Le tri des informations en groupes est une pratique utilisée depuis des temps immémoriaux pour trouver des solutions, regrouper des informations et trier des données. Cependant, il y a quelques décennies, le concept a reçu un nom qui est resté fidèle aux chefs de projet et à la méthode définie à cet effet. Communément appelés diagrammes d’affinité, ces graphiques pratiques peuvent être utilisés pour regrouper des informations pour un large éventail d’applications.
Qu’est-ce qu’un diagramme d’affinité ?
Un diagramme d’affinité est utilisé pour organiser les idées et les opinions, trier les données et d’autres types d’informations. Cet outil commercial analytique organise les informations en fonction de leur relation. Un diagramme d’affinité est également connu sous des noms tels que la méthode KJ, l’analyse thématique, le tableau d’affinité et la cartographie d’affinité. Bien que le tri des informations en groupes n’ait rien de nouveau, le terme diagramme d’affinité a été inventé par Jiro Kawakita dans les années 1960, c’est pourquoi ces diagrammes sont également connus sous le nom de méthode KJ.
Utilisations des diagrammes d’affinité
Les diagrammes d’affinité ont une variété d’utilisations, y compris des implications pour la gestion de projet et six sigma pour l’amélioration des processus métier. Quelques-unes des utilisations courantes des diagrammes d’affinité sont répertoriées ci-dessous.
L’analyse des données
Les diagrammes d’affinité sont couramment utilisés pour analyser les données. Les méthodologies DMAIC et DMADV dans six sigma peuvent incorporer des diagrammes d’affinité pour définir les objectifs du système ou de la conception, analyser des données ou effectuer des analyses pour développer et concevoir des alternatives, etc.
Améliorer un processus
L’une des étapes de la méthodologie DMAIC en six sigma consiste à améliorer et optimiser les processus actuels basés sur l’analyse des données. Vous pouvez incorporer des diagrammes d’affinité au cours du processus pour aider à les améliorer en identifiant des ensembles de problèmes qui peuvent être résolus et des occurrences inutiles qui peuvent être améliorées.
Résolution de problème
Les diagrammes d’affinité peuvent être utilisés pour résoudre des problèmes en regroupant des ensembles d’informations pour comprendre la cause première d’un problème.
Trouver des solutions
Si vous avez besoin d’un outil pour trouver des solutions créatives à un problème, les diagrammes d’affinité peuvent être une bonne option. En regroupant des ensembles d’informations, vous pouvez non seulement effectuer une analyse de cause à effet, mais également trouver des moyens de résoudre le problème.
Réflexion
Les diagrammes d’affinité sont également couramment utilisés lors des sessions de brainstorming et peuvent être d’une grande aide pour organiser les informations dispersées en groupes logiques.
Engager les participants
Si vous cherchez à organiser les participants lors d’une présentation PowerPoint, vous trouverez peut-être des diagrammes d’affinité utiles pour mener une session interactive où vous pourrez également dériver un résultat basé sur la discussion au cours de la session.
Pour résoudre les conflits
Une façon créative de résoudre les conflits peut consister à utiliser des diagrammes d’affinité pour regrouper les informations afin d’aider à résoudre les conflits. Cela peut être fait en identifiant les informations dans les groupes menant à un conflit et en trouvant des moyens de le résoudre.
Comment créer un diagramme d’affinité
Vous pouvez créer un diagramme d’affinité en suivant les trois étapes simples répertoriées ci-dessous. Cela comprend l’enregistrement d’idées, la recherche de relations et le tri en groupes.
1. Enregistrer des idées à l’aide de cartes
Les diagrammes d’affinité ou la méthode KJ nécessitent d’enregistrer des idées sous forme de cartes. Par exemple, vous pouvez demander aux participants lors d’une séance de remue-méninges d’écrire des informations sur des notes autocollantes et de les placer sur un tableau. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour faire des diagrammes d’affinité.
2. Recherchez des idées connexes
La deuxième étape de la création de diagrammes d’affinité consiste à rechercher des idées connexes. Si l’on s’en tient à notre exemple d’une séance de remue-méninges où les participants ont utilisé des notes autocollantes pour enregistrer des idées, ces idées peuvent être analysées en fonction de groupes apparentés pour faire avancer le processus.
3. Trier les cartes en groupes
La dernière partie comprend le tri des informations en groupes. Les cartes rassemblées lors de votre session de brainstorming avec des idées peuvent être triées en fonction des idées liées pour les regrouper sur le tableau afin de créer votre tableau d’affinité. C’est évidemment un exemple de la raison pour laquelle un tel tableau pourrait être créé. Comme mentionné précédemment, vous pouvez également utiliser ces graphiques à diverses fins et dans différentes autres circonstances pour regrouper des informations.
