Outre la mise en place des tables, l’organisation du décor, la gestion du lieu et des invités, un planificateur d’événements a également un certain nombre de responsabilités liées aux détails documentaires. Lorsque le planificateur d’événements entre en contact avec le client, les services et les détails de l’accord sont correctement écrits pour que les deux parties s’en souviennent et les conservent comme preuve. Un contrat d’événement est l’endroit où ces termes sont ajoutés.
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Sur cette page, vous pouvez télécharger des formats de contrat d’événement conçus par des professionnels pour Microsoft Word. Chacun de ces formats a une belle conception de page de garde entièrement personnalisable.
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Aperçu de la conception de la page de garde
Aperçu de la conception des pages intérieures
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Qu’est-ce qu’un contrat événementiel ?
Il s’agit d’un document légal qui révèle les termes et conditions d’engagement liés à l’événement et les détails environnants au moment du contrat entre un organisateur d’événements et son client. Cela aide le planificateur d’événements à définir l’ensemble des services de manière explicite.
Que faut-il ajouter à un contrat événementiel ?
Cela doit être facile à comprendre, spécifique et conforme aux lois et aux paramètres juridiques. Pour qu’il soit conforme à ces détails, ces détails ne doivent pas être manqués :
- Détails relatifs au client : nom, adresse et coordonnées officielles
- Détails liés à l’organisateur de l’événement : nom, adresse et coordonnées officielles
- Détails liés aux services à fournir
- Détails relatifs au paiement : comment le paiement serait-il effectué, les frais totaux du planificateur et le calendrier du paiement.
- Description de l’événement et autres détails : date de l’événement, lieu, nature de l’événement, nombre d’invités, etc.
- Les modalités en cas de rétractation de l’accord entre les deux parties
- Les termes, conditions et clauses en cas d’annulation de l’événement pour quelque raison que ce soit
- Détails de l’accord juridiquement contraignant
- Clauses d’indemnisation incluses pour protéger les droits de l’organisateur d’événements en cas de perte, de blessure ou de dommage
- Les détails de la loi applicable qui régit cette situation spécifique
- Tout autre passif ou droit devant être inclus
- Signatures des deux parties, y compris le nom, la signature, la date
Les choses à faire et à ne pas faire d’un contrat événementiel :
À faire :
- Langage simple et franc
- Faites vérifier votre plan par un avocat
- Lire, relire, évaluer
- Comprendre chaque mot de ce que vous offrez
- Ajout de clauses relatives aux litiges
- Respecter la vie privée du client (à chaque fois)
- Mettre toutes les responsabilités sur vous-même et sur le client
À ne pas faire :
- Avoir une approche rigide
- Laisser votre contrat ignorer les détails
- Avoir un nouveau contrat personnalisé, à partir de zéro à chaque fois
- Faire confiance aux mauvaises parties pour la planification de l’événement
- Ne pas apprécier le caractère unique de chaque contrat chaque fois que votre nouveau client arrive
Un planificateur d’événements n’a pas besoin de demander conseil à un professionnel pour élaborer un plan d’événement, dès qu’il a ses termes et conditions en vue, cela peut être fait de manière simple et pratique. cependant, une diligence raisonnable doit être exercée lors de la conclusion du contrat. Alors que la plupart des planificateurs d’événements le considèrent comme un document inutile de nos jours, il s’agit d’un document très important qui contient une valeur juridique. Par conséquent, avoir un contrat soigneusement articulé vous évitera un certain nombre de problèmes.