Vous êtes sur le point de vous absenter du travail et vous mettez les choses en ordre. Que vous soyez prêt à partir en vacances bien méritées, que vous preniez un week-end prolongé, que vous ayez une intervention médicale à venir ou que vous assistiez à un événement professionnel pendant quelques jours, vous devez faire savoir aux gens que vous serez absent et quand vous reviendrai. Un message d’absence le fait tout en indiquant aux autres qui contacter en votre absence.
Vous voudrez créer et activer un message d’absence clair et précis. Sinon, cela pourrait causer des problèmes pendant votre absence. Par exemple, les gens pourraient être frustrés s’ils ont besoin d’une aide immédiate et sont laissés pour compte, ne sachant pas vers qui se tourner pendant votre absence. Ou les gens pourraient vous envoyer plusieurs e-mails, sans se rendre compte que vous êtes absent, ce qui rend plus difficile pour vous de passer au crible les e-mails et d’être rattrapé à votre retour.
Vous trouverez ci-dessous des conseils sur ce qu’il faut inclure et éviter dans votre message d’absence du bureau, ainsi que quelques exemples que vous pouvez modifier pour répondre à vos besoins spécifiques.
Éléments à inclure dans votre message d’absence du bureau
Les dates auxquelles vous serez absent : Indiquez les dates et heures exactes auxquelles vous serez absent du bureau et précisez la date à laquelle vous reviendrez. Si vous réactivez un précédent message d’absence du bureau, assurez-vous de mettre à jour les dates et les heures afin de ne pas confondre les autres.
La raison de votre absence (facultatif) : Dans certains cas, vous pouvez choisir de donner une raison générale de votre absence. Par exemple, si vous êtes absent pour une réunion, une conférence ou des vacances. En même temps, il peut y avoir certaines choses que vous ne souhaitez pas partager, et qu’il ne serait pas nécessairement approprié de partager, comme être absent pour une maladie grave ou pour soigner la blessure d’un être cher. Cela dit, donner une raison à votre absence, comme prendre des vacances, pourrait aider à dissuader les gens d’essayer de vous joindre pendant votre absence.
Le point de contact en votre absence : Indiquez qui sera votre point de contact, y compris ses coordonnées, pendant votre absence. Si vous avez différents points de contact pour différents éléments, assurez-vous de clarifier qui doit être contacté pour quoi.
Éléments à éviter dans votre message d’absence du bureau
S’engager à une réponse immédiate de votre collègue : Une fois que vous avez identifié qui sera votre point de contact pendant votre absence, renseignez-vous sur les attentes concernant leur réponse aux messages qui vous sont destinés pendant votre absence. Même s’ils disent qu’ils répondront dans un certain délai à de tels e-mails, vous n’avez aucun moyen de le prédire avec certitude. Après tout, vos collègues ont des horaires chargés comme vous.
Étant donné qu’il y a de fortes chances que votre point de contact ne soit pas en mesure de répondre immédiatement à un e-mail pendant votre absence, ne l’engagez pas à le faire. Ils apprécieront probablement de ne pas avoir à traiter avec des personnes mécontentes parce que vous avez dit qu’ils répondraient immédiatement.
Humour décalé : Il va sans dire que vous devez éviter à tout prix l’humour rebutant dans un message d’absence du bureau. En plus de courir le risque d’offenser potentiellement les gens, vous pourriez mettre votre travail en danger. Certains déconseillent même d’essayer d’être drôle dans votre message d’absence du bureau, car votre public pourrait ne pas apprécier l’humour.
Par conséquent, c’est à vous de déterminer si la culture de votre entreprise justifie un certain niveau d’humour ; mais en cas de doute, jouez la sécurité et évitez l’humour, car votre idée de Qu’est-ce-qui est amusant peut ne pas appartenir à quelqu’un d’autre, ou il peut ne pas se traduire sur la page comme vous l’aviez prévu. Conclusion : Connaissez votre public.
