Lettre de rapport mensuel de présence du personnel

Lettre de rapport mensuel de présence du personnel

Chaque organisation a un rôle principal à jouer qui est basé sur le suivi de la présence du personnel. Le suivi des présences permet à une organisation de s’assurer que toutes les personnes travaillant dans l’entreprise remplissent leurs obligations et se conforment aux réglementations de l’entreprise.

Une entreprise a mis en place diverses mesures pour s’assurer qu’elle est bien au courant de l’assiduité de son personnel. L’une de ces mesures consiste à confier à une personne la responsabilité de rédiger la lettre mensuelle de rapport de présence du personnel.

Qu’est-ce qu’une lettre de rapport mensuel de présence du personnel ?

Il s’agit d’une lettre officielle dans laquelle vous devez rédiger un rapport mensuel basé sur le relevé de présence du personnel d’une entreprise. Le but de cette lettre est de signaler la présence au superviseur ou au directeur de l’entreprise.

Choses à garder à l’esprit lors de la rédaction d’une lettre de rapport de présence:

Il y a quelques points de base que vous devez garder à l’esprit. Certains d’entre eux sont :

  1. La lettre de rapport doit inclure les statistiques et les faits ainsi que des chiffres pour expliquer la présence du personnel au cours du mois complet.
  2. La lettre ne doit pas être trop longue et la longueur idéale de la lettre à conserver est de 2 pages.
  3. Gardez votre ton professionnel dans la lettre.

Comment rédiger un rapport sur la présence mensuelle du personnel ?

Ci-dessous quelques points importants à considérer :

Présentez-vous :

Lorsque vous commencez la lettre, informez le lecteur que vous rédigez un rapport basé sur les présences des membres du personnel. Mentionnez également le nom du mois dont la fréquentation est signalée.

Donnez des informations détaillées :

Il est important de fournir des détails concernant la fréquentation que vous signalez. Précisez le pourcentage de présence qui a été enregistré puis donnez votre rapport sur les employés absents et en congé en chiffres.

Expliquez votre conclusion avec des chiffres :

Faire un rapport mensuel n’est pas difficile car vous ne devez le faire qu’une fois par mois. Alors, ajoutez-y des chiffres car cela rendra le rapport plus lisible et facile à comprendre. De plus, cela prouvera que vous êtes une personne professionnelle qui travaille avec dévouement. Il n’est pas très difficile d’obtenir des résultats chiffrés. Vous pouvez utiliser divers outils pour le faire.

Donnez votre analyse :

En fin de compte, vous devez donner votre analyse ou votre avis personnel pour montrer quels résultats vous avez déduits des données recueillies à partir de la feuille de présence. Assurez-vous que votre analyse n’est pas biaisée et qu’elle est utile au gestionnaire.

Certains managers calculent le salaire des employés sur la base du rapport fait à la fin de chaque mois. Alors, assurez-vous de ne pas faire d’erreur dans le rapport et de devenir la cause de la retenue sur le salaire de quelqu’un.

Si vous avez des difficultés à rédiger cette lettre signalée, vous pouvez vous aider du modèle de lettre prêt à l’emploi. Pour votre aide, un exemple de lettre du rapport a été donné ci-dessous.

Modèle de lettre :

Objet : Lettre de rapport mensuel de présence pour [X]

Monsieur respecté,

Cette lettre est rédigée pour vous informer de la fréquentation pour tout le mois de février 20XX. Tout au long du mois, la fréquentation du personnel s’est maintenue à 96% en moyenne. Cependant, certains employés se sont avérés absents du travail près du week-end. De plus, il y avait eu des retards de la part de certains employés.

Le nombre total de congés reçus dans le mois est de 5. Les personnes qui étaient en congé non informé ont reçu une lettre avec la demande d’écrire une lettre d’explication. De plus, les personnes ayant fait preuve d’absentéisme habituel ont reçu une lettre d’avertissement.

Sur la base du rapport ci-dessus, on peut en déduire que les travailleurs qui ne montrent aucun absentéisme ou retard méritent d’être appréciés et ceux qui sont en retard presque quotidiennement doivent être réprimandés.

La feuille d’enregistrement détaillée avec les détails de connexion et d’inscription de chaque employé a été mentionnée dans la feuille d’enregistrement et jointe à cette lettre. Si vous voulez en savoir plus, contactez-moi sur mon numéro de téléphone de bureau ou écrivez-moi.

Salutations.

Lettre de rapport mensuel de présence du personnel

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