La petite caisse est le montant qu’une entreprise verse à ses employés après avoir anticipé les besoins futurs d’effectuer des paiements au nom de l’entreprise. Si un employé manque de cet argent et qu’il a immédiatement besoin d’argent, il dépense de l’argent de sa poche et demande ensuite à l’entreprise de rembourser la petite caisse.
Comment rédiger la lettre de remboursement de petite caisse?
Il n’est pas difficile d’écrire une lettre pour demander un remboursement de petite caisse. Cette lettre est rédigée de la même manière que toute autre lettre de demande de remboursement. Cependant, vous devez savoir combien d’argent vous pouvez être remboursé afin de pouvoir dépenser en conséquence. Voici quelques conseils utiles :
Mentionnez le but de la rédaction de la lettre :
Bien que le sujet indique également au lecteur de quoi parle la lettre, ajouter le but à la lettre permet au lecteur de mieux comprendre la lettre.
Décrivez le montant total que vous avez dépensé :
Il est très important de mentionner le montant que vous souhaitez être remboursé car vous ne pouvez pas obtenir un remboursement de votre argent à moins que vous ne demandiez le montant exact. De plus, si vous ne mentionnez pas le montant, votre lettre sera considérée comme incomplète.
Donnez une ventilation complète :
Pour prouver que vous êtes honnête, vous pouvez donner une ventilation complète des dépenses. Cela donnera une image claire à l’employeur de l’endroit où vous avez dépensé l’argent et dans quel but. La ventilation peut être incluse dans le corps de la lettre, ou elle peut y être jointe séparément.
Lisez le modèle de lettre ci-dessous.
1:
Objet : Remboursement de la petite caisse
Monsieur respecté,
Je suis M. ABC travaillant comme ingénieur civil dans votre entreprise. J’écris cette lettre pour vous faire savoir que j’étais à court de petite caisse la semaine dernière lorsque j’ai dû visiter le site deux fois par jour pendant cinq jours. Pour cette raison, je n’avais pas d’argent pour payer le carburant et j’ai dû prélever de l’argent sur mon budget.
J’ai informé M. XYZ, le directeur de l’entreprise, de la situation, et il m’a dit qu’actuellement, l’entreprise est à court de liquidités et qu’elle ne pourra donc pas vous payer immédiatement. Nous ne pouvons pas arrêter les travaux du chantier et par conséquent, il m’a demandé de prendre en charge les frais de carburant sur ma trésorerie personnelle et l’entreprise me remboursera plus tard.
Je voudrais vous demander de bien vouloir rembourser la petite caisse de 1000$. La ventilation complète des dépenses de carburant est partagée avec cette lettre pour preuve. Si vous souhaitez en savoir plus sur les dépenses, n’hésitez pas à me contacter. Vous pouvez rembourser ce montant sur le même compte où vous déposez mon salaire. Une action rapide de votre part est prévue. Merci beaucoup d’avoir pris en compte ma demande.
Sincèrement,
2 :
Objet : Remboursement de la petite caisse pour [XYZ]
Monsieur respecté,
Je suis M. ABC travaillant dans le service marketing de l’entreprise ayant le numéro d’employé 354. Le but de la rédaction de cette lettre est de vous demander officiellement de rembourser la petite caisse que j’ai payée à partir de mes finances personnelles. Je voudrais vous faire savoir que j’étais en voyage d’affaires dans une autre ville et que j’avais besoin de fonds pour une urgence.
Je garde habituellement des fonds d’urgence avec moi comme petite caisse. Cependant, ce jour-là, j’ai tout mal calculé.
Par cette lettre, je voudrais vous demander de bien vouloir me dédommager de tous les paiements que j’ai effectués à partir de mes dépenses en remboursant le montant total que j’ai dépensé pour ce voyage d’affaires.
Les détails des reçus de paiement sont joints à cette lettre pour votre confirmation. Veuillez rembourser le montant total de 200 $ dans les meilleurs délais. Je serais obligé.
Te remercie.
