Lettre notifiant la perte de l’offre du fournisseur

Lettre notifiant la perte de l’offre du fournisseur

Les entreprises ont des relations différentes avec différentes entreprises ou personnes lorsqu’il s’agit d’acheter des biens, des ressources, etc. pour créer des produits ou fournir des services aux personnes. Les vendeurs jouent ici un rôle important. Il peut s’agir d’une personne ou d’une entreprise proposant des produits à vendre.

Une entreprise peut consulter différents fournisseurs qui présentent ensuite des offres. C’est à l’entreprise de choisir l’offre qui lui convient le mieux. Ce sera en fonction de leur budget et de ce qui leur convient. Pour les vendeurs dont les offres ne sont pas acceptées ; l’entreprise doit leur dire qu’ils ont perdu l’offre. Cela montre leur professionnalisme.

Envoyez une lettre pour prévenir…

L’entreprise peut envoyer une lettre informant le vendeur de la perte de l’offre. Dans cette lettre, l’entreprise informera le vendeur que son offre n’a pas été acceptée. Ils en donneront les raisons. Ce sera une lettre professionnelle et formelle qui montrera au fournisseur que vous vous souciez des efforts et du temps qu’il a consacrés à vous contacter et à fournir l’offre.

La lettre doit être dactylographiée et vous devez la relire avant de l’envoyer. Il n’est pas facile de refuser un fournisseur, mais une entreprise doit le faire de manière polie en l’informant de cette situation. La lettre sera un moyen professionnel et non conflictuel de faire savoir au vendeur ce que vous avez décidé. Vous pouvez garder la relation amicale de cette façon.

Il s’agit d’une lettre écrite par un directeur ou un patron d’une entreprise informant un fournisseur qu’il a perdu l’offre pour un certain projet ou contrat. La lettre comprend les détails de la raison pour laquelle le fournisseur a perdu l’offre.

Lorsque vous devez rédiger une lettre informant le fournisseur de la perte de l’offre, vous devez l’écrire de manière formelle et professionnelle. Vous pouvez garder à l’esprit les points suivants :

Ton et structure professionnels :

La lettre doit avoir un ton professionnel. Vous devez utiliser le papier à en-tête de votre entreprise pour cela. Cela devrait être sur le dessus de la lettre. Vous devez ajouter le nom de l’entreprise soumissionnaire ainsi que son adresse.

Remerciez l’entreprise et donnez les raisons pour lesquelles vous avez perdu l’offre :

Vous devriez remercier l’entreprise pour l’offre. Indiquez les détails de l’offre comme sa date. Complétez l’entrepreneur pour l’envoi de la proposition. La lettre doit être courtoise et positive. Vous devez rejeter l’offre et indiquer les raisons pour lesquelles vous le faites. Cela peut être dû au coût ou au fait qu’une autre entreprise a plus d’expérience. S’il y avait un problème avec l’offre, indiquez-le.

Terminez la lettre :

Terminez la lettre en espérant travailler avec le vendeur plus tard. Terminez par quelque chose comme « Sincèrement », puis signez la lettre pour qu’elle soit officielle.

Exemple de lettre 1 :

Objet : Notification d’enchère perdante

Cher Monsieur ABC,

J’écris cette lettre pour vous remercier de votre intérêt à donner un devis pour (services ou produits de l’État) à notre société.

Nous savons que beaucoup d’efforts ont été consacrés à la préparation de l’offre, cependant, nous avons le regret de vous dire que nous avons attribué le contrat à un autre fournisseur. Notre décision est basée sur (indiquer les raisons pour lesquelles vous avez rejeté l’offre).

Nous vous remercions pour le temps que vous avez consacré et espérons travailler avec un fournisseur prestigieux comme vous à l’avenir.

2-

Objet : Alerte en cas d’enchère perdante

Cher Monsieur ABC,

Merci d’avoir pris le temps de soumettre une offre pour (nom du projet) le (date de soumission). Cinq fournisseurs ont présenté une proposition, mais nous n’en choisissons qu’un.

Malheureusement, après mûre réflexion, nous avons le regret de vous annoncer que votre offre a été rejetée pour les raisons suivantes :

(Dites les raisons du rejet de l’offre)

Je sais que cette nouvelle sera une déception pour vous, mais nous espérons que vous continuerez à soumissionner pour de futurs contrats.

Sincèrement,

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