Rapport de consultation : comment rédiger et présenter un rapport – SlideModel

Rapport de consultation : comment rédiger et présenter un rapport – SlideModel

Rapport de consultation : comment rédiger et présenter un rapport

Les consultants ont à leur disposition de nombreux outils du métier : cadres, tableaux de bord d’analyse, modèles de science des données, etc. Pourtant, de nombreux clients s’attendent toujours à recevoir un rapport de conseil commenté. Alors, comment en écrivez-vous un? Ce guide va vous montrer.

Qu’est-ce qu’un rapport de consultation ?

Un rapport de conseil est un résumé de haut niveau des conclusions et des recommandations qu’un consultant fournit au client. Il s’agit essentiellement d’un document détaillé, détaillant le contexte de la recherche, la méthodologie et les principaux résultats, ainsi que le plan d’action recommandé.

Les rapports de conseil sont souvent suivis d’une présentation complémentaire, visant à introduire vos méthodes de recherche et à persuader le client de la validité de vos recommandations et des étapes d’exécution de suivi.

le MIT précise en outre que :

« Les rapports de consultation sont rédigés par des experts externes pour des groupes ou des organisations qui n’ont pas le temps ou l’expertise pour traiter le sujet ou le problème. Ainsi, un rapport de conseil peut présenter un travail expérimental sur un problème défini par un client.

En d’autres termes, la recherche-conseil éclaire davantage les problèmes spécifiques auxquels votre client est confronté et suggère l’expertise pour les résoudre.

Exemples de rapport de consultation

Du marketing et de la finance aux relations publiques et à la durabilité, le conseil est effectué dans divers domaines. Respectivement, la forme et le contenu des documents de consultation diffèrent également beaucoup. Pour vous donner une base de référence d’une structure de rapport de conseil, nous avons aligné plusieurs exemples des meilleurs cabinets de conseil, notamment :

  • Exemple de rapport McKinsey Consulting
  • Exemple de présentation de rapport BCG Consulting
  • Exemple de rapport de conseil aux étudiants

Exemple de rapport McKinsey Consulting

Exemple de rapport de conseil professionnel - Source : McKinsey
Exemple de rapport de consultation professionnelle – Source : McKinsey

Cette note de consultation approfondie de McKinsey suit une structure narrative. Il s’ouvre sur un résumé convaincant, suivi du corps principal de la recherche, organisé en quatre sections principales. Comme il s’agit d’un document d’information, le groupe complète le rapport par une perspective d’avenir, plutôt qu’une liste de recommandations traditionnelles, incitant le lecteur à s’attarder davantage sur l’importance des questions discutées.

Exemple de présentation de rapport BCG Consulting

Exemple de présentation du rapport de consultation
Exemple de présentation du rapport de consultation (mode paysage) – Source : BCG

Cette présentation par l’équipe du BCG pour l’autorité du logement de l’État de New York est un bon spécimen d’un modèle de rapport de recommandation que de nombreuses autres industries peuvent suivre. Simple, pertinente et très efficace, la présentation résume succinctement la portée de la recherche, énumère les principales méthodes de recherche, puis plonge dans la description des principales conclusions et recommandations.

Exemple de rapport de conseil aux étudiants

Exemple de rapport de consultation d’étudiants – Source : École de commerce norvégienne

Pour ceux qui sont encore à l’école, le modèle de rapport de consultation ci-dessus pourrait servir de bon point de référence pour la rédaction de rapports de consultation professionnels et approfondis. Ce rapport se trompe sur le côté plus long (puisqu’il s’agit également d’une soumission d’article académique) et comprend des informations complètes sur le client, les objectifs de recherche, la méthodologie, les résultats, les recommandations et les limites. Cependant, dans les environnements professionnels, la plupart des rapports ont tendance à être plus courts.

Comment rédiger un rapport de conseil : une approche ascendante

Toute personne travaillant dans conseil en gestion ou étudier dans ce domaine devra maîtriser l’art de rédiger des rapports de conseil aux entreprises. Après tout, une grande partie de votre travail sera directement liée à la communication de ces documents aux clients de votre entreprise.

Pourtant, même si vous êtes un analyste et un penseur stratégique de premier ordre, l’écriture n’est peut-être pas votre fort. Soundly, c’est une compétence que vous pouvez maîtriser avec un peu de pratique. Cette section vous montrera comment rédiger un rapport de consultation à partir de zéro.

Comment formatez-vous un rapport de consultant ?

Un rapport de conseil doit fournir un flux logique d’informations et apporter des réponses claires et cohérentes aux questions du client.

