Lettre d’annonce de rénovation de bureau aux employés

Lettre d’annonce de rénovation de bureau aux employés

Dans toute entreprise, les bureaux ont un rôle majeur à jouer. Comme toute autre chose, les bâtiments subissent également l’usure au fil du temps. Si vous ne les réparez pas ou ne les rénovez pas au besoin, ils perdent leur charme et, dans certains cas, commencent à s’effondrer. C’est la raison pour laquelle chaque bâtiment, qu’il soit commercial ou résidentiel, a besoin de rénovation après un certain temps.

Si vous dirigez un bureau, le rénover peut être difficile et fastidieux. Vous devrez faire beaucoup de choses avant de commencer la rénovation du bureau. L’une de ces étapes consiste à informer tout le monde de votre décision de rénover le bâtiment.

Qu’est-ce qu’une lettre de rénovation de bureau aux employés?

Il s’agit d’une lettre officielle écrite aux employés de l’entreprise pour les informer de la décision que le bureau va commencer la rénovation. C’est un type d’annonce qui informe tout le monde des travaux de réparation.

Raisons d’écrire la lettre de réparation de bureau aux employés :

Les employés sont la partie la plus importante d’un bureau et ils ne peuvent jamais être ignorés lorsque vous effectuez une opération au bureau. Beaucoup de ces situations vous feront écrire cette lettre. Certains d’entre eux sont énumérés ci-dessous:

Lorsque vous souhaitez une coopération :

Lorsque la rénovation commence, beaucoup de choses changent dans un bureau. Par conséquent, chaque tâche effectuée dans un bureau change également. Par conséquent, vous pourriez avoir besoin de la coopération des employés de bureau pour qu’ils puissent également changer leur façon de travailler pendant un certain temps. Cette coopération facilite la tâche d’une entreprise aussi fluide qu’auparavant lorsque la rénovation n’était pas commencée.

Lorsque vous souhaitez informer du nouvel emplacement :

Dans certains cas, lorsque le processus de rénovation commence, le bureau est temporairement déplacé vers un nouvel emplacement. Les personnes qui travaillent dans l’entreprise doivent connaître le nouvel emplacement afin qu’elles puissent facilement accéder au bureau. Cette lettre aux employés les informe du nouvel emplacement.

Pour leur demander de récupérer leurs affaires :

Les personnes présentes dans le bureau y gardent leurs affaires et lorsque les travaux de construction commencent, un bureau se libère. Au cours de ce processus, plusieurs choses se perdent. Pour éviter cette situation, les employés de bureau sont priés de venir au bureau et de récupérer leurs affaires.

Est-il important d’écrire une lettre de rénovation de bureau aux employés de bureau ?

Les personnes qui viennent au bureau et y travaillent doivent être informées par courrier. Parfois, l’employeur ne trouve pas commode d’informer chaque travailleur un par un. Pour informer tout le monde de manière transparente, écrire une lettre est important.

Conseils d’écriture :

Faites une esquisse grossière :

Lorsque vous choisissez d’écrire une lettre de rénovation aux employés, vous devrez partager beaucoup de détails avec eux. Il est important de se rappeler que si vous manquez un détail important, tout le but de la rédaction de cette lettre sera perdu. Par conséquent, vous devez être sûr d’avoir fait une ébauche.

Faire une ébauche vous permettra également de décider quel détail partager dans quelle partie de la lettre car il y a quelques détails qui ne peuvent pas être partagés à la fin et quelques-uns d’entre eux ne peuvent pas être partagés au début. Ainsi, leur bonne position peut être décidée tout en faisant un contour approximatif.

Utilisez le papier à en-tête de votre bureau :

Chaque fois qu’une lettre est écrite au nom du bureau, on s’assure qu’elle a un aspect officiel. À cette fin, vous devez taper la lettre sur le papier à en-tête et y apposer également un cachet pour prouver qu’elle provient de sources officielles. Assurez-vous d’utiliser le même papier à en-tête que celui que vous utilisez pour les autres types de correspondance.

Ajoutez tous les détails obligatoires :

Les détails que vous avez identifiés lorsque vous avez fait une ébauche doivent être partagés avec le lecteur dans la lettre. Informer le lecteur de la décision de rénover le bureau, mentionner les avantages que le bureau aura après la retouche, la description de la façon dont les choses se dérouleront avec la rénovation, le nouvel emplacement temporaire du bureau, les instructions spéciales pour les employés avant la la rénovation commence et de nombreux autres détails qui pourraient être spécifiques à un bureau particulier.

Exemple de lettre -1

Nous sommes ravis d’annoncer que notre immeuble de bureaux fera l’objet de rénovations afin de rendre l’espace de travail plus confortable pour nos employés.

Les principaux changements comprendront la mise à niveau du système de ventilation central, l’amélioration du système d’éclairage et la création d’un salon du personnel. Le projet débutera lundi prochain, 24e Août. L’ensemble du processus de rénovation devrait prendre un mois. Pendant ce temps, les employés doivent être prêts à faire face à des inconvénients mineurs. Veuillez être préparé à l’avance et faire les ajustements en conséquence.

Nous encourageons tous les employés à continuer à travailler malgré les perturbations. Vous pouvez travailler à domicile ou passer à l’étage 15. La décision est laissée à la discrétion des superviseurs respectifs.

Nous sommes ouverts à vos questions et préoccupations concernant le processus de rénovation. N’hésitez pas à contacter M. XYZ des RH pour vos questions.

L’entreprise apprécierait votre coopération pendant que vous faites face à tout inconvénient dû au projet de rénovation.

Lettre d'annonce de rénovation de bureau aux employés

Modèle de lettre -2

La présente a pour but de vous informer que le bureau fera l’objet d’un projet de rénovation à partir du (date). Les étages qui vont être modernisés comprennent les étages 7, 10 et 11. L’entreprise souhaite apporter des changements positifs à l’espace de travail pour permettre aux employés de travailler avec plus de diligence.

Cependant, pendant la période de rénovation, les étages mentionnés seront fermés. Dans le même temps, les ascenseurs et les cages d’escalier menant aux étages concernés seront également fermés pour des raisons de sécurité. Les employés sont priés d’utiliser l’étage 5 en attendant. Ledit plancher a été ajusté pour accueillir temporairement des employés supplémentaires. Vous bénéficierez de toutes les facilités nécessaires à votre travail.

Veuillez noter que tout inconvénient rencontré pendant la période de rénovation ne sera que temporaire. L’entreprise appréciera votre coopération et votre compréhension pendant cette période.

Veuillez contacter le département XYZ pour toute question et pour recevoir des mises à jour sur l’avancement de la rénovation.

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