sincérité
  • La gestion des conflits
  • Maîtrise de soi
  • Discours persuasif
  • Langage inclusif
  • Prendre la responsabilité
  • Patience
  • Proactivité
  • Attitude positive
  • Attention
  • Apprentissage continu
  • Connaissance de soi
  • Compétence culturelle
  • Charisme
  • Endurance

5. Compétences en résolution de problèmes

Soyons réalistes : aucun lieu de travail ne peut fonctionner sans encombre. Donc, plus souvent qu’autrement, vous devrez éteindre les incendies et intervenir pour aider à résoudre certains problèmes urgents. Dans de nombreux cas, vous devrez agir sans instruction de ce qui précède, car tous les problèmes ne valent pas la peine d’être transmis à votre patron ou à un autre responsable.

des talents pour la résolution des problèmes

Il est donc indispensable d’avoir de solides compétences en résolution de problèmes pour tout travail administratif. En tant qu’ancien assistant exécutif de Jeff Bezos d’Amazon raconte, ils peuvent également vous aider à vous faire embaucher sur place.

Lorsque Ann Hiatt a postulé chez Amazon, elle était une recrue junior avec peu de compétences commercialisables à son actif. Pourtant, elle était déterminée à faire de son mieux lors de l’entretien d’embauche. Comme il était facile de s’y attendre, Jeff Bezos ne l’a pas sondée avec le questions d’entrevue courantes.

Au lieu de cela, il a demandé une question inattendue : «Je veux que vous estimiez le nombre de vitres dans la ville de Seattle. Je vais faire le calcul.

Hiatt s’est d’abord senti perplexe. Mais a ensuite présenté comment elle envisage de résoudre le problème. Elle a divisé les tâches en étapes plus petites et gérables, en pensant à différentes façons de calculer d’abord le nombre de vitres domestiques, puis celles des véhicules, et ainsi de suite.

Bezos a été vraiment impressionnée par son processus de réflexion et a fait une offre d’emploi directement sur place.

De toute évidence, toutes les entrevues ne se dérouleront pas comme ci-dessus. Mais encore, cela vaut la peine de pratiquer vos réponses à certains questions d’entrevue bizarres (si vous êtes après un travail de démarrage).

Quant à votre curriculum vitae, démontrez votre capacité à résoudre des problèmes et compétences conceptuelles en utilisant les mots clés suivants :

  • Modélisation de scénarios
  • Rechercher
  • L’analyse des données
  • Esprit critique
  • Vérification des faits
  • Raisonnement logique
  • Déduction
  • Synthèse des données
  • Pondération
  • La pensée créative
  • Dépannage
  • Autonomie

6. Sens aigu des affaires

Le sens des affaires indique vos connaissances et votre expérience dans la gestion de différentes situations commerciales de manière rapide, compétente et efficace.

Les personnes ayant un sens aigu des affaires possèdent déjà un tas de «modèles mentaux» et de «cadres opérationnels» pour gérer efficacement les processus commerciaux standard et résoudre les problèmes courants sur le lieu de travail. Ils savent comment agir pour atteindre le résultat souhaité.

L’exemple le plus simple de sens des affaires pour un professionnel de l’administration serait la capacité de créer et de maintenir un organigramme efficace ou de gérer efficacement les réservations d’espace de travail au bureau.

Tel les compétences de base sont principalement développés sur le tas. Mais vous pouvez aussi facilement transférer le sens des affaires d’un domaine (et d’une profession) à un autre. Par exemple, votre masse de connaissances en gestion du service client peut être facilement adaptée à la gestion de l’expérience employé.

La meilleure façon de communiquer votre sens des affaires est de partager des exemples rapides dans votre lettre de motivation et spécifique réalisations sur votre CV. En dehors de cela, il est également logique d’utiliser certaines des descriptions suivantes :

  • Gestion de processus
  • Procédures d’utilisation normalisées
  • Gestion financière
  • Connaissance du domaine
  • Optimisation du modèle économique
  • Gestion du catalogue de services
  • Gestion de la prestation des services en milieu de travail
  • Planification opérationnelle
  • Planification stratégique
  • Analyse commerciale
  • Pensée de croissance

FAQ sur les compétences administratives

Vous trouverez ci-dessous des réponses à plusieurs questions courantes sur les compétences administratives.

Comment décrivez-vous les compétences administratives sur un CV ?

La meilleure façon de décrire vos compétences administratives sur un CV consiste à incorporer les compétences et les mots-clés pertinents de l’offre d’emploi dans la description de vos tâches et réalisations dans la section expérience de travail. Vous pouvez également faire apparaître certaines de vos compétences les plus commercialisables dans une section de résumé de CV dans la zone d’en-tête. Ou créez une liste restreinte de compétences dans la barre latérale. Essayez différents modèles de CV pour voir ce qui vous convient le mieux !

Quelles sont les 3 principales compétences d’un assistant administratif ?

Si nous devions le réduire à seulement trois compétences, ce serait – de solides compétences organisationnelles, des niveaux élevés de littératie numérique et des compétences interpersonnelles bien équilibrées. Ce triumvirat est ce que la plupart des employeurs recherchent chez les adjoints administratifs. Ces compétences peuvent également vous aider à faire progresser votre carrière vers des postes plus élevés.

Comment développer les compétences d’un assistant administratif ?

Comme pour les autres types de compétences, vous avez trois options :

  1. Autoformation : Les cours, tutoriels et guides de formation en ligne gratuits et payants pour les administrateurs de tous les secteurs ne manquent pas.
  1. Sur la formation professionnelle: Demandez à votre employeur actuel des formations supplémentaires ou des opportunités de perfectionnement. Si aucun n’est disponible, proposez un cours ou un programme que vous avez vous-même trouvé.

Mentorat : Trouvez une personne plus expérimentée et demandez-lui de l’observer au travail. Ou recherchez un programme de mentorat plus formel en dehors de votre lieu de travail.

Auteur

  • Elena dirige les opérations de contenu chez Freesumes depuis 2017. Elle travaille en étroite collaboration avec des rédacteurs, des concepteurs et des experts de carrière invités pour s’assurer que tout le contenu répond à nos normes éditoriales les plus élevées. À ce jour, elle a écrit plus de 200 articles liés à la carrière autour de la rédaction de CV, des conseils de carrière… Suite

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