Un appel d’offres est un processus par lequel une entreprise lance un appel à propositions. Les propositions désignent les offres qui doivent être soumises par ceux qui sont intéressés par un projet particulier. Dans un processus d’appel d’offres, une entreprise demande la soumission de l’offre, le processus de sélection des soumissionnaires, puis la formation de l’accord. Les soumissionnaires qui souhaitent participer à la soumission de l’offre doivent démontrer qu’ils se sont conformés à l’ensemble du processus d’appel d’offres pour être acceptés.
Il s’agit d’une lettre officielle écrite par une entreprise demandant aux soumissionnaires de faire une offre. Il leur demande également de démontrer la conformité à la soumission de l’offre car l’offre n’est pas facile à comprendre lorsqu’elle n’est pas conforme à l’appel d’offres.
Une lettre de conformité indique généralement comment une offre doit être soumise, quelles doivent être les meilleures pratiques, quelles sont les politiques du projet ciblé et ce qu’il faut éviter pour montrer la conformité.
Est-il important d’écrire une lettre de conformité?
Parfois, l’offre soumise ne montre pas la conformité et par conséquent, elle n’est pas alignée avec le projet ciblé. Lorsqu’une entreprise annonce un projet et demande des offres, elle mentionne généralement toutes les instructions suivantes, ce qui signifie que le soumissionnaire s’est conformé.
Cependant, certaines personnes ne lisent pas attentivement ces instructions, et pour cette raison ; leur offre ne correspond pas aux instructions données. Ensuite, ils rédigent la lettre de conformité. Certaines entreprises rédigent également des lettres de conformité à l’avance afin qu’elles n’aient pas à dire aux gens individuellement de suivre les directives.
Comment rédiger une lettre de conformité ?
La lettre de conformité doit également être rédigée avec soin car vous devez transmettre le message aux soumissionnaires de la bonne manière. Par conséquent, savoir écrire cette lettre est essentiel. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour rédiger une lettre efficace :
Obtenir des informations sur le format :
Chaque lettre, en particulier celles écrites dans un cadre formel, a un format spécifique à suivre. Si vous ne connaissez pas le format, vous ne pourrez pas décrire les détails nécessaires dans une séquence. Cela finira par rendre votre lettre un peu vague. Par conséquent, essayez de suivre les conseils et les instructions concernant le format de la lettre.
Se référer à l’appel d’offre :
Chaque appel d’offres a un numéro unique qui l’identifie. Certains soumissionnaires soumettent plusieurs offres pour plusieurs projets d’une entreprise. Par conséquent, vous devez mentionner les détails de l’appel d’offres auquel vous faites référence afin que le lecteur puisse comprendre quel document d’appel d’offres il doit cibler.
Donnez les consignes de conformité :
Informez le lecteur de tous les tenants et aboutissants des projets pour lesquels il rédige l’offre. Donnez-lui des instructions concernant la conformité. S’il y a plus d’une instruction, écrivez-les une par une à l’aide de puces. Assurez-vous que votre ton est professionnel et que vous pouvez tout décrire efficacement.
Donnez la raison de cette lettre :
Il est très important de dire au destinataire de la lettre pourquoi vous avez choisi de lui écrire cette lettre. Faites-lui savoir que l’offre qu’il a initialement soumise ne répondait pas aux normes des offres reçues par l’entreprise. Vous pouvez spécifier où vous avez vu le problème et comment il pourrait affecter l’ensemble du processus d’appel d’offres du soumissionnaire.
Terminez la lettre de manière appropriée :
À la fin de la lettre, remerciez le lecteur de s’être intéressé au projet de l’entreprise et d’avoir rédigé l’offre. Demandez également au lecteur de lire attentivement la lettre, puis de soumettre à nouveau la proposition avec le niveau de conformité requis. Enfin, fournissez également vos coordonnées afin que le lecteur puisse vous joindre en cas de problème lié à la soumission de l’offre avec la conformité nécessaire.
Utilisez le modèle :
Pour les personnes qui ont du mal à rédiger une lettre de conformité, il existe de nombreuses lettres pré-écrites disponibles sur diverses sources Internet. Une lettre peut ne pas être exactement conforme à votre scénario. Vous devrez donc le modifier. Comme il est principalement disponible au format MS Word, il est très facile pour vous de le modifier.
Modèle de lettre
Concernant. Lettre de Conformité pour la Soumission de l’Offre No. [abc-123-x]
Cher manager,
La lettre a été écrite au nom de [name the company] en se référant à l’appel d’offres no. [abc-123-x] sorti le [date] à travers [mention the medium; newspaper, website, or invitation]. Les appels d’offres ont été lancés pour l’installation de la climatisation dans les bureaux et des refroidisseurs dans les couloirs et les halls. Ces installations comprenaient les dépenses électriques, les dépenses des unités et le coût du contenu gazeux. Nous avons soigneusement examiné les points du contrat, les déclarations de conformité et les conditions incluses.
La lettre vaut lettre de conformité aux conditions mentionnées dans le contrat d’appel d’offres. Notre équipe a soigneusement étudié et analysé les moyens possibles d’alléger le fardeau financier des unités en consultant la carte de votre emplacement avec une grande précision.
Cette analyse méticuleuse de l’emplacement, du coût et de l’efficacité de l’installation a permis d’apporter le nombre de machines, d’unités et de main-d’œuvre au coût du projet. Après avoir examiné cela attentivement, nous avons signé le contrat avec les autorités supérieures avec les résultats possibles et les bénéfices générés.
Les autorités sont également satisfaites du calcul analysé et des avantages potentiels de l’entreprise. Par conséquent, nous déclarons par la présente que notre équipe et l’entreprise précisent que nous respecterons toutes les conditions mentionnées dans l’offre et le contrat. Il y a des lacunes mineures dans la conception des offres qui semblent être une erreur typographique et technique. Nous enverrons une équipe de délégués pour poursuivre les négociations et les compliments sur le projet.
Nous attendons avec impatience la lettre de demande de devis de votre entreprise. Veuillez négocier avec notre responsable financier au sujet des déclarations apparemment erronées. Après des négociations fructueuses, notre équipe commencera à travailler sur le devis. Nous avons hâte de rencontrer le chef d’équipe (TL) ou le directeur de projet (PD) du projet pour aller plus loin. Veuillez prendre rendez-vous avec eux dans les meilleurs délais. Merci.