L’un des formats de rapport de conseil les plus optimaux est celui-ci :

  • Couverture du rapport de consultation
  • Résumé
  • Fond
  • Principaux faits et contexte commercial
  • Résultats
  • Recommandations
  • Annexes (le cas échéant)

La plupart des modèles de rapport de consultation suivent une variante de cette structure.

1. Commencez à partir de la section d’arrière-plan

La façon la plus simple de commencer est de créer d’abord une section d’arrière-plan. Pourquoi? Pour plusieurs raisons. Premièrement, c’est le type d’information que vous recevez le plus tôt dans le projet du client. Vous pouvez donc toujours l’écrire à l’avance.

Deuxièmement, en écrivant d’abord la section d’arrière-plan, vous actualisez une fois de plus le problème principal pour lequel vous avez été engagé et les méthodes que vous avez utilisées. Ensuite, vous pouvez toujours revenir à cette section pour revérifier si vous avez correctement abordé les problèmes et hypothèses énoncés dans d’autres sections.

La section contextuelle d’un rapport de consultant doit répondre aux questions suivantes :

  • Quelle est la portée du projet ?
  • Qui et pourquoi a commandé le projet ?
  • Quelles étaient les hypothèses initiales ?
  • Quels types de données/hypothèses ont été exclus ?
  • Qui a été impliqué dans le projet (des deux côtés) ?
  • Qui est l’auteur du rapport ?
  • Quelles méthodes de recherche ont été utilisées ?

2. Mettez en évidence les faits clés

Ce n’est un secret pour personne que vos lecteurs sont des cadres occupés. La plupart parcourront le rapport de recommandation avant de trouver le temps de le lire correctement. Ainsi, votre objectif est de mettre l’essentiel juste devant eux.

L’une des techniques de formatage les plus simples consiste à créer trois sections remarquables :

  • Résumé — un résumé standard de haut niveau des principaux résultats.
  • Principaux faits – une section vedette avec des statistiques quantifiables et des faits sur le projet.
  • Principales recommandations – principaux points à retenir et prochaines étapes pour le lecteur.

Conseil de pro : Utilisez des visualisations de données – tableaux, graphiques, etc. – pour mettre en évidence graphiquement les principaux points de données et mettre en évidence les corrélations entre eux.

Modèle recommandé : Modèle PowerPoint d’éléments de tableau de bord infographique

3. Travail sur les sections des résultats

Les « résultats » sont la partie la plus « charnue » de votre rapport. Cette section doit présenter des solutions aux problèmes spécifiques du client. De plus, expliquez le raisonnement et la logique derrière votre recherche.

Une chose avec laquelle de nombreux nouveaux consultants ont du mal est de rendre les sections de résultats cohérentes et organisées de manière logique. Si c’est votre cas, essayez le Technique MECE.

Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive (MECE) a été inventé par Barbara Minto, l’une des premières femmes consultantes chez McKinsey, experte en communication efficace, et également auteur de Principe de la pyramide.

« La grande valeur de la technique est qu’elle vous oblige à sortir de votre tête des informations dont vous n’aviez pas conscience, puis vous aide à les développer et à les façonner jusqu’à ce que la pensée soit limpide. Tant que vous n’avez pas fait cela, vous ne pouvez pas prendre de bonnes décisions sur des diapositives ou des vidéos. »

Barbara Minto

La structure MECE vous aide à vous assurer que dans n’importe quel ensemble de données (par exemple, un résultat), toutes les informations sont :

  • Mutuellement exclusif (ME) – aucun ensemble ne se chevauche.
  • Collectivement exhaustif (CE) – aucun des deux ensembles ne présente d’omissions évidentes ou de lacunes d’information.

Le moyen le plus simple de vérifier que tous vos résultats sont MECE est de créer un diagramme d’arbre de décision pour les sections principales et utilisez-le comme référence lors de la rédaction.

Modèle de diagramme d’arbre de décision pour PowerPoint par SlideModel

4. Créez une liste de recommandations

Les recommandations doivent être des « prochaines étapes » très concrètes et succinctes pour le client. Considérez-les comme des plats à emporter dans le rapport – des lignes simples dont tout le monde peut facilement se souvenir et raconter à un autre partie prenante.

Voici plusieurs formules efficaces pour encadrer vos recommandations dans un rapport de conseil en management :

  • Pour vous aider avec X, nous recommandons Y, à cause de Z.
  • Les données nous ont montré que le problème X, lié à l’objectif Y, peut être résolu avec l’approche Z.
  • Nous avons utilisé [tool/approach/tech] X pour analyser le problème Y et recommander Z comme plan d’action optimal.

