Lettre d’accompagnement de soumission d’appel d’offres | Modèles Word et Excel

Lettre d’accompagnement de soumission d’appel d’offres |  Modèles Word et Excel

Nous soumettons des offres aux organisations qui sont à la recherche d’entrepreneurs ou de prestataires de services. Les offres soumises par les entrepreneurs leur permettent de savoir combien ils sont prêts à facturer et dans quelles conditions ils sont prêts à travailler.

La soumission d’un appel d’offres est un processus crucial que tout le monde doit suivre pour quiconque souhaite participer à un nouvel accord commercial. De nos jours, en plus de travailler sur des appels d’offres, les entrepreneurs s’efforcent également de rédiger des lettres d’accompagnement.

Qu’est-ce qu’une lettre d’accompagnement de soumission d’appel d’offres?

C’est une lettre d’introduction de base qui agit comme une lettre de motivation. Le but de cette lettre est de donner les détails introductifs concernant le document d’appel d’offres que l’entrepreneur va soumettre.

Importance de la lettre d’accompagnement pour la soumission de l’offre :

Les lettres de motivation ne sont pas obligatoires à écrire et personne ne vous demande d’en écrire une alors que vous êtes sur le point de soumettre votre offre. Cependant, lorsqu’une personne rédige la lettre de motivation, cela implique qu’elle fait preuve de bonnes manières et facilite la lecture des offres par les entreprises.

Les documents d’appel d’offres sont généralement très longs car ils contiennent beaucoup d’informations. Tout comme une personne essayant d’acheter un livre ne peut pas lire un livre complet et le juger par sa couverture, un document d’appel d’offres est également jugé par le contenu fourni dans la lettre d’accompagnement. L’utilisation de la lettre d’accompagnement indique que l’entrepreneur apprécie le temps du destinataire de l’offre et donne le meilleur de lui-même pour tenter de rendre son offre plus lisible et facile à comprendre.

Quels sont les éléments importants de la lettre d’accompagnement de l’appel d’offres ?

Certaines organisations ne peuvent pas accorder une attention particulière à chacun des documents d’appel d’offres. Par conséquent, ils se fient entièrement à la lettre de motivation. S’ils trouvent quelque chose digne de leur attention, ils envisagent de lire l’intégralité du document d’appel d’offres. Il est donc important de faire attention à ce que vous incluez dans cette lettre. Voici quelques éléments majeurs de cette lettre :

Informations d’introduction :

Chaque lettre d’accompagnement possède une partie introductive qui donne l’introduction du document d’appel d’offres. Après cette section, le lecteur devrait être en mesure de tout comprendre sur le document d’appel d’offres que vous avez soumis. Assurez-vous de donner la préférence à l’appel d’offres que vous ciblez.

Répertoriez les principaux éléments du document :

Étant donné que vous essayez de couvrir l’intégralité du document d’appel d’offres dans cette lettre d’accompagnement d’une page, dressez une liste des principales rubriques que vous avez incluses dans votre soumission. Cela permettra au lecteur de savoir sur quoi vous vous êtes concentré dans votre lettre de motivation.

Détaillez les pièces jointes :

En outre, informez le lecteur de ce que vous avez joint à la lettre et de votre objectif. Si vous avez joint la copie du contrat, informez-le que vous êtes optimiste quant à l’approbation de votre offre et, par conséquent, vous avez joint le contrat que vous êtes prêt à signer. Mentionnez également que ce sera tout à fait correct pour vous si votre lettre n’obtient pas les résultats souhaités.

Pour rédiger une lettre de motivation convaincante, voici un exemple de lettre ci-dessous.

Modèle de lettre :

N° de référence ___________

Pour:

Nom de l’organisation :
Adresse:

Objet : Lettre d’accompagnement pour soumission d’offre

Cher Monsieur / Madame,

C’est pour vous informer que nous soumettons le document comprenant notre offre de l’appel d’offres que vous avez annoncé au nom de votre organisation. Le numéro d’appel d’offres que nous visons est le 23532.

Notre dossier d’appel d’offres comprend les informations suivantes :

  1. Avis d’appel d’offres
  2. Offre de prix
  3. Clauses de l’accord
  4. Lettre d’engagement
  5. garantie bancaire
  6. Accord

Nous reconnaissons le fait que votre organisation détient tout le droit de rejeter nos offres sans donner de raison valable. Nous acceptons également que votre entreprise ne soit pas tenue d’accepter une offre trop basse. Nous sommes prêts à signer le contrat avec vous au cas où vous seriez disposé à accepter notre offre et à travailler avec nous. Le projet de contrat est également joint à cette lettre.

Nous espérons que vous considérerez notre offre. Nous vous assurons que notre personnel fera preuve d’un engagement fort envers le travail qu’il s’est engagé à faire.

Dans l’attente de votre aimable réponse.

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