Afficher son absence : Évitez de vous vanter ou d’afficher le fait que vous n’êtes pas au bureau. De plus, évitez de noter que vous êtes heureux d’être loin de l’entreprise et de votre travail au cas où ce serait mal pris.
Éléments en dehors de la politique de l’entreprise : certaines entreprises ont des politiques pour les messages d’absence du bureau. Si votre entreprise en a un, restez dans ses paramètres et évitez d’inclure tout ce qui est un « non-non » selon la politique.
Dire que vous répondrez dès votre retour : Semblable à ne pas trop engager vos collègues pour une réponse immédiate, vous ne voulez pas vous engager à répondre dès votre retour au bureau. Vous aurez besoin d’un peu de temps pour reprendre le rythme si vous êtes absent depuis quelques jours, même si vous n’êtes absent que pour un jour ou deux, cela peut prendre du temps pour passer au crible les e-mails et hiérarchiser les réponses. le cas échéant.
Exemples généraux de messages d’absence du bureau
Exemple 1
Merci pour ton e-mail. Je serai indisponible du 5 juillet au 12 juillet avec un accès limité au courrier électronique. Si vous avez besoin d’aide en mon absence, veuillez contacter Casey Smith au [email] ou [phone number].
Exemple #2
Je serai absent du bureau du 10 au 13 août. Pour les problèmes urgents, veuillez contacter Jeff Jones au [email] ou [phone number]. Sinon, je répondrai à votre message dès que possible après mon retour.
Exemple #3
Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau jusqu’au 25 septembre et je reviens le matin du 26 septembre. Je n’aurai pas accès au courrier électronique pendant mon absence.
En mon absence, veuillez contacter Sally Smith pour des projets liés au marketing par e-mail à [email] ou [phone number] et Jim Collins pour tous les autres projets liés au marketing chez [email] ou [phone number]. Sinon, je répondrai à votre e-mail dès que possible après mon retour.
Exemple #4
Je serai absent du bureau jusqu’à midi le 5 octobre, avec un accès limité au courrier électronique jusque-là. Pour les questions urgentes, veuillez contacter Jenny Jenkins au [email] ou [phone number]. Sinon, je répondrai à votre e-mail dès que possible à mon retour.
Exemples de messages d’absence du bureau pour les jours fériés
Exemple de vacances #1
Merci pour votre message. Je suis actuellement hors ligne et n’ai pas accès aux e-mails jusqu’au 2 janvier. Je répondrai à votre message dès que possible à mon retour. Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, veuillez envoyer un e-mail à Jeremy Cannes à [email].
Je vous souhaite, à vous et à vos proches, de passer de merveilleuses fêtes de fin d’année.
Exemple de vacances #2
Joyeuses fêtes!
Je serai absent du bureau jusqu’au 30 décembre. Si vous avez besoin d’une assistance immédiate en mon absence, veuillez contacter l’une des personnes suivantes :
Pour les questions liées aux ressources humaines : Kim Franklin de [email] ou [phone number]
Pour les questions de recrutement : Tim Kerry à [email] ou [phone number]
Pour toutes les autres questions liées aux RH : Janet Holland de [email] ou [phone number]
Sinon, je répondrai à votre message dès que possible après mon retour.
Deux derniers conseils pour votre message d’absence du bureau
Il est sage d’inclure un message d’absence du bureau pour le principales formes de communication vous utilisez dans votre organisation. Tous les messages d’absence du bureau ci-dessus peuvent être adaptés à la messagerie vocale, à la messagerie instantanée et aux applications collaboratives, comme Slack, pour tenir les gens au courant.
Enfin, nous sommes tous occupés et oublions parfois de définir notre message d’absence du bureau. Si cela se produit et que vous n’avez pas accès à votre ordinateur, vous pouvez essayer de contacter votre superviseur ou votre service informatique pour vous aider à configurer votre message d’absence. Dans de nombreux cas, votre superviseur ou votre service informatique peuvent travailler avec les contacts appropriés pour configurer votre message avec les informations nécessaires, qui incluent, au minimum, les dates auxquelles vous serez absent et le point de contact pendant que vous êtes.