5. Travail sur le résumé exécutif

Enfin, revenez au résumé analytique. L’écrire en dernier (après avoir terminé d’autres sections) facilite le travail puisqu’il vous suffit de sélectionner les conclusions et les recommandations les plus importantes. Ensuite, amenez-les au début de la copie.

Une bonne technique à essayer pour rédiger un résumé est la Méthode BLUF. Abréviation de bottom line up front, cette technique de communication développée par les militaires vous invite à mettre les détails les plus importants en premier, puis à élaborer via des informations secondaires.

Voici un exemple de résumé du rapport exécutif de McKinsey en utilisant cette technique :

La méthode BLUF en action

Conseil de productivité : Si vous préparez une présentation de rapport de consultation, alors le modèles de résumé exécutif fourni par SlideModel peut être utile.

Besoin de plus de conseils ? Consultez notre guide séparé pour rédiger et présenter un résumé exécutif.

Modèles de rapport de consultant commercial recommandés :

Comment présenter un rapport de consultation

Dans la plupart des cas, vous ne vous contenterez pas de remettre le rapport au client, mais vous ferez également une courte présentation résumant les principaux résultats. Voici comment vous y préparer.

1. Indiquez d’abord l’arrière-plan / le contexte

Peter Block, consultant chevronné et auteur publié, écrit dans «Conseil sans faille» livre que :

La tâche principale du consultant est de présenter l’image — cela représente 70 % de la contribution que vous devez apporter.

La plupart des clients veulent comprendre leur position commerciale actuelle (état actuel) et avoir une vue d’ensemble de l’atteinte de l’état souhaité – c’est-à-dire un point où leur ou leurs objectifs principaux sont atteints.

En tant que consultant, vous devez relier ces deux points pour eux. Alors d’abord, articulez le problème très clairement. Expliquez pourquoi le client est dans l’état actuel et pourquoi il doit agir maintenant. Étayez vos affirmations avec des points de données pertinents.

Peter Block recommande de sélectionner les données de la manière suivante :

  • Le client peut modifier ces
  • Les métriques sont importantes pour l’organisation
  • L’entreprise s’efforce déjà d’améliorer ces mesures (au moins dans une certaine mesure)

2. Démontrer ce qui peut être fait

Le but de la présentation de votre rapport de recommandations est de faire en sorte que le client se fie à votre jugement et à un suivi des suggestions. Ensuite, persuadez-les de ce que les recommandations que vous proposez feront de bien à leur entreprise.

L’une des techniques de présentation les plus efficaces, dans ce cas, consiste à modéliser différents scénarios. Par example:

  • Avant/après la mise en œuvre des recommandations
  • Chemins alternatifs – présentent plusieurs options et scénarios
  • Résultats probables, par exemple si/alors pour différentes recommandations

Au cours de cette partie de votre présentation, votre objectif est de montrer au public « ce que vous auriez dans sa peau ».

3. Élaborez votre stratégie

Pour surmonter les doutes et les résistances initiales, vous devez non seulement montrer au client qu’il s’agit d’une voie solide, mais également expliquer la logique qui la sous-tend. Ce que vous voulez faire, c’est découvrir ce qui les dérange, puis aborder ces problèmes dans votre présentation.

Plus précisément, vous devez expliquer pourquoi vos recommandations sont non seulement plausibles mais justifiées. Allouez donc plusieurs diapositives dans la présentation de votre rapport de consultation pour expliquer votre :

  • Méthodologie
  • Cadres
  • Outils et technologie

Dans chaque cas, concentrez-vous sur la communication de la justification de votre prise de décision. Ensuite, encore une fois, soulignez comment vos conclusions/recommandations aideront le client à atteindre ses objectifs.

Terminez votre présentation de conseil avec une diapositive convaincante, montrant les résultats qu’ils peuvent obtenir s’ils choisissent de suivre vos recommandations.

De conclure

Le travail de conseil peut parfois devenir mouvementé. Non seulement vous devez avoir de solides compétences analytiques, mais également un esprit de persuasion orateur lorsqu’il s’agit de communiquer la stratégie aux clients. D’un autre côté, le travail de conseil est également extrêmement gratifiant – les rapports de recommandation et les présentations que vous produisez peuvent changer les chances de réussite de nombreuses entreprises. Et mieux vous apprenez à communiquer la valeur de votre travail de conseil par écrit, plus vous devenez un consultant réfléchi !

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