Dans un cadre formel, une personne est toujours tenue de respecter les horaires. Ceux qui n’arrivent nulle part à l’heure donnent le message qu’ils ne respectent pas leur temps et celui des autres. Dans les entreprises, il est toujours demandé aux employés de respecter les horaires de bureau afin de ne pas gêner les autres. Lorsqu’un employé arrive en retard au bureau, l’employeur peut lui demander d’écrire une lettre d’explication.
Il s’agit d’une lettre officielle dans laquelle une personne doit expliquer pourquoi elle arrive au bureau et expliquer la raison qui la sous-tend. Puisque votre raison est le transport, vous l’expliquerez en détail.
Une lettre d’explication est considérée comme un écrit important et il est conseillé aux gens d’écrire cette lettre avec soin car le lecteur a déjà manifesté son intérêt et il veut lire la lettre et en tirer des informations. Il pourrait vous juger en fonction de la façon dont vous expliquez.
Rédiger une lettre d’explication…
- Bien qu’il s’agisse d’une lettre d’explication, vous ne devez pas écrire une lettre trop longue. Essayez d’expliquer les choses de manière concise
- Puisque la raison est le transport, n’oubliez pas de mentionner le problème de transport auquel vous avez été confronté
- Assurez-vous que ce que vous écrivez dans la lettre a du sens pour le lecteur et qu’il n’a pas l’air d’essayer de fabriquer quoi que ce soit
- Utilisez un langage et un ton professionnels pour avoir l’air professionnel et sérieux
Lisez l’exemple de lettre d’explication ci-dessous :
1
J’écris cette lettre en réponse à la lettre du bureau des RH que j’ai reçue hier. On m’a demandé d’expliquer pourquoi j’étais en retard à ladite date.
Tout d’abord, veuillez accepter mes excuses pour être venu en retard au bureau. Je comprends que les choses deviennent très complexes lorsque les employés n’arrivent pas à temps sur le lieu de travail. J’assume l’entière responsabilité des désagréments auxquels l’entreprise a été confrontée à cause de moi.
J’étais en retard à cause de graves embouteillages sur la route express. Cette route est occupée tout le temps mais, ce jour-là, il y avait un problème sur la route. Je n’avais pas l’intention d’arriver en retard au bureau. J’ai même demandé au chauffeur de trouver un autre chemin mais la camionnette était très coincée dans la circulation. Tous les passagers du van étaient inquiets.
Je m’excuse encore d’être arrivé en retard sur le lieu de travail. J’espère que vous comprendrez ma situation. Je vous assure que cela ne se reproduira plus car j’ai décidé de quitter la maison 20 minutes plus tôt que d’habitude afin de ne jamais être en retard même si la circulation est bloquée.
2
Je suis désolé de ne pas pouvoir vous envoyer la candidature à temps. Tout était si soudain et j’étais incapable de décider quoi faire. J’étais en retard au bureau lundi à cause du problème de transport dans ma région. Il y avait une manifestation organisée par les transporteurs en raison de la hausse soudaine des prix de l’essence. Ils ne fournissaient pas de services de transport car ils n’étaient pas autorisés à augmenter le tarif
Pendant la lutte entre les transporteurs et le gouvernement, des citoyens innocents comme moi n’ont fait que souffrir. Je sais qu’arriver en retard sur le lieu de travail est un comportement très peu professionnel et qu’il ne devrait jamais être accepté.
Je voudrais vous faire savoir que je n’avais pas l’intention d’être en retard au travail. Tout cela est arrivé à cause du problème de transport. Si vous souhaitez en savoir plus en détail, vous pouvez organiser une rencontre avec moi.
Merci beaucoup de m’avoir permis d’expliquer la situation pour clarifier ma position. J’espère que vous comprendrez ma situation.
