Une lettre d’excuses est écrite par un employé à un superviseur ou à un responsable pour reconnaître une erreur, s’en excuser et souligner les mesures à prendre pour la rectification de l’erreur. Une erreur sur le lieu de travail peut aller du manquement à une échéance ou à une réunion importante, à la mauvaise gestion d’un projet assigné ou à une arrivée tardive à un traitement irrespectueux avec un client, un client ou un collègue.
La lettre dépeint une conduite professionnelle et signifie que l’employé s’approprie et valorise son travail. Il sert à modifier les relations avec les autorités compétentes.
Une lettre d’excuses doit donc refléter la prise de conscience d’une erreur plutôt que de servir de récit d’excuses pour l’erreur. Lors de la rédaction d’une lettre d’excuses, les choses mentionnées ci-dessous doivent être évitées :
- Blâmer quelqu’un d’autre : ne tenez pas quelqu’un d’autre responsable d’une erreur et de ses conséquences, cela dépeint un manque d’appropriation.
- Faire une excuse : écrire sur la défensive et trouver des excuses peut refléter une attitude sans vergogne.
- Détails exagérés : indiquer des détails mineurs non pertinents menant à l’erreur peut invalider le but d’une lettre d’excuses.
L’erreur est humaine, mais la partie importante est la réalisation et la rectification de l’erreur. Une lettre d’excuses formelle doit être bien structurée. Les éléments clés suivants doivent faire partie d’une lettre d’excuses efficace :
Entête:
Il comprend la date et les informations du destinataire (nom, titre, organisation et adresse). L’ajout d’une ligne d’objet est facultatif, mais il met en évidence le sujet pour le destinataire avant de donner à la lettre une lecture approfondie.
Salutation:
Dans les lettres professionnelles et formelles, il est important d’ajouter une salutation telle que « Cher M./Mme ».
Déclaration d’ouverture:
La lettre doit commencer par communiquer des excuses sincères, des remords ou des regrets comme signe de reconnaissance ou de réalisation de l’erreur.
Corps:
Dans le corps de la lettre, il est important de refléter la propriété de l’erreur. Elle doit ensuite être suivie d’incident(s) spécifique(s) qui ont conduit à la survenance de l’erreur. De plus, l’ajout d’une mesure alternative qui aurait pu être prise pour éviter l’erreur peut réitérer la réalisation.
Enfin, le corps devrait être terminé en soulignant les mesures qui seraient prises pour éviter l’erreur à l’avenir ou en soulignant les mesures qui ont déjà été prises pour être prudent.
Fermeture:
Ajouter des excuses à la clôture et faire référence à l’aide qui pourrait être nécessaire est un bon moyen de clore la lettre. Il est ensuite suivi d’une salutation de clôture telle que « Cordialement » ou « Sincèrement » et des informations sur l’expéditeur (nom et signature).
Échantillon -1
Cher Monsieur/Madame.
Je vous écris pour m’excuser de ne pas avoir apporté le matériel d’activité à l’Institut ABC, pour les participants à nos sessions de formation de renforcement des capacités. Je comprends que l’engagement est l’élément central de notre session et mon erreur nous a fait passer pour un amateur.
Je me rends compte que le travail d’équipe est important pour obtenir des résultats productifs et mon comportement négligent a entraîné des commentaires négatifs de la part des participants à la session.
Pour conserver la satisfaction de notre client, j’ai remboursé la moitié du coût de la session à notre client et je me suis excusé pour la gêne occasionnée.
Pour référence future, j’ai créé un inventaire pour toutes les sessions ainsi que les ressources nécessaires à l’exécution. J’ai également préparé une liste de contrôle pour chacune de nos sessions et je veillerai à vérifier toutes les exigences inscrites dans la liste avant de partir pour les sessions à venir.
Je comprends que je ne peux pas annuler les commentaires négatifs marqués dans notre dossier, mais je vous assure que cela ne se répétera jamais.
Je vous remercie de votre intervention opportune et d’avoir couvert l’activité, pendant la session, afin de minimiser les dommages à la réputation de notre organisation. Je m’engage à être plus prudent.
Merci pour votre compréhension. Veuillez suggérer si d’autres mesures correctives doivent être prises.
Sincèrement.
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Échantillon-2
je [name] j’écris pour m’excuser d’une erreur que j’ai commise [date]. Monsieur, comme vous le savez, les vacances approchent et nous organisons une vente de fin de saison, il y a donc une énorme augmentation du nombre de commandes passées en ligne, sur le site Web de l’entreprise. C’est mon travail de confirmer les commandes en appelant les clients au numéro de téléphone qu’ils ont fourni lors de la commande et après confirmation des commandes, je les transmets au [name] département.
En raison de l’énorme charge de travail, j’ai accidentellement manqué quelques commandes et, par conséquent, les appels de confirmation de commande n’ont pas pu être passés à ces clients avant le traitement et la livraison des commandes, cela a fini par créer des problèmes comme le mauvais produit livré au client et, dans un cas, le produit commandé par le client, est tombé en rupture de stock et le [department] a annulé la commande mais comme le client n’en avait pas été informé, il a continué à attendre la livraison et a fini par déposer une réclamation pour retard de livraison.
Monsieur, je tiens à vous assurer qu’il s’agit d’une erreur de bonne foi et que je n’ai pas manqué ces ordres intentionnellement ou à cause d’une mauvaise intention. Je suis extrêmement gêné pour ma négligence et vous assure que cela ne se reproduira plus. Veuillez ignorer ce dérapage.
Dans l’attente de votre pardon et de votre compréhension.
3-
Je tiens à vous présenter mes plus sincères excuses pour être arrivé en retard à la réunion qui s’est tenue à [date]. Je comprends que cette rencontre avec nos clients potentiels était très importante et j’avais mis beaucoup d’efforts et de recherches dans ma présentation. J’ai travaillé tard la nuit précédente pour élaguer et élaguer davantage ma présentation pour la rendre plus impressionnante et pour m’assurer qu’aucun point important n’est laissé de côté. J’ai été informé que la réunion se tiendrait à midi dans la salle de conférence principale.
Quand je me suis réveillé le lendemain, j’ai appris que le lieu et l’heure avaient été changés et qu’en raison du réveil selon l’heure précédemment fixée, j’étais désespérément en retard.
Malgré tous mes efforts, je n’ai pas pu arriver au bureau à temps et j’ai raté mon tour de présenter. Je sais que cela a dû donner une impression très peu professionnelle et négligente aux clients et nuire à l’image de l’entreprise pour laquelle je suis vraiment gêné. Je suis également contrarié parce que tout le temps et les efforts que j’avais consacrés à cette présentation ont été gaspillés.
Veuillez ignorer cette erreur et je tiens à vous assurer que je ne vous donnerais plus aucune raison de vous plaindre. C’était une erreur de bonne foi et il n’y avait aucune mauvaise intention ou négligence.
Dans l’attente de votre compréhension et de votre compassion.
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