Les entreprises utilisent le terme «per diem» pour deux raisons : pour décrire un type de rôle ou d’emploi spécifique et pour définir un montant journalier prévu pour certaines dépenses professionnelles, comme les voyages d’affaires. Pour ce dernier, vous vous demandez peut-être : « Comment est calculé un per diem ?
Nous couvrons tout ce qui précède dans cet article, l’accent étant mis principalement sur les indemnités journalières fournies pour le remboursement des frais professionnels.
Signification des indemnités journalières
Per diem est un mot latin qui signifie « à la journée ». En tant que tel, il est logique que nous utilisions le terme «per diem» aux États-Unis pour définir le paiement à la journée pour des dépenses professionnelles ou un travail spécifique.
Emplois per diem définis
Un travail per diem est un travail qui est généralement un poste à la demande ou sous contrat. Les emplois per diem se trouvent généralement dans les secteurs de la santé et de l’éducation.
Dans le secteur de la santé, les infirmières de voyage occupent souvent un poste à la journée. Les infirmières itinérantes sont embauchées pour des affectations à court terme dans des cliniques et des hôpitaux. Les physiothérapeutes sont également fréquemment embauchés pour des postes à la journée avec des installations qui nécessitent une couverture supplémentaire ou une couverture à la demande, ce qui signifie qu’un physiothérapeute peut ne pas être requis à temps plein, mais qu’il est nécessaire pour soutenir les soins aux patients au besoin. Les techniciens médicaux d’urgence (EMT) sont parfois embauchés pour des emplois à la journée.
Les enseignants suppléants dans le domaine de l’éducation sont souvent embauchés à un tarif journalier et reçoivent un montant fixe par jour travaillé. De plus, les journalistes, les livreurs et les ouvriers du bâtiment sont des emplois journaliers courants.
Avantages des emplois à la journée
De nombreuses personnes préfèrent les emplois à la journée, compte tenu des nombreux avantages qui en découlent. Les avantages incluent :
- Acquérir de l’expérience : les emplois à la journée permettent aux travailleurs d’élargir leur base de connaissances et leurs compétences en travaillant dans de nouveaux environnements et avec une variété de professionnels expérimentés.
- Horaire flexible : les travailleurs qui travaillent à la journée peuvent généralement choisir les jours et les emplois qu’ils souhaitent travailler, ce qui signifie qu’ils peuvent créer leurs propres horaires.
- Rémunération plus élevée : les emplois à la journée paient souvent des primes pour le travail pendant les vacances et les quarts de travail plus occupés et encouragent les postes en offrant une rémunération plus élevée.
- Testez les postes : les emplois per diem permettent aux travailleurs d’essayer des emplois, des industries et des lieux avant de s’engager dans un poste à temps plein.
Remboursement des frais professionnels per diem
Les entreprises remboursent généralement les dépenses professionnelles des employés lors de leurs déplacements. Les dépenses possibles couvertes par une indemnité journalière comprennent le transport, l’hébergement, les faux frais, la nourriture et les boissons. Il est plus courant pour les entreprises de fournir un remboursement des indemnités journalières pour la nourriture et les boissons.
Certaines organisations exigent que les travailleurs soumettent une note de frais avec reçus pour recevoir leur indemnité journalière, tandis que d’autres fournissent un montant fixe d’indemnité journalière par jour de voyage. Pour ces derniers, l’entreprise peut payer l’indemnité journalière avant le voyage, tandis que d’autres l’offrent après le retour du travailleur.
La pratique courante consiste pour les entreprises à demander aux employés de soumettre une note de frais pour remboursement. Idéalement, l’employé aura accès à une carte de crédit professionnelle pour facturer ses dépenses, bien qu’une carte de crédit personnelle soit parfois requise. Lorsqu’un travailleur utilise une carte personnelle, les remboursements de dépenses sont généralement émis avec le cycle de chèque de paie régulier, et l’employé peut prendre le remboursement inclus dans son chèque de paie pour payer sa carte de crédit personnelle lorsqu’il a engagé des dépenses professionnelles non remboursables.
Tarifs de voyage per diem
Lorsque vous voyagez pour le travail, vous voulez vous assurer que vous êtes clair sur les taux d’indemnité journalière fédéraux, ainsi que sur les taux d’indemnité journalière offerts par votre employeur. Les taux journaliers fédéraux dictent le montant que les travailleurs devraient recevoir pour une destination de voyage spécifique. Les taux journaliers fournis par votre employeur sont généralement égaux ou supérieurs aux taux journaliers fédéraux en fonction de votre destination de travail.
Pourquoi pourrait-il être moins? Le taux journalier fédéral est requis pour les employés fédéraux. Dans la plupart des cas, les employeurs privés respectent ces taux, bien qu’il n’y ait aucune obligation de le faire. Cela dit, vous pouvez choisir de négocier pour recevoir au moins le montant que les employés fédéraux reçoivent avec une justification raisonnable de la demande.
Considérations relatives aux taux journaliers
Durée du voyage
Si votre voyage dure plus de 30 jours, votre tarif journalier tombera probablement à 75 % du tarif normal. Après 180 jours, il peut chuter jusqu’à 55 % du taux standard, selon les politiques de votre organisation.
Emplacement
Le coût de la vie à votre destination de voyage dicte les tarifs journaliers pour votre voyage. Les grandes villes, comme Chicago, Los Angeles et New York, auront les taux de coût de la vie les plus élevés, tandis que les zones rurales, comme celles de la Virginie-Occidentale et du Nebraska, auront des taux de coût de la vie plus faibles.
Type de dépenses
Les taux journaliers sont calculés en fonction des repas, des faux frais et des frais d’hébergement. La moyenne du coût de la vie pour la région est utilisée pour déterminer ces taux. Certaines entreprises exigent que vous retourniez les indemnités journalières restantes à la fin de votre voyage, tandis que d’autres ne le font pas.
Les frais d’hébergement couvrent votre lieu de séjour lors d’un voyage d’affaires. Si un employé passe la nuit, un employeur peut combiner l’hébergement, les repas et les faux frais dans le montant total des indemnités journalières émises.
Remarque : Les taxes encourues sur la facture d’un travailleur ne sont généralement pas couvertes par une indemnité journalière d’hébergement, bien qu’elles puissent être ajoutées à un rapport de dépenses en tant que dépenses diverses pour remboursement.
Les repas et les faux frais couvrent le coût des repas et les faux frais, y compris l’entretien ménager, la lessive, les frais et les pourboires. Les travailleurs indépendants ne peuvent utiliser les indemnités journalières que pour les frais de repas, selon le fisc.
Astuce : Si vous sortez manger avec des collègues, il est sage d’obtenir des chèques séparés pour que vos dépenses soient couvertes sans aucun doute.
Clarification de la politique des indemnités journalières et de remboursement des dépenses de l’employeur
La meilleure mesure que vous puissiez prendre est de demander à voir la politique de remboursement des indemnités journalières et des dépenses de votre employeur pour les dépenses professionnelles, y compris les déplacements. Ensuite, vous pouvez être clair sur les dépenses couvertes, les indemnités journalières allouées et comment recevoir le remboursement. Et en cas de doute, demandez des éclaircissements à votre responsable ou aux ressources humaines.
Ressource:
https://www.irs.gov/pub/irs-regs/perdiemfaq%26a.prn.pdf