Les employeurs doivent souvent écrire des e-mails de notification à leurs employés lorsqu’ils veulent partager quelque chose de vraiment important et qu’ils veulent qu’il leur parvienne rapidement. Les e-mails sont le mode de communication le plus rapide et les employés reçoivent cette notification en un clin d’œil. Cet e-mail de notification leur fait savoir que l’employeur va procéder à l’audit. Puisque les employés de l’entreprise sont avisés, cela signifie que la nature de l’audit sera interne.
À quoi sert l’e-mail de notification d’audit ?
Des notifications de toutes sortes sont généralement envoyées aux personnes pour les informer de prendre certaines mesures. Le but de cet e-mail particulier est de préparer les gens à un audit qui va être effectué. Les audits sont menés pour déterminer s’il existe des divergences dans les documents financiers partagés avec l’entreprise par les employés.
Rédaction d’un excellent e-mail
Chaque fois que vous commencez à écrire l’e-mail, vous voulez toujours vous assurer que vous avez transmis le message de la manière dont il aurait dû être transmis. Vous voulez également vous assurer que le lecteur a bien compris le message. À cette fin, vous pouvez créer une liste de contrôle avec les conseils suivants pour vous assurer que vous les avez tous suivis :
Informez l’employé de l’audit :
Mentionnez la date à laquelle vous réaliserez l’audit interne après l’avoir informé de votre décision de réaliser l’audit. Mentionnez également la durée pour lui faire savoir combien de temps vous pensez que cet audit prendra.
Expliquez le but :
Expliquez à l’employé pourquoi vous avez décidé d’effectuer l’audit. Précisez clairement vos objectifs pour cette décision et décrivez ce que vous voulez en tirer.
Décrivez le processus :
L’audit n’est pas un processus simple mais très complexe. Vous devez faire face à beaucoup de confusion lorsque vous démarrez ce processus long et compliqué. Par conséquent, vous voudrez peut-être le diviser en différents sous-processus que vous n’effectuerez pas simultanément car cela rendra la situation plus complexe.
Donc, si vous avez divisé le processus en petits morceaux et que vous souhaitez effectuer ces morceaux sur plusieurs jours, vous pouvez mentionner l’intégralité du calendrier à l’employé. Cela permettra à l’employé de se préparer et d’adapter son emploi du temps au calendrier que vous avez partagé afin qu’il puisse vous divertir chaque fois que vous venez pour l’audit.
Expliquez le processus après l’achèvement de l’audit :
Les employés doivent savoir ce qui va se passer une fois l’audit terminé. Certains employeurs donnent des instructions différentes à leurs travailleurs afin qu’ils puissent facilement compléter le processus d’audit. Dans certains cas, les personnes responsables sont invitées à assister à une réunion au cours de laquelle les résultats sont partagés. Quel que soit le processus mis en œuvre dans votre entreprise, il doit être indiqué pour que l’employé sache ce qu’il est censé faire à la fin.
Demandez de l’aide :
Vous devez demander formellement à l’employé de vous accompagner tout au long du processus d’audit afin que vous puissiez le faire correctement sans aucun revers. Si vous souhaitez que l’employé soit disponible après les heures de travail, vous pouvez le lui dire à l’avance car c’est pour cela que l’e-mail de notification est écrit.
Points importants à retenir :
Lorsque vous écrivez cette lettre, assurez-vous de vous souvenir des points ci-dessous :
- Gardez un ton professionnel car vous informez votre employé de la vérification. Les notifications ont généralement un type de tonalité spécifique qui doit être utilisé dans l’e-mail.
- Gardez le choix des mots appropriés. Par exemple, si vous avez été informé qu’un de vos employés a été impliqué dans une fraude, vous n’avez pas besoin de le mentionner dans l’e-mail. Faites-le en silence et assurez-vous de ne mentionner le nom d’aucune personne sur laquelle vous avez des doutes.
- Assurez-vous que l’e-mail est court et précis. Une fois que le lecteur a été informé de l’audit, de son objectif, de la date de réalisation, vous devez fermer l’e-mail sans plus tarder. Assurez-vous également que l’e-mail n’est pas trop long ou non professionnel.
Exemple d’avis -1
Tous les employés d’ABC sont informés que notre audit interne annuel est prévu pour la deuxième semaine de décembre 202X. Tous les départements seront inspectés pour la qualité de leur travail et leur contribution aux objectifs de l’organisation.
Veuillez trouver ci-joint le calendrier détaillé de l’audit. Tous les départements sont priés de présenter leurs dossiers respectifs aux auditeurs selon le calendrier prévu. Assurez-vous que tous les documents officiels sont complets.
Vous êtes prié de coopérer avec l’équipe d’audit qui arrivera du siège social de la société à Karachi.
Veuillez contacter MR XYZ du service des ressources humaines pour toute question.
2-
La présente a pour but de vous informer que l’audit interne de l’entreprise doit être effectué les 1er, 2 et 3 août 202X. L’équipe d’audit comprendra notre cadre supérieur ainsi que le directeur général et leurs subordonnés immédiats. Vous êtes tous priés de bien vous préparer pour cet audit.
L’objectif principal de cette inspection est d’évaluer la qualité globale du travail effectué par nos employés. Dans le même temps, les problèmes qui entravent la croissance de l’organisation seront identifiés.
Tous les départements sont priés de coopérer et de présenter un rapport de performance honnête devant l’équipe d’audit. Vous pouvez contacter XYZ pour toute question avant les dates mentionnées.