Exemples de diagramme d’affinité
Il existe différentes manières de créer des diagrammes d’affinité. Que ce soit sous la forme d’un tableau avec des notes autocollantes, d’une diapositive PowerPoint utilisant des formes ou même d’un modèle de diagramme d’affinité prêt à l’emploi dans PowerPoint pour concevoir votre propre graphique à l’aide de formes PowerPoint. Si vous avez besoin d’affiner davantage vos données, vous pouvez également ajouter des sous-groupes aux deux exemples répertoriés ci-dessous.
Comment créer un diagramme d’affinité dans PowerPoint
Méthode 1 : création d’un diagramme d’affinité à l’aide de formes PowerPoint
L’une des méthodes les plus simples pour créer un diagramme d’affinité consiste à utiliser des formes PowerPoint et à créer des tableaux pour regrouper les informations.
Étape 1 : Ajoutez une forme pour enregistrer des idées : Vous pouvez commencer en vous rendant sur Formes via le Insérer onglet dans PowerPoint pour enregistrer des idées. Vous pouvez utiliser une forme comme un rectangle pour créer une grande forme pour y placer des cartes. Les cartes peuvent être créées en utilisant des formes plus petites avec du texte.
Étape 2 : Créer des groupes pour trier les idées : Vous pouvez créer autant de groupes que nécessaire pour y trier des idées. Pour montrer une relation entre deux ou plusieurs groupes, vous pouvez utiliser des cercles qui se chevauchent pour regrouper les informations.
Étape 3 : Trier les idées en groupes : Comme le montre l’image ci-dessous, vous pouvez trier les idées en groupes logiques et même montrer la relation des idées entre différents groupes en les plaçant entre deux groupes qui se chevauchent. Pour vous assurer que les idées qui se chevauchent sont clairement visibles, vous pouvez rendre vos groupes transparents via Formater la forme en cliquant avec le bouton droit sur les formes de groupe et en ajustant la transparence via le Transparence glissière.
Méthode 2 : création d’un diagramme d’affinité à l’aide d’un modèle PowerPoint
Vous pouvez vous faciliter la tâche en utilisant un Modèle PowerPoint de diagramme d’affinité comme celui montré ci-dessous ou même un Modèle de carte conceptuelle.
Étape 1 : Écrivez des idées sur des cartes : En utilisant le modèle PowerPoint de diagramme d’affinité, nous pouvons commencer par placer des idées sur des cartes. Ce modèle fournit une variété de cartes colorées pour trier les idées par groupes en les codant par couleur. Vous pouvez également modifier les couleurs des cartes dans PowerPoint via Format de forme.
Étape 2 : Identifiez les relations : Vous pouvez commencer à identifier les relations pour les idées rassemblées afin de les trier en groupes logiques.
Étape 3 : Triez les cartes en groupes : Le modèle PowerPoint de diagrammes d’affinité fournit un ensemble de groupes avec des cartes à code couleur pour vous aider à trier facilement les idées. Vous pouvez trier les idées en fonction de différents groupes et les placer dans le tableau d’affinité donné lors d’une présentation PowerPoint, par exemple lors d’une séance de brainstorming.
Derniers mots
Les diagrammes d’affinité permettent de regrouper des données, en particulier lors du tri de gros morceaux d’informations dans des groupes. De plus, les tableaux d’affinité peuvent être un moyen pratique de mener des sessions de brainstorming axées sur les résultats, où les données sont regroupées pour formuler un plan d’action. Il existe bien sûr de nombreuses autres applications de ces graphiques, telles que la recherche de solutions à des problèmes, l’amélioration de processus, l’engagement d’un public, etc. Par exemple, certains pourraient utiliser un Modèle Trello pour préparer des diagrammes d’affinité.
Il existe de nombreuses façons différentes de représenter des graphiques d’affinité, par exemple sous la forme de groupes qui se chevauchent, comme indiqué dans notre premier exemple, ou sous la forme d’un tableau avec des groupes parallèles. Vous devez vous assurer que vos groupes de diagrammes d’affinité ont des noms clairs et faciles à comprendre. L’utilisation d’un code couleur peut être une autre méthode utile pour trier les informations et les rendre plus faciles à comprendre en un coup d’œil.
Comme tout autre outil, les diagrammes d’affinité nécessitent une attention particulière lors de leur utilisation. Il faut éviter de sauter aux conclusions pour être hâtif dans le tri des informations en groupes. Comme des données mal triées peuvent aller à l’encontre de l’objectif de l’utilisation d’un graphique d’affinité. De même, le tri des informations dans des groupes vagues peut rendre plus difficile l’identification des différences et l’utilisation des données triées. Si vos données sont un peu complexes à trier, vous pouvez également utiliser des sous-groupes pour affiner davantage vos informations.
