Si vous êtes dans le domaine de la construction, vous serez probablement en contact avec des soumissionnaires qui vous fourniront différents articles. Vous demanderez des offres ou des devis à différents appels d’offres ou entreprises de construction. Vous accepterez les offres qui soumettent des propositions qui profitent à votre entreprise et rejetez celles qui ne le font pas. Il est important de faire savoir à l’appel d’offres que son offre n’a pas été retenue et d’en indiquer les raisons.
Vous voudrez probablement travailler avec l’appel d’offres plus tard, donc rejetez-le poliment. Écrire une lettre est une manière polie de le faire. Le soumissionnaire aura pris le temps de créer une réponse à votre demande de devis, vous devez donc lui faire savoir que vous appréciez son temps et ses efforts.
Écrire des erreurs donnera l’impression qu’il n’est pas professionnel et que vous ne vous souciez pas de reposter poliment à l’appel d’offres. Vous devez rédiger une lettre d’appel d’offres infructueuse pour la construction de manière à ce que l’appel d’offres sache que vous êtes conscient des efforts et du temps qu’ils ont consacrés à la soumission du devis.
Vous devez donner des raisons solides pour lesquelles vous n’avez pas considéré leur proposition et pourquoi vous avez choisi celle d’un autre soumissionnaire. Cela permettra au soumissionnaire de savoir quoi faire à l’avenir.
Lettre d’appel d’offres infructueuse pour la construction
Il s’agit d’une lettre que le directeur ou le patron d’une entreprise de construction écrit à un appel d’offres pour lui faire savoir que son offre ou sa proposition n’a pas été retenue. La lettre indiquera au lecteur pourquoi elle a échoué.
Rédiger une lettre réussie
Si vous devez rédiger une lettre d’appel d’offres réussie pour la construction, vous devez faire savoir à l’appel d’offres que leurs efforts sont appréciés et que vous espérez travailler avec eux à l’avenir. Les points suivants peuvent être gardés à l’esprit lors de la rédaction de la lettre:
Format de la lettre :
La lettre doit avoir un ton professionnel et même une structure. Vous pouvez utiliser le papier à en-tête de l’entreprise pour l’écrire. Inclure la date dessus. Vous devez indiquer le nom de l’entreprise soumissionnaire ainsi que son adresse. Vous pouvez les adresser avec quelque chose comme « Cher » et leur nom.
Exprimez vos remerciements :
Vous devez remercier le soumissionnaire d’avoir soumis une offre. Pour leur faire savoir de laquelle vous parlez, indiquez le nom et la date du projet de construction. Si vous avez plus d’un projet en cours, une entreprise peut avoir soumis plusieurs offres. Ils doivent savoir de quel projet vous parlez.
Raisons pour lesquelles vous le refusez :
Vous devez rejeter l’offre et me dire pourquoi vous faites cela. L’entrepreneur doit savoir pourquoi son offre n’a pas été retenue.
Fin:
Terminez la lettre de manière formelle et exprimez votre espoir que l’appel d’offres soumettra également des offres à l’avenir avec vous.
1-
Objet : Rejet d’appel d’offres pour un projet de construction
Nous tenons à vous remercier de l’intérêt que vous portez à l’établissement d’un devis pour notre projet de construction (indiquer le nom du projet) à notre société.
Nous sommes conscients que vous avez consacré beaucoup d’efforts et de temps à la préparation de l’offre, mais nous avons le regret de vous annoncer que nous l’avons attribuée à une autre entreprise de construction. Les raisons en sont (dites les raisons du rejet de l’offre).
Merci pour le temps que vous avez pris, et nous espérons que vous continuerez à soumissionner pour tous les projets futurs avec nous.
2-
Objet : Appel d’offres infructueux pour la construction
Merci d’avoir pris le temps de présenter votre proposition pour le (nom du projet) le (date du projet). Quatre entreprises de construction ont présenté une proposition, et nous n’en avons retenu qu’une.
Après de longues discussions, nous avons le regret de vous annoncer que votre enchère n’a pas été retenue pour les raisons suivantes :
(Dites pourquoi cela n’a pas été un succès).
Nous espérons que vous n’arrêterez pas de soumissionner pour de futurs contrats.
