Dans chaque organisation, il est obligatoire pour les employeurs de suivre les heures de travail de leurs employés. Les employeurs enregistrent généralement chaque détail pour éviter les poursuites, calculent la masse salariale et prennent de nombreuses mesures. De nombreuses mesures sont prises par les gestionnaires pour s’assurer que tout le monde connaît les politiques de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’une lettre de politique de pointage d’entrée et de sortie ?
Il s’agit d’une lettre d’information formelle dans laquelle les employés ont présenté les nouvelles politiques de l’entreprise concernant l’entrée et la sortie de l’entreprise. Comme toute autre politique, cette politique doit également être abordée avant que les gens ne commencent à travailler.
Quel est le but d’écrire cette lettre?
Les principaux objectifs sont :
Pour se préparer à une urgence :
Grâce à cette lettre, les employés sont obligés de se déconnecter strictement afin que l’entreprise puisse facilement voir les employés disponibles dans l’entreprise à un moment donné et qui ne sont pas disponibles. Avec ces informations, il devient facile de faire face à l’urgence lorsqu’une personne travaillant dans l’entreprise doit partir d’urgence et que quelqu’un doit être remplacé.
Pour la tenue des dossiers :
Lorsque les membres du personnel suivent religieusement les politiques, ils permettent à l’entreprise de tenir facilement les registres. La tenue de registres est essentielle si une entreprise veut être juste en ce qui concerne la manière dont elle traite ses employés et la manière dont elle exerce tous ses droits.
L’entreprise assure le suivi des visiteurs :
Pour des raisons de sécurité, la visite des visiteurs est enregistrée. De plus, certains travailleurs à temps partiel dans l’entreprise sont également enregistrés et ensuite ils sont payés en fonction du nombre d’heures travaillées.
Que doit contenir cette lettre ?
Les principaux éléments de cette lettre sont :
Description de la politique :
Le responsable doit communiquer les détails des horaires d’arrivée et de départ de l’entreprise. Assurez-vous de bien décrire l’heure. Décrivez également comment la déconnexion et la connexion seront effectuées. Certaines entreprises ont des feuilles d’enregistrement où le chronométrage est enregistré manuellement tandis que dans certaines entreprises, l’enregistrement du chronométrage se fait via des cartes biométriques.
Décrivez vos attentes :
Après avoir expliqué les politiques, mentionnez dans la lettre ce que vous attendez de vos employés. Dites-leur que la politique de signature et de déconnexion est strictement suivie et que ceux qui ne la suivent pas doivent souvent faire face à la musique qui peut prendre la forme d’une retenue sur salaire ou de toute autre sorte de pénalité. L’ajout de ces détails aidera l’employeur à obliger tout le monde à suivre strictement la politique.
Fermez la lettre professionnellement :
Après avoir abordé tous les détails importants concernant la politique, fermez la lettre de manière professionnelle. Demandez aux membres du personnel de vous contacter ou de contacter le service des ressources humaines pour en savoir plus.
Modèle:
Vous pourriez ne pas être en mesure d’écrire la lettre parce que vous êtes occupé. Parfois, vous ne connaissez peut-être pas le format et la manière appropriée d’expliquer la politique. Dans une telle situation, suivre un modèle est la meilleure option car cela permet à la personne d’avoir une lettre.
Modèle de lettre :
Objet : Politique relative à la connexion et à la déconnexion
Membres du personnel respectés,
Je souhaite annoncer les politiques d’inscription et de signature à tous les membres du personnel. L’entreprise est désireuse de surveiller l’heure de marche et d’arrêt des employés. Tous les employés de l’entreprise sont tenus de respecter les horaires mentionnés par l’entreprise. L’heure d’inscription est de 10h00 tandis que l’heure de déconnexion est de 17h00.
Les employés sont tenus d’utiliser leur carte biométrique pour se connecter et se déconnecter automatiquement. Le nombre total d’heures de travail travaillées par les membres du personnel chaque jour est calculé à partir de ces détails. Aucun autre employé n’est autorisé à marquer la présence du collègue. De plus, la déconnexion avant l’heure mentionnée doit être effectuée avec l’autorisation de vos superviseurs respectifs.
Veuillez garder à l’esprit que le non-respect strict des politiques de l’entreprise entraînera une retenue sur le salaire et d’autres actions sérieuses. N’hésitez pas à contacter le service des ressources humaines si vous avez des réclamations ou des questions.
Nom de l’employeur.
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