Une entreprise reçoit souvent des offres ou des devis d’appels d’offres lorsqu’il s’agit d’acheter différents produits. Certains d’entre eux seront acceptés et couronnés de succès tandis que d’autres échoueront et seront rejetés. L’entreprise doit se comporter de manière professionnelle et courtoise lorsqu’elle rejette des offres. Vous devez indiquer les raisons pour lesquelles vous avez rejeté l’offre. Le soumissionnaire a pris le temps de répondre sur mesure à la demande de devis, donc lui faire savoir pourquoi il n’a pas été retenu pourrait l’aider lorsqu’il s’agit de futures offres.
Il est difficile pour l’entreprise de rejeter l’appel d’offres, mais une façon de le faire est d’envoyer une lettre. Cela semble être une manière non conflictuelle de répondre à l’entreprise. Lorsque vous écrivez la lettre, assurez-vous que son ton est courtois.
Vous devez indiquer les raisons pour lesquelles l’appel d’offres n’a pas été retenu. Vous voulez avoir une bonne relation avec l’appel d’offres afin qu’il veuille faire affaire avec vous à l’avenir. Par conséquent, vous devez y répondre avec soin.
Évitez les erreurs car lorsqu’il y a des erreurs, la lettre donne l’impression d’avoir été écrite avec négligence. Le soumissionnaire pensera que vous ne le prenez pas au sérieux avec une lettre comme celle-ci. Le ton que vous utilisez doit également être courtois.
Répondre à une lettre d’appel d’offres infructueuse…
Une réponse à une lettre d’appel d’offres infructueuse est une lettre que le patron ou le directeur d’une entreprise écrit à un appel d’offres pour lui faire savoir pourquoi son offre ou son contrat n’a pas été retenu. La lettre est un moyen professionnel d’en informer le soumissionnaire.
Rédiger une lettre professionnelle…
Lorsque vous devez écrire une réponse à une lettre d’appel d’offres infructueuse, vous devez vous assurer que le destinataire sait que vous le prenez au sérieux et que vous appréciez son temps et ses efforts. Les points suivants peuvent être pris en compte lors de la rédaction de la lettre:
Exprimez votre gratitude :
Vous devriez commencer par remercier l’entreprise pour son offre ou sa proposition. C’est une bonne idée d’indiquer la date de l’offre et le nom du projet afin que l’offre puisse savoir lequel n’a pas été retenu. Vous devez même compléter l’appel d’offres pour la proposition qu’ils ont soumise. S’il y a quelque chose de positif que vous pouvez dire sur l’entreprise, dites-le.
Indiquez les raisons du refus :
Vous devez rejeter poliment l’offre et en expliquer les raisons. La raison peut être qu’un autre appel d’offres vous présentait une meilleure opportunité en termes de coûts. S’il y avait un problème avec l’offre, informez-en l’entrepreneur afin qu’il puisse éviter de faire cette erreur plus tard.
Espoir pour l’avenir:
Terminez la lettre en disant que vous souhaitez travailler à l’avenir avec l’appel d’offres et qu’ils ne devraient pas hésiter à soumettre des offres plus tard. La lettre a besoin d’une fermeture appropriée comme « Sincèrement » et vous pouvez la signer.
Exemple de lettre 1 :
Objet : Lettre d’appel d’offres infructueuse
Cher Monsieur ABC,
J’écris cette lettre pour vous remercier d’avoir participé à l’appel d’offres pour le projet (nom du projet). Nous avons évalué toutes les offres que nous avons reçues. D’après cette évaluation, je vous écris pour vous informer que votre offre n’a pas été retenue cette fois-ci.
Les raisons en sont (dites clairement les raisons).
Je tiens à vous remercier pour les efforts que vous avez déployés pour préparer et soumettre votre proposition. J’espère que cela ne vous découragera pas d’enchérir à nouveau avec nous à l’avenir.
Salutations,
Vous trouverez ci-dessous un autre exemple de lettre du patron d’une entreprise informant un appel d’offres que son offre n’a pas été retenue
2-
Objet : Rejet de la proposition d’appel d’offres
Merci de votre intérêt à fournir un devis pour notre (nom du projet) le (indiquer la date).
Nous sommes conscients que beaucoup d’efforts et de temps ont été investis de votre part pour préparer le contrat, mais nous avons le regret de vous dire que cela n’a pas abouti. Nous avons décidé d’accepter la proposition d’un autre appel d’offres.
Les raisons en sont :
(Dites les raisons du refus de l’offre).
Merci d’avoir soumis une offre et nous espérons travailler avec vous sur de futurs projets.
Sincèrement,
