Lorsque votre équipe de projet aura pris la responsabilité de terminer un projet, il y aura un délai à respecter. Cependant, l’équipe de projet ne doit pas toujours travailler en douceur. Parfois, l’employeur remarque que l’avancement du projet est très lent. Cela peut être dû à de nombreuses raisons. Si l’employeur souhaite examiner toutes les raisons qui affectent le rythme normal du projet et sensibilise tout le monde au véritable problème, il peut choisir d’écrire une lettre de préoccupation à ce sujet.
Qu’est-ce qu’une lettre de préoccupation pour la lenteur des progrès par rapport à l’achèvement du projet ?
Beaucoup de choses de ce genre se produisent dans une entreprise qui inquiète l’employeur. Lorsque cela se produit, l’employeur essaie de connaître la personne responsable. Ensuite, la lettre de préoccupation est écrite à cette personne.
Lorsqu’un projet est lent, l’employeur peut écrire une lettre de préoccupation au chef de projet pour lui faire savoir que la lenteur de l’avancement du projet a été remarquée et que cela a suscité des inquiétudes. Il est important de noter que cette lettre n’est pas écrite dans le cadre d’une action disciplinaire. Il s’agit plutôt d’une demande polie d’une partie prenante au chef de projet de travailler sur le projet avec diligence.
Quel est l’objet de la lettre de préoccupation en raison de la lenteur d’avancement du projet ?
Qu’il s’agisse d’un projet d’entreprise ou d’un projet externalisé, la progression d’une équipe dans le projet est très importante. En général, il y a un délai précis à respecter. Ainsi, une équipe de projet ne peut pas prendre autant de temps qu’elle le souhaite. L’employeur ne sait souvent pas grand-chose sur les détails internes du projet. Ainsi, lorsque les progrès sont lents, une lettre de préoccupation est écrite pour s’enquérir des raisons sous-jacentes de la lenteur des progrès.
Cette lettre est utilisée pour encourager le chef de projet à améliorer ses performances et celles de son équipe. Cela leur permet également de savoir que leur travail et leurs progrès sont remarqués. De cette façon, ils prennent conscience de leur travail et essaient de le compléter selon l’engagement du client.
Conseils pour écrire une lettre de préoccupation sur les progrès lents :
Voici quelques conseils utiles à suivre :
- Exprimez votre inquiétude en toute confiance sans mentionner quelque chose qui n’est pas pertinent.
- Parlez poliment au destinataire afin qu’il puisse également sentir que vous n’êtes pas en colère ou critique et que vous l’aidez simplement à s’améliorer.
- Si possible, rappelez au chef de projet la date à laquelle le projet doit être livré. De cette façon, il pourra réfléchir à la progression et votre inquiétude aura également du sens pour lui.
- Demandez au destinataire de répondre aux préoccupations que vous avez exprimées dans la lettre et également d’augmenter la vitesse de travail.
- Faites savoir au lecteur que vous êtes prêt.
Pour mieux comprendre comment vous pouvez écrire une lettre d’aspect professionnel, lisez l’exemple de lettre ci-dessous :
Modèle de lettre :
Date:
Pour:
Depuis:
Nom de l’entreprise:
Objet : Préoccupation concernant la lenteur de l’avancement du projet
Cher [Mention the name of the project manager],
Cette lettre est écrite pour vous faire savoir que j’ai remarqué la lenteur des progrès du projet [Mention the name of the project]. La date limite de soumission du projet est très proche et vous savez qu’une soumission tardive nuit à la réputation de l’entreprise. Par conséquent, je suis très préoccupé par cela.
Je constate depuis le mois dernier qu’il y a des retards importants dans la soumission des tâches. Malgré le fait que l’entreprise soutient l’équipe moralement et financièrement, l’avancement du projet est trop lent. Pour être honnête, je ne m’y attendais pas.
Je comprends qu’il existe de nombreuses situations de ce type lorsque l’avancement du projet ne respecte pas le calendrier indiqué par l’équipe plus tôt. Cependant, réévaluer et planifier à nouveau peut vous aider à rattraper le délai prévu.
Si vous avez besoin de mon soutien pour quelque chose, n’hésitez pas à me contacter. Merci beaucoup d’avoir prêté attention à ce sujet.
Salutations,
Nom de l’expéditeur
