Lorsque vous écrivez une lettre pour annoncer votre décision d’annuler un accord commercial ou un appel d’offres, cela apporte de mauvaises nouvelles au lecteur. Par conséquent, vous devez être prudent lorsque vous écrivez cette lettre, car ne pas pouvoir écrire une lettre de manière efficace finira par offenser le lecteur, ce qui peut ruiner la situation et votre relation commerciale avec le lecteur.
Il s’agit d’une lettre officielle qui annonce la nouvelle que l’appel d’offres va être annulé. Cette lettre apporte de mauvaises nouvelles pour le lecteur car le lecteur a reçu l’appel d’offres plus tôt, qui est maintenant annulé.
Voici quelques conseils à suivre lorsque vous annoncez l’annulation d’un appel d’offres après l’attribution :
- Faites le bon choix de mots :
Vous devez écrire cette lettre de manière à ne pas blesser les sentiments du lecteur. Faites le bon choix de mots lorsque vous annoncez la nouvelle de l’annulation de l’appel d’offres.
- Donnez les détails de l’appel d’offres que vous annulez :
N’oubliez pas de mentionner les détails de l’appel d’offres afin que le lecteur puisse savoir à quel appel d’offres vous faites référence. Mentionnez le numéro d’appel d’offres unique, la date à laquelle il a été accepté, etc.
- Donner une raison:
Mentionnez la raison pour laquelle vous souhaitez annuler l’appel d’offres. La raison est très importante pour le lecteur. Si l’appel d’offres est annulé pour une raison sans fondement, le lecteur devra être indemnisé et vous préciserez dans la lettre comment l’indemnisation sera effectuée.
Exemple de lettre 1 :
Sous : Annulation de l’appel d’offres après l’attribution
Respecté M. ABC,
C’est pour vous informer que XYZ Private Limited a décidé d’annuler l’appel d’offres pour l’exploitation de la cantine de l’entreprise. L’appel d’offres (mentionner l’identifiant de l’appel d’offres) est annulé en raison de problèmes internes à l’entreprise. Veuillez prendre connaissance de l’avis officiel d’annulation de l’appel d’offres joint à cette lettre. La société est obligée d’annuler l’appel d’offres après l’attribution pour des raisons très graves. Ce n’était pas une décision facile pour l’entreprise.
Nous sommes vraiment désolés de prendre cette décision, mais nous espérons que nous pourrons faire des affaires ensemble à l’avenir. Conformément au contrat, l’entreprise vous indemnisera pour tous les paiements que vous avez effectués depuis le début jusqu’à la date à laquelle l’appel d’offres vous a été remis. Vous recevrez le paiement dans un mois.
Merci beaucoup pour votre coopération avec nous. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette actualité, vous pouvez nous contacter via les numéros officiels de l’entreprise. Nous serons très heureux de vous guider.
2-
Sous : Annulation de l’appel d’offres après l’attribution
Respecté M. ABC,
C’est pour vous informer que les entreprises XYZ ont décidé d’annuler l’appel d’offres (mentionner le numéro d’appel d’offres) pour les services de nettoyage avec votre entreprise. Ce fut une décision très difficile pour XYZ Enterprises car la proposition que vous avez envoyée était la plus convaincante et a vraiment plu à votre offre. Cependant, en raison de certains changements internes, il n’est plus possible pour l’entreprise de continuer à obtenir des services de nettoyage d’un organisme externe.
Nous sommes tellement désolés d’avoir annulé l’appel d’offres avec vous, mais nous pensons que nous pourrons poursuivre notre relation commerciale à l’avenir. Conformément à l’accord, l’annulation de l’appel d’offres après l’attribution nous oblige à compenser la perte. Par conséquent, nous sommes prêts pour cela. Nous vous demandons donc humblement de nous envoyer une ventilation complète des dépenses que vous avez engagées afin que nous puissions vous payer rapidement.
Merci beaucoup pour votre coopération et votre soutien. Nous vous attendons avec impatience en tant que partenaire commercial à l’avenir. Si vous souhaitez en savoir plus sur cet avis d’annulation d’appel d’offres, n’hésitez pas à nous contacter.
