Toutes les entreprises et entreprises doivent montrer à leurs clients qu’elles se soucient de fournir un bon service. Lorsqu’il y a un problème dans les services ou si un employé a agi grossièrement, cela peut avoir un impact sur la façon dont un client regarde l’entreprise.
Il peut arriver qu’un employé du bureau principal ne se comporte pas correctement avec certains clients. Lorsque cela se produit, ce n’est pas bon pour l’entreprise. Il est important de s’excuser auprès de la personne afin qu’elle n’arrête pas de faire affaire avec vous. Vous devez le faire formellement et professionnellement.
Écrivez immédiatement une lettre d’excuses…
Cela peut être fait à l’aide d’une lettre d’excuses pour le comportement offensant de l’employé au bureau. La lettre doit être sincère et montrer au lecteur que vous êtes désolé et que cela ne se reproduira plus. Ce doit être une lettre bien rédigée.
Écrivez vos mots sans fautes…
Vous devez vous assurer qu’il n’y a pas de fautes de grammaire et d’orthographe dans la lettre. Par conséquent, vous devez le relire avant de l’envoyer. S’il y a des erreurs, cela montre au lecteur que vous n’êtes pas sincère avec les excuses. Vous pouvez perdre des clients de cette façon.
Le format de la lettre doit également être formel. Vous pouvez le taper sur le papier à en-tête de votre entreprise. Il doit également être signé afin que vous puissiez montrer qu’il s’agit d’une lettre valide. Assurez-vous que le lecteur a l’impression que votre entreprise est désolée. Vous pouvez donner une certaine compensation au client surtout s’il s’agit d’un client fidèle à l’entreprise.
Devrait être écrit par un fonctionnaire…
Il s’agit d’une lettre professionnelle que l’employeur ou le responsable des ressources humaines écrira à un client qui n’a pas été bien traité parce qu’un employé s’est montré impoli avec lui au bureau principal. Cette lettre montrera au client que vous vous souciez de lui donner un bon service et que vous êtes désolé pour ce désagrément. La lettre donnera au client la satisfaction que votre entreprise est désolée pour le comportement.
N’oubliez pas d’inclure les éléments suivants…
Si vous avez besoin d’écrire une lettre d’excuses et de montrer au lecteur que vous êtes sincère, vous devez le faire de manière professionnelle en gardant à l’esprit les points suivants :
N’ajoutez pas de choses inutiles :
Il est important d’aller droit au but en commençant la lettre en disant que vous êtes désolé pour le comportement offensant. Vous devriez dire quel était le comportement offensant et pourquoi vous pensez que c’est mal. Montrez que l’entreprise est désolée de la façon dont l’employé s’est comporté.
Indiquez les mesures qui seront prises :
Vous devez dire quelles mesures seront prises contre l’employé et comment votre entreprise essaiera de s’abstenir que cela se reproduise. Si vous offrez une compensation au client, indiquez-le également.
Terminez en espérant que le client voudra toujours vos services :
Faites savoir au lecteur que vous les considérez comme étant importants et que vous espérez qu’ils continueront à obtenir vos services/produits.
Exemple de lettre 1 :
Objet : excuses pour le comportement offensant de M./Mme. [X]
Chère Madame ABC,
J’écris cette lettre pour m’excuser de la façon dont (nom de l’employé) s’est comporté avec vous le (indiquer la date et l’heure) lorsque vous étiez à notre bureau. C’était mal de sa part de se comporter ainsi, et nous sommes heureux que vous nous ayez informés de son comportement. Nous nous en excusons sincèrement.
Nous prendrons des mesures contre (nom de l’employé) et veillerons à ce que vous ne soyez plus confronté à ce type de comportement.
Nous espérons que vous continuerez votre relation avec nous.
2-
Objet : Excuses pour le comportement offensant de [X]
Cher Monsieur ABC,
Nous nous excusons pour les actions et le comportement de M. [X] au bureau. L’incident s’est produit le [DATE] quand Mme. [Y] l’un de vos représentants est venu chez nous pour affaires. Après enquête, nous avons trouvé M. [X] coupable de l’incident et a renvoyé l’affaire à la direction pour suite à donner. Nous nous excusons profondément pour tout cela.
Vous devez croire que le comité de gestion enquêtera de manière approfondie sur la question et que les conclusions vous seront communiquées. Nous veillons à ce que de tels incidents ne se reproduisent jamais.
Nous avons eu une très bonne relation commerciale et espérons que nous ferons des affaires dans des conditions encore meilleures à l’avenir.
