Une entreprise qui a déjà publié un avis d’appel d’offres sur n’importe quelle plateforme reçoit des offres de divers hommes d’affaires potentiels. Cependant, une entreprise ne peut pas tous les divertir. La seule personne est choisie dont l’offre est la plus appréciée par l’entreprise, puis les autres soumissionnaires sont rejetés.
Il est évident d’informer les personnes qui ont obtenu l’approbation de leur offre. La meilleure pratique consiste à écrire un e-mail aux soumissionnaires non retenus. Cet e-mail leur fait savoir que leur enchère n’a pas été retenue. En général, les personnes qui ne sont pas sélectionnées n’obtiennent aucune réponse de la part d’une entreprise. Cela leur fait baisser le moral et ils commencent également à ne plus s’intéresser à cette entreprise. Cela se transforme finalement en la perte d’une entreprise.
Pour s’assurer que les enchérisseurs ne perdent pas espoir et postulent à nouveau, l’entreprise leur écrit un e-mail et leur fait savoir que leur offre n’a pas été retenue.
Une messagerie professionnelle
Informez le soumissionnaire de l’échec du concert :
Faites savoir au soumissionnaire que vous n’avez pas accepté son offre. Exprimez des regrets afin de ne pas apparaître comme quelqu’un d’impoli ou quelqu’un qui ne respecte pas les enchères.
Discutez de la raison sous-jacente :
Informez l’enchérisseur de la raison pour laquelle vous n’avez pas choisi son enchère et accepté l’enchère de quelqu’un d’autre.
Terminez positivement :
En fin de compte, envoyez vos meilleurs vœux au lecteur et fermez positivement la lettre.
Lisez le modèle de lettre ci-dessous pour mieux comprendre la situation et la communication écrite.
Exemple d’e-mail 1 :
À:
Matière:
CC :
Respecté M. ABC,
Nous avons reçu de votre part un dossier d’appel d’offres ciblant notre appel d’offres (mentionner le numéro d’appel d’offres). Nous sommes heureux de voir votre intérêt à travailler avec nous. Cependant, nous avons l’immense regret de vous faire savoir que votre enchère (mentionnez le numéro de l’enchère) n’a pas été retenue.
Nous avons accepté l’offre sur la base de l’offre la plus basse. Malheureusement, vous n’avez pas fait l’offre la plus basse compte tenu de notre projet à petit budget.
Nous tenons à vous remercier pour votre intérêt à travailler sur le projet initié par notre entreprise. Nous espérons que nous aurons des opportunités à l’avenir de travailler avec vous.
Une caution de soumission et une copie de votre offre ont été jointes à cet e-mail. Ce serait si gentil de votre part de nous retourner la copie du dossier d’appel d’offres appartenant à notre société que vous avez en votre possession.
Nous avons trouvé votre entreprise très professionnelle et nous aurions choisi votre offre si nous n’avions pas un budget serré. Le profil de votre entreprise est très fort et tous les services que vous fournissez sont exceptionnels.
Si vous souhaitez en savoir plus sur votre enchère infructueuse, vous pouvez nous contacter par téléphone ou par e-mail. Nous serions ravis de vous servir.
Meilleures salutations,
2-
Respecté M. ABC,
Nous espérons que cet e-mail vous trouvera dans la meilleure santé et le meilleur esprit. Vous avez soumis une demande d’appel d’offres avec une offre. Nous avons soigneusement examiné et analysé votre offre. Après avoir lu attentivement l’intégralité du document d’appel d’offres, nous avons appris que votre offre n’était pas adaptée à notre projet car nous avons reçu une offre inférieure à l’offre que vous avez soumise et nous voulions accepter la plus basse. C’est pour vous aviser par cette lettre que malheureusement, votre enchère n’a pu être retenue.
Nous tenons à vous informer que nous avons examiné votre dossier de candidature, la lettre de motivation ainsi que le profil complet de votre entreprise. Nous sommes tellement impressionnés de voir vos projets précédents qui ont été un énorme succès. Cependant, actuellement, nous n’avons plus de budget et ne pouvons pas accepter d’appels d’offres avec des offres élevées.
Nous espérons que nous pourrons travailler les uns avec les autres à l’avenir. Nous vous souhaitons bonne chance pour toutes vos réalisations futures. Veuillez nous contacter pour toute question